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La planification des ressources humaines peut utiliser des approches qualitatives et quantitatives pour prévoir la demande de main-d'œuvre. Les méthodes quantitatives reposent sur des évaluations statistiques et mathématiques, telles que l'analyse des tendances de la main-d'œuvre ou le calcul économétrique. Les prévisions qualitatives utilisent le jugement managérial sur une base plus individuelle, en repérant les besoins en interne, puis en proposant ou en formant les compétences requises. En fin de compte, de nombreux services des ressources humaines peuvent utiliser les signaux d'offre et de demande de base générés sur le marché du travail pour estimer la demande.

Dans le secteur privé, le type et la quantité de main-d'œuvre demandée sont fonction de la demande totale de produits et de services dans l'économie. En ce sens, c'est le consommateur qui contrôle le travail et non l'employeur. Il appartient aux producteurs de prévoir et de déployer la main-d'œuvre demandée de manière rentable. La principale source d'information sur le travail provient des prix - le taux de salaire fixé sur le marché, les prix des biens et des services, et le coût des alternatives au travail manuel.

Conceptuellement, la prévision de la demande de main-d'œuvre ne diffère pas de la prévision de la bonne combinaison de tous les intrants capitaux. Les entreprises doivent anticiper avec succès la demande des consommateurs et trouver des moyens rentables d'apporter des biens ou des services sur le marché. Un directeur de production de fabrication pourrait demander, "Combien de widgets devrais-je mettre sur le marché l'année prochaine?" De même, un responsable des ressources humaines pourrait demander: «De combien d'employés aurons-nous besoin pour produire ces gadgets l'année prochaine? À quel niveau de compétence?»

La littérature contemporaine sur la planification des ressources humaines identifie plusieurs méthodes communes d'estimation des besoins en capital humain d'une entreprise. Ceux-ci incluent le jugement managérial, les techniques d'étude de travail (également connues sous le nom d'analyse de charge de travail), l'analyse de tendance, la technique de Delphi et l'analyse de régression basée sur le modèle.