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Tout employeur qui paie un employé 600 $ ou plus pour l'année, incluant les formes de rémunération non facturées, doit remplir un formulaire W-2 pour chaque employé assujetti à la retenue de revenu. Les employeurs déposent une copie du formulaire W-2 auprès de l'IRS à des fins de déclaration et en envoient une copie à l'employé pour préparer sa déclaration de revenus annuelle (formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ) et déterminer le montant total de l'impôt à payer. Les employeurs peuvent déposer le formulaire W-2 auprès de l'IRS par voie électronique ou par la poste s'ils comptent moins de 250 employés; S'ils ont 250 employés ou plus, les employeurs doivent déposer leurs W-2 par voie électronique.

Sur le formulaire W-2, les employeurs doivent déclarer leur numéro d'identification d'employeur; leur nom, adresse et code postal; le nom, l'adresse et le code postal de l'employé; le salaire, les pourboires et toute autre rémunération de l'employé; l'impôt fédéral sur le revenu que l'employeur a retenu sur le salaire de l'employé (qu'il aurait dû verser à l'IRS); le montant du salaire de l'employé soumis aux taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie; le montant des taxes de sécurité sociale et de Medicare retenues; Conseils de sécurité sociale; conseils attribués; les prestations pour personne à charge que l'employeur a versées ou engagées pour le compte de l'employé; revenu de régime non qualifié; et d'autres formes de revenus, qui peuvent ou non être imposables, comme le coût de la couverture santé parrainée par l'employeur et les reports de salaire aux régimes 401 (k) (non remboursables à compter de 2014). Les employeurs déclarent également le revenu et les impôts nationaux et locaux de chaque employé sur le formulaire W-2.

Si un employeur fait une erreur sur le formulaire W-2 et l'attrape après avoir rempli le formulaire, il doit remplir un formulaire W-2c et envoyer des copies à l'IRS et à l'employé pour corriger l'erreur . Les employeurs devraient donner à chaque employé assujetti à W-2 une copie du formulaire au plus tard le premier jour ouvrable de février (habituellement le 1er février).