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Une note de débit est utilisée pour réduire le montant du compte fournisseur d'un fournisseur ou pour augmenter le montant d'une facture client, en fonction du prix indiqué par le vendeur. Une note de débit est essentiellement un processus dans lequel un vendeur remplit un document de vente pour ajuster le prix de la facture d'un client aux niveaux corrects ou pour ajuster le prix de la facture d'un fournisseur aux niveaux corrects. Une note de débit n'aide pas explicitement à percevoir une dette; il travaille pour s'assurer que le montant de la dette due à un vendeur ou dû d'un client est correct.

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Lorsqu'un vendeur effectue le processus de note de débit, c'est généralement parce qu'elle a sous-estimé une facture à un client, généralement parce qu'elle a appliqué une remise par erreur. Lorsque le vendeur attrape ce problème, elle crée une demande de note de débit.

Cette demande de note de débit est utilisée pour le traitement des réclamations et demande un mémo de débit pour un client spécifique. Si les prix calculés pour le client étaient trop bas, la différence de prix est affichée sur la demande de note de débit et envoyée à un comptable. Le service de comptabilité peut alors bloquer la demande de note tout en vérifiant la facture, le prix indiqué et le prix réel.

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Lorsque la demande de note de crédit est approuvée, les comptes débiteurs associés à ce client sont ajustés pour refléter le bon prix et la bonne facture. Cela signifie que la dette due à l'entreprise est maintenant correcte, et l'entreprise va capturer le plein prix de son produit ou service.