De plus en plus de promoteurs de régimes se rendent compte que personne ne peut posséder toute l'expertise juridique et de placement nécessaire pour gérer seul les complexités d'un régime 401 (k). C'est pourquoi beaucoup de gens se tournent vers les comités d'investissement pour obtenir de l'aide. Rassembler un groupe de personnes qualifiées et bien informées pour superviser les fonctions d'investissement d'un régime est une bonne stratégie, mais à moins que certaines pratiques exemplaires soient suivies, cela ne contribuera peut-être pas à fortifier les responsabilités fiduciaires du promoteur du régime.

L'objet d'un comité de placement

L'objectif premier d'un comité de placement est de fournir la preuve que le régime est géré conformément aux normes de conduite élevées exigées par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés ( ERISA). ERISA fournit très peu de conseils aux promoteurs de régimes dans l'établissement de procédures et de pratiques pour l'exercice de leurs responsabilités. Il revient généralement aux promoteurs de régimes d'interpréter les règles et d'appliquer les compétences et les ressources dont ils disposent pour s'assurer que leur plan est entièrement conforme. De nombreux promoteurs de régimes ont établi des comités d'investissement pour assurer la surveillance des investissements et partager les responsabilités fiduciaires de la gestion de leurs régimes. L'existence d'un comité d'investissement démontre un engagement à suivre des procédures et des pratiques formalisées afin d'assurer une stricte conformité avec ERISA. Les meilleures pratiques peuvent garantir que les exigences d'ERISA en matière de responsabilité, d'objectivité et de diligence raisonnable dans la gestion des actifs du plan sont respectées.

Meilleures pratiques pour les comités d'investissement à suivre

Créer la composition optimale

La participation au comité d'investissement doit être volontaire, mais elle doit être représentative des différents intérêts impliqués. Toute personne qui sert à titre de fiduciaire avec le plan devrait être incluse. La haute direction devrait être représentée soit par le chef des finances (CFO), soit par le chef de l'exploitation. Le conseiller juridique de l'entreprise devrait également être présent lors des réunions. Ceux-ci devraient être les seuls membres permanents du comité qui ont le droit de vote. Les participants supplémentaires peuvent inclure un représentant du groupe d'employés ainsi que des représentants des fournisseurs du régime, tels que le fiduciaire, l'administrateur et le conseiller en placement du régime. Ces membres peuvent ne pas avoir le droit de vote, et leur adhésion peut être limitée à des mandats de trois ou quatre ans. Chaque année, les membres doivent choisir un président et une secrétaire qui est responsable de documenter toutes les discussions et décisions lors des réunions du comité.

Créer une charte écrite

Une charte écrite formalise la structure du comité et établit les attentes quant à ce qu'il doit accomplir.En plus de définir le but et les responsabilités des membres du comité, il détaille les processus de révision des plans et de prise de décisions. La charte devrait détailler la façon dont les membres sont sélectionnés ou retirés, quand et comment se déroulent les réunions, comment les conseillers en placement et les tiers fournisseurs sont choisis, et qui peut agir à titre d'agent autorisé pour donner suite aux directives du comité.

Créer un énoncé de politique de placement

Un énoncé de politique de placement officiel (ESI) assure la cohérence de la gestion du plan de placement. Bien qu'il n'y ait pas d'exigence ERISA pour un IPS, en avoir un en place est une démonstration supplémentaire d'un engagement envers les normes de conduite fiduciaires. L'IPS n'a pas besoin d'être long ou détaillé. Son but est de servir de guide pour prendre de bonnes décisions en accord avec la philosophie d'investissement du plan. L'IPS est également le document d'orientation du conseiller en placement du régime, dont la performance est revue à la lumière de ses lignes directrices. L'IPS devrait être examiné à chaque réunion afin de cadrer les discussions et les décisions.

Documenter tout

Si l'objectif principal du comité d'investissement est de fournir la preuve de l'adhésion à des processus et des pratiques prudents pour prendre des décisions d'investissement, le devoir le plus important du comité est de documenter la participation aux réunions, les discussions, les décisions et les détails sur la façon dont les décisions ont été formulées. Le dossier devrait être distribué à tous les membres du comité pour vérification de l'exactitude et leur approbation. Il devrait également être mis à la disposition de toute personne ayant des responsabilités de surveillance, et être déposé avec d'autres documents de vérification fiduciaire.