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Les notes de débit sont une forme de preuve qu'une entreprise a créé une entrée de débit légitime dans le cadre de transactions avec une autre entreprise. Cela peut se produire lorsqu'un acheteur renvoie des matériaux à un fournisseur et doit valider le montant remboursé, de sorte que l'acheteur délivre une note de débit reflétant la transaction comptable. Une entreprise peut émettre une note de débit en réponse à une note de crédit reçue. Des erreurs - souvent des frais d'intérêts et des frais - dans une facture de vente, d'achat ou de prêt peuvent inciter une entreprise à émettre une note de débit pour aider à corriger l'erreur.

Billets de débit, reçus de débit et factures

Les notes de débit et les notes de crédit sont presque toujours impliquées dans les transactions interentreprises. Ils correspondent aux entrées de débit et de crédit dans les journaux de comptabilité, qui servent également de preuve d'une transaction commerciale antérieure. Ils peuvent également être appelés notes de débit.

Les notes de débit contiennent généralement les mêmes informations générales: la date de la note, un numéro de série, une brève description de la transaction commerciale antérieure, les détails des articles retournés (y compris les taxes de vente et la référence à la facture) autorités de l'entreprise.

Il existe une certaine ambiguïté entre les termes «note de débit» et «reçu de débit». Parfois, un reçu de débit est utilisé de façon interchangeable avec une note de débit; D'autres fois, les reçus de débit sont destinés uniquement à décrire des documents écrits qui prouvent qu'un client doit de l'argent à une entreprise. Il est rare de voir le terme, reçu de débit pour les transactions B2B.

Chaque terme est très similaire à une facture. La principale différence est que les factures indiquent toujours une vente, les notes de débit et les accusés de débit reflétant les ajustements ou les retours sur les transactions qui ont déjà eu lieu.

Billets de débit et rendements importants

Considérez les notes de débit comme des réclamations contre des erreurs commerciales. Dans le cas de marchandises retournées d'un acheteur à un fournisseur ou un fournisseur, la note de débit montre le changement dans les livres de l'acheteur (journaux de comptabilité) et les demandes de crédit retourné. Le fournisseur / fournisseur envoie souvent une note de crédit comme preuve de l'annulation.

Par exemple, considérons le cas où la société XYZ renvoie des matériaux à son fournisseur, la société ABC. Pour prouver le montant, il doit être remboursé, XYZ rédige une note de débit. L'achat initial était de 5 000 $, de sorte que la note de débit devrait refléter le coût des matériaux plus les taux de la taxe de vente locale. Les taxes et le coût des marchandises doivent toujours être des éléments de ligne distincts dans la note.

Dès réception, ABC devrait créer une petite note de crédit comme preuve de compréhension, puis procéder au remboursement ou offrir un crédit à XYZ (à condition que la note de débit contienne des informations correctes).

Billets de débit et intérêts / débiteurs

Supposons qu'une entreprise doive des intérêts à un créancier ou à une commission à un tiers pour services rendus. Dans un tel cas, la note de débit est normalement émise pour répondre à une note de crédit reçue, mais un débiteur peut toujours en émettre un de façon spontanée.

Les notes de débit de la Commission sont communes aux sociétés mères et aux filiales. Les notes de débit des intérêts à recevoir peuvent être utilisées pour ajuster les paiements antérieurs ou comme une simple forme de tenue de registres.