La planification des ressources d'entreprise est devenue un mot à la mode pour décrire une catégorie de solutions logicielles qui aident une entreprise à rassembler toutes ses bases de données sur une seule plate-forme. Cela donne à la direction des informations en temps réel sur tout, de leurs niveaux d'inventaire aux ventes en passant par les défauts et les retours de produits. Dans cet article, nous examinerons de plus près les systèmes de planification des ressources d'entreprise et ce qui est nécessaire pour en faire un.

Les avantages

Un système de planification des ressources d'entreprise correctement utilisé présente un certain nombre d'avantages. La solution logicielle unique pour remplacer les anciens systèmes vieillissants et automatiser une grande partie du travail de maintenance des bases de données et d'autres fonctions telles que la facturation, la facturation, etc. Un ERP peut également augmenter la capacité d'une entreprise à respecter la conformité, le contrôle qualité et les rapports réglementaires, car les données en temps réel permettent une vérification à jour à tout moment. Cela dit, ces avantages peuvent provenir simplement d'obtenir de meilleures solutions logicielles pour des fonctions spécifiques comme la facturation. Le véritable avantage d'un système ERP se présente sous la forme d'analyses commerciales.

L'ensemble de l'activité, du développement du produit à la production, en passant par la vente et le service client, partagent la même plate-forme et la même base de données. Ces données peuvent être utilisées pour piloter les offres de produits et de services, comparer les performances au sein des divisions et entre elles à tout moment et créer de meilleures prévisions globales. Une prévision plus précise permet de rationaliser les achats et les inventaires et permet une approche holistique du cycle de production en introduisant des ventes dans le système pour garantir que toutes les commandes peuvent être remplies le plus rapidement possible et que la production réagit aux différentes demandes du marché. saison, et ainsi de suite. La grande mise en garde sur tout ce que «l'avenir est maintenant» est que cela dépend fortement du fait que le système est pleinement utilisé par tous les niveaux d'une organisation.

Les défis

Le premier défi auquel font face la plupart des entreprises est le coût d'achat et de mise en œuvre d'un système de planification des ressources d'entreprise. Certains ERP sont sous licence et même ceux avec des prix initiaux ont des modules différents (module financier, module de relation client, module de gestion des enregistrements, etc.) qui peuvent rapidement augmenter le prix pour obtenir la solution complète. Toutefois, en fonction de la complexité des bases de données fusionnées et du logiciel remplacé, le coût d'une équipe informatique tierce pour gérer le déploiement peut dépasser le coût d'achat initial.

L'autre défi majeur est l'impact d'un ERP sur la culture organisationnelle. L'adoption elle-même peut être onéreuse car les gens qui ont l'habitude de déposer des fichiers dans des dossiers partagés doivent maintenant apprendre les règles de taxonomie et les directives de méta-étiquetage.Les avantages de ce travail supplémentaire ne sont apparents qu'après beaucoup de saisie de données sur les anciens fichiers. Les employés ont également tendance à être un peu nerveux à l'idée que les gestionnaires peuvent maintenant surveiller tous les aspects d'une entreprise car ils se sentent souvent sous surveillance ou responsables d'indicateurs de performance qu'ils ne peuvent pas contrôler. Le confort des employés travaillant avec le système est essentiel, car les informations analytiques ne sont valables que pour les données.

Un conte de deux approches

Deux approches de base sont utilisées pour mettre en ligne un système de planification des ressources d'entreprise. Les deux partagent une période de préparation assez longue au cours de laquelle toutes les bases de données actuelles sont analysées et classées et la solution ERP est sélectionnée. Pendant cette période, les employés qui utilisent le système doivent être impliqués et capables de fournir des commentaires sur la façon dont ils font actuellement les choses et comment cette approche peut être adaptée au nouveau système.

La première approche est l'introduction progressive. Le phasage d'un ERP consiste à intégrer chaque secteur d'activité dans le système un à la fois et à utiliser les meilleures pratiques acquises dans chaque phase pour améliorer la phase suivante. L'avantage est que vous apprenez en faisant des erreurs non critiques. L'inconvénient est que votre organisation évolue depuis longtemps avec différents départements utilisant différents systèmes et / ou systèmes parallèles …

L'autre approche consiste à faire tourner l'ERP et les systèmes actuels en parallèle pendant une période déterminée avant un basculement. date à laquelle l'ERP deviendra le seul système. Cela donne à tout le monde une expérience "all-in" au cours de laquelle déboguer et personnaliser, puis les engage à aller de l'avant. Le gros inconvénient est qu'il double efficacement la charge de travail pour l'ensemble de l'entreprise pendant une courte période et peut interférer avec la performance à court terme.

Choisir entre ces approches revient aux besoins de l'entreprise déployant la solution. Si vous en avez besoin rapidement et que vous êtes prêt à avoir des douleurs à court terme, le basculement fonctionnera. Si vous souhaitez y intégrer votre entreprise et vos employés et que vous êtes prêt à y consacrer du temps et de l'argent, la phase d'introduction peut être une meilleure approche.

The Bottom Line

Un système de planification des ressources d'entreprise est une solution évolutive, ce qui signifie qu'il se développe avec l'organisation. Une entreprise doit avoir une certaine taille avec plusieurs sites ou opérations hors site pour coordonner juste pour justifier les coûts d'une implémentation ERP. Les petites entreprises et la plupart des entreprises de taille moyenne n'accèderont pas à toutes les fonctions d'un système ERP et - à moins qu'il y ait un besoin impérieux qu'une solution tout-en-un remplisse - trouveront probablement des solutions logicielles fonctionnelles pour chaque fonction métier pouvant exporter des informations dans une base de données centrale.

Pour les plus grandes entreprises, cependant, la richesse de l'analyse métier et du reporting en temps réel peut valoir bien plus que le coût et la difficulté de passer à un système ERP. Si le déploiement est bien géré et que l'adhésion des employés est élevée, un système ERP peut exploiter les données nécessaires pour un contrôle total de la qualité et d'autres styles de gestion basés sur l'efficacité.Un système ERP ne transformera pas une mauvaise gestion en une bonne gestion, mais l'analyse d'activité en temps réel peut contribuer à améliorer la gestion.