Vous possédez peut-être une petite entreprise, vous vendez quelque chose personnellement et vous voulez fournir des conditions d'achat formalisées, ou votre patron vous a demandé de rechercher et de créer une facture appropriée pour votre entreprise ou organisation.
La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses façons de concevoir une facture ou de télécharger un modèle prêt à l'emploi qui nécessite peu ou pas de modifications.
Que dois-je inclure?
Souvent, une facture est plus qu'une demande de paiement qui peut finalement être marquée payée - c'est un document qui contient des conditions de paiement et d'autres accords formalisés. Cela ressemble à un contrat? C'est le cas, et c'est pourquoi vous devez inclure l'information appropriée.
1. Informations sur l'acheteur Quelqu'un vous a probablement donné une facture qui n'avait rien de plus que votre nom dans la section des acheteurs. Pour les petits achats, c'est bien, mais pour les transactions plus importantes, ce n'est pas suffisant. En tant que vendeur, incluez toutes les informations d'identification appropriées, y compris le nom de l'acheteur ou du client, l'adresse, le numéro de téléphone, l'e-mail, l'identification fiscale, le numéro de compte et tout autre identifiant interne nécessaire.
Non seulement cela permet d'identifier la personne à des fins légales, mais si l'entreprise a un grand nombre de clients, cela rend la comptabilité plus rapide et plus précise.
2. Description du produit ou du service . Soyez aussi précis que nécessaire afin qu'il n'y ait pas de confusion plus tard.
3. Le montant. Non seulement le montant total dû, mais une liste détaillée de tous les frais, y compris la quantité et le coût unitaire si vous vendez plus d'une unité de l'article. La segmentation réduit les appels téléphoniques et les e-mails liés à la facture.
4. Deux dates: lorsque la facture a été créée et la date d'échéance. La date de création aide votre service de comptabilité à affecter la transaction au bon mois. La date d'échéance vous permet d'appliquer une pénalité de retard de paiement si l'un est écrit dans le contrat.
5. Informations de paiement. Comment la personne devrait-elle vous payer? Quelle est votre méthode préférée? S'ils paient par carte de crédit ou autre méthode en plus d'un chèque, peuvent-ils se rendre sur votre site Web? Donner à l'acheteur les options, mais rendre le processus de paiement simple, rapide et sans tracas.
6. Informations spécifiques à l'industrie. Si vous êtes dans l'industrie des services - un consultant par exemple - vous pouvez inclure le nombre d'heures consacrées à un projet. Incluez toute information que d'autres personnes de votre secteur incluraient normalement.
7. Le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo Ce n'est pas parce que c'est une facture que vous ne pouvez pas faire de publicité. Vous ne savez pas combien de personnes traitant la facture pourraient être intéressées par ce que vous faites. Inclure le logo de votre entreprise au-dessus de vos informations de contact. Certaines entreprises incluent une note en bas d'une facture qui mentionne les ventes ou événements à venir.
8. Un numéro de facture Cela vous permet, ainsi qu'à l'acheteur, de suivre cette facture en particulier.
Mettez en évidence les points importants
Les concepteurs vétérans savent comment attirer l'attention du lecteur sur les informations importantes. Sur une facture, les trois parties les plus importantes sont le nom et les coordonnées de votre entreprise, la date d'échéance et le montant. Les autres informations sont importantes, mais si vous présentez une personne recevant des comptes, qui traite de nombreuses factures chaque jour, les informations les plus importantes peuvent vous permettre de régler votre facture plus rapidement. Si elles doivent l'envoyer à quelqu'un d'autre pour obtenir des précisions, vous allez attendre plus longtemps pour le paiement.
Recherche de modèles
Une recherche rapide sur Google révèlera de nombreuses options. Programmes tels que Microsoft Office ont un modèle personnalisable intégré dans leur logiciel, et vous pouvez trouver des sites Web avec des modèles prêts à télécharger et à ouvrir dans Office.
Cashboard - Cashboard propose un modèle téléchargeable que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Word. Les modèles sont simples mais personnalisables.
Invoiceberry - Modèles pour Office, Open Office et Excel
Microsoft - Si vous n'aimez pas le modèle fourni avec Microsoft Office, accédez à la galerie de modèles Microsoft pour plus d'options.
En plus de Microsoft Office, Google Docs propose des modèles dans sa galerie de modèles et Apple propose des options pour ses applications de productivité.
Certains sites Web vous permettent de créer, imprimer, enregistrer et envoyer des factures directement depuis leur site. Pas besoin d'avoir un autre programme autre qu'un navigateur web.
Paydirt -Paydirt est une plateforme de facturation en ligne. Bien qu'un service payant, l'entreprise permet de créer une facture simple sans frais.
Facturé - Facturé vous permet de créer et de stocker des factures sans créer de compte. En utilisant le cache local de votre navigateur Internet, vous pouvez modifier les factures antérieures. (Si vous effacez l'historique de votre navigateur, toutes les factures seront perdues Soyez prudent.)
Autres options de facturation
PayPal intègre un puissant moteur de facturation sur sa plate-forme, et des applications comptables telles que QuickBooks permettent de facturer . L'utilisation d'un logiciel de comptabilité permet d'associer la facture au compte du client.
The Bottom Line
Vous souvenez-vous des jours où les entreprises avaient des carnets de reçus? Ces jours sont partis. Aujourd'hui, la facturation est beaucoup plus facile avec l'aide de modèles, d'applications et de logiciels de comptabilité qui non seulement facturent, mais aussi organisent et génèrent des rapports qui vous permettent de suivre les factures impayées.
Certains modèles de facture prédéfinis peuvent ne pas inclure tous les éléments énumérés ci-dessus; Assurez-vous de choisir celui qui a ce dont vous avez besoin pour votre entreprise ou votre service. Pour plus d'informations, lisez Démarrage d'une petite entreprise: tenue de registres .
Quelle est l'efficacité de la création d'entrées métier après avoir détecté un modèle Rising Three Methods?
Comprend les bases du modèle de trois méthodes montantes et comment ce modèle très fiable se prête à la création d'une stratégie commerciale efficace.
Quelle est l'efficacité de la création d'entrées de commerce après avoir repéré un modèle Three White Soldiers?
Comprend les bases du modèle des trois soldats blancs et quelles sont les conditions optimales pour créer des stratégies commerciales efficaces basées sur ce modèle d'inversion.
Quelle est l'efficacité de la création d'entrées de transaction après avoir détecté un modèle Spinning Top?
Comprend l'importance du modèle du chandelier à toupie et apprend à créer des entrées de commerce plus efficaces en fonction de la tendance de la toupie.