Selon la loi Sarbanes-Oxley (SOX), les entreprises sont tenues de conserver tous les documents contenant des informations sur la politique ou la performance d'une entreprise. Tout document relatif au processus d'audit qui contient des informations sur une société pouvant être représentée par des mots ou des chiffres est considéré comme un document devant être conservé à des fins d'audit. Pour souligner ce point, l'article 802 de la loi souligne que les règles de conservation des documents s'appliquent à tous les courriels, pièces jointes et documents conservés sur les ordinateurs, les serveurs, les lecteurs auxiliaires, les données électroniques et les sites Web d'une entreprise. ainsi que des copies papier de tous les documents de l'entreprise. Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) exigent également que les sociétés conservent des documents commerciaux.
Sous SOX, quatre composants clés doivent être respectés pour garantir que les documents stockés numériquement répondent aux règles de conservation des documents. Ces composants sont:
- Les documents, y compris les courriels doivent être «infalsifiables»
- Les documents stockés numériquement doivent être protégés par mot de passe, en lecture seule et ne peuvent pas être supprimés
- Les documents numériques stockés doivent être cryptés et signé numériquement
- Les documents stockés numériquement doivent pouvoir être audités par un tiers et avoir une capacité de recherche.
L'American Institute of Certified Public Accountants, une organisation qui fait partie intégrante de l'établissement des PCGR, a également certaines suggestions concernant les contrôles appropriés pour les documents stockés numériquement. Les copies des courriels et autres copies numériques utilisées au cours de l'entreprise devraient être conservées sous forme numérique et sur support papier. Lorsque les documents sont stockés numériquement, il est nécessaire que les contrôles internes appropriés soient exercés. Certains contrôles internes requis sont que le personnel informatique responsable du stockage des documents numériques doit être indépendant, et une copie papier des journaux de sécurité doit être stockée.
Pour en savoir plus sur SOX et les auditeurs, consultez Un regard sur les auditeurs internes .
Chizoba Morah a répondu à cette question.
Comment les normes fiduciaires SEC et DOL peuvent différer | Les normes fiduciaires d'Investopedia
Peuvent différer de ce que le DOL a proposé, ce qui crée plus de confusion quant à l'impact de la règle.
Nomades numériques dans l'économie moderne | Les nomades numériques
D'Investopedia constituent une part croissante de l'économie moderne.
Quelles sont les différences fondamentales entre les normes US GAAP et International Financial Reporting Standards (IFRS)?
Examine les différences fondamentales entre les Normes internationales d'information financière (IFRS) et les principes comptables généralement reconnus (PCGR).