Les propriétaires d'entreprise qui gèrent un plan qualifié pour leur entreprise sont tenus de les utiliser dans le cadre des règles de transfert automatique / de roulement automatique. Dans cet article, nous fournissons un résumé de ces règles et les étapes que les propriétaires d'entreprise peuvent avoir besoin de prendre pour les intégrer dans un plan qualifié.

La plupart des exigences expliquées ici s'appliquent à l'administrateur du régime qui, pour la plupart des régimes exploités par des petites entreprises, est le propriétaire de l'entreprise.

Contexte
Les règles d'encaissement concernent la procédure de distribution qui intervient lorsque l'employé cesse de travailler pour votre entreprise. Si un participant individuel ne travaille plus pour vous et a un solde acquis de 5 000 $ ou moins dans votre régime admissible, votre régime peut inclure une disposition pour distribuer ce montant au participant sans le consentement écrit de cette personne. Cela fait référence à un retrait involontaire.

Le processus de modification des règles
En 2004, la Loi de 2001 sur la réconciliation fiscale et l'allègement fiscal des États-Unis (EGTRRA) a modifié les règles d'encaissement involontaire, obligeant les administrateurs de régimes à: :

• Survoler les montants d'encaissement involontaire entre 1 000 $ et 5 000 $ à un IRA traditionnel - dénommé roulement automatique; ou
• Pour réduire le plafond de retrait de 5 000 $ à 1 000 $

Le 28 septembre 2004, les règlements définitifs d'encaissement ont été publiés. Ces règlements expliquent comment les roulements automatiques doivent être traités et précisent que la date d'entrée en vigueur de ces règles est le 28 mars 2005. De plus, l'IRS a publié l'avis 2005-5, qui fournit des directives administratives et procédurales changements.

Les options
Comme mentionné ci-dessus, il existe deux options qu'un propriétaire d'entreprise peut avoir pour le roulement automatique des montants d'encaissement involontaire. Ces options sont les suivantes:

• Choisir le plafond d'encaissement de 5 000 $ et prévoir un roulement automatique des montants d'encaissement involontaire entre 1 000 $ et 5 000 $. Selon cette option, des soldes de retrait involontaire de 1 $ 000 ou moins ne nécessitent pas de roulements automatiques.
• Réduisez le plafond d'encaissement à 1 000 $ afin que les soldes de 1 000 $ ou moins puissent être distribués sous forme d'encaissements involontaires (non traités comme des reports automatiques). Les soldes de plus de 1 000 $ doivent rester dans le régime jusqu'à ce que les participants présentent des demandes de retrait.

Vos options peuvent varier selon que vous utilisez le document de plan d'une autre partie, tel qu'un plan prototype, ou votre propre plan conçu individuellement. Par exemple, votre sponsor prototype peut choisir une seule option et exiger que vous utilisiez la même option. D'un autre côté, le sponsor prototype peut accepter les deux options et vous permettre de choisir. Si vous exploitez votre plan sous un prototype, vérifiez avec le commanditaire pour déterminer vos options.

Option n ° 1: Le roulement automatique
Voici quelques-unes des exigences qui s'appliquent si vous choisissez l'option de roulement automatique.

Contrat écrit
Dans le cadre de l'option de renouvellement automatique, l'administrateur du régime doit signer un contrat écrit avec un fournisseur IRA. Si l'accord satisfait aux exigences de la sphère de sécurité définies dans les règlements finaux du ministère du Travail (DLO), l'administrateur du régime ne sera pas tenu de surveiller l'IRA pour s'assurer que son fournisseur adhère à l'accord.

Les éléments qui doivent être traités dans l'accord comprennent la manière dont la contribution au roulement sera investie et les frais et dépenses qui s'appliqueront à l'IRA. Par exemple, l'accord doit stipuler que les investissements doivent être d'une nature qui préserve l'équilibre de l'IRA et fournit un taux de rendement raisonnable (mais pas nécessairement garanti). En outre, les investissements doivent être fournis par un État ou une institution de services financiers sous réglementation fédérale, où les actifs sont assurés par une des opérations suivantes: la Société d'assurance-dépôts FDIC (Federal), la Federal Credit Union Act (pour les coopératives de crédit), l'État Association de garantie (pour les compagnies d'assurance) ou la Loi sur les sociétés d'investissement de 1940 (pour les sociétés de courtage).

Avis aux personnes concernées
Avant de reporter le montant à l'IRA, l'administrateur du régime doit aviser les personnes touchées par écrit. Cette notification est fournie dans la description du plan de synthèse (SPD) ou dans un résumé de la modification de la matière (SMM). Le DOCUP est généralement remis aux participants lorsque le plan est établi ou lorsqu'ils deviennent éligibles pour participer au plan, et le MSG est généralement fourni lorsqu'il y a des changements de plan importants qui affectent les participants et les bénéficiaires. Les deux documents doivent être écrits en termes non techniques afin que les participants puissent facilement le comprendre. De plus, le participant et les bénéficiaires doivent recevoir ces documents dans les 210 jours suivant la fin de l'année du régime visée par la modification.

L'établissement l'IRA
Au moment du transfert automatique, l'administrateur du régime doit signer l'accord d'adoption pour établir l'IRA et postez la déclaration de divulgation et de l'IRA au participant. L'administrateur du régime ne peut, cependant, faire aucune désignation de bénéficiaire pour l'IRA, ce qui signifie que la désignation du bénéficiaire sera déterminée par la disposition par défaut de l'accord IRA. Cette disposition par défaut reste en place jusqu'à ce que le participant fait une élection positive de choisir son bénéficiaire pour l'IRA

Option n ° 2: La réduction
Cash-Out Involontaire Si l'administrateur du régime choisit de réduire la trésorerie involontaire jusqu'à 1 000 $, les soldes de plus de 1 000 $ ne peuvent être distribués sans le consentement écrit du participant. Toutefois, l'administrateur du régime n'est pas tenu d'établir des IRA pour les participants concernés. Mais comme les participants dont les anciens employeurs utilisent l'option n °1, les participants dont les anciens employeurs ont réduit le plafond de retrait doivent recevoir une notification écrite de la distribution.

Conclusion
Si vous avez l'occasion de choisir l'une ou l'autre des options discutées ci-dessus, examinez soigneusement la façon dont votre sélection affectera l'administration de votre régime. Par exemple, si vous optez pour la réduction d'impôt involontaire, demandez-vous s'il est plus coûteux de maintenir des soldes de 1 001 $ à 5 000 $ au lieu d'encaisser ces montants.

Peu importe la façon dont vous traitez les règles, l'administrateur de votre régime (vous) devrait revoir les exigences du règlement définitif du DLO et de l'avis 2005-5 de l'IRS pour s'assurer que votre régime fonctionne conformément à ces règles; À cette fin, si vous n'êtes pas sûr de la réglementation, assurez-vous de demander l'aide d'un administrateur de régime compétent et qualifié.