Chaque fois que vous engagez un employé de maison à qui vous payez un salaire de 1 900 $ ou plus au cours d'une année, vous entrez dans un labyrinthe de formulaires gouvernementaux et de règles fiscales que vous devez respecter. l'Internal Revenue Service (IRS) - et, potentiellement, Immigration et Customs Enforcement des États-Unis, si vous employez quelqu'un qui ne peut légalement travailler aux États-Unis

Heureusement, les salaires versés à votre conjoint et les enfants de moins de 21 ans sont exclus. De même, les sommes versées à un salarié âgé de moins de 18 ans, à condition que l'emploi dans le ménage ne soit pas la principale occupation de cette personne. Cela exclurait, disons, un étudiant de 17 ans qui passe des heures en tant que baby-sitter.

Certaines personnes essaient de contourner ces lois et règlements en prétendant qu'un travailleur domestique est un entrepreneur indépendant plutôt qu'un employé, mais il y a des tests rigides qui doivent être adoptés pour que cette demande soit admissible. Un test IRS clé qui aboutit généralement à la conclusion qu'un employé de maison est un employé: «Si vous avez le droit de contrôler ou de diriger non seulement ce qui doit être fait, mais aussi comment cela doit être fait , alors vos travailleurs sont les employés les plus probables. "

Si vous avez mal classé les travailleurs comme entrepreneurs indépendants pour éviter de payer des impôts, le résultat peut être une facture fiscale énorme et même des pénalités pour ne pas payer les charges sociales et ne pas remplir les formulaires appropriés. En fait, la seule façon d'éviter les formalités administratives et fiscales nécessaires est d'embaucher des employés par l'intermédiaire d'une agence qui fait tout ce travail pour vous. Vous n'utilisez pas une agence? Suivez les étapes ici.

Formulaires à remplir et à archiver avant de commencer

Avant d'embaucher quelqu'un, vous devez remplir le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, qui comprend des sections pour vous et votre employé potentiel. Une fois que vous avez rempli le formulaire, vous devriez le conserver dans un dossier avec d'autres documents d'embauche au cas où il y aurait une question sur le droit légal de travailler de votre employé aux États-Unis (Ce formulaire ne doit pas être déposé auprès du gouvernement.

Ensuite, vous devez contacter votre agence d'emploi d'état pour voir s'il y a des formulaires qui doivent être remplis au moment où vous embauchez quelqu'un. Vous devez également savoir quelles taxes, le cas échéant, doivent être payées. Un bon endroit pour commencer votre recherche sur les règles et règlements de l'État est les taxes sur la paie. com.

Assurez-vous de vérifier que tous les employés potentiels ont leur numéro de sécurité sociale. Sinon, ils doivent en obtenir un auprès de la Social Security Administration (SSA) avant de commencer à travailler pour vous. Si elles vous disent que leur carte de sécurité sociale est perdue, vous devrez leur demander de demander un remplacement de la SSA. Vous ne voulez pas risquer d'avoir des ennuis pour embaucher un travailleur qui n'est pas admissible à un emploi aux États-Unis.S.

Vous devez également demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS. Ce service est gratuit, disponible en ligne, par fax ou par courrier.

Impôts que vous devez retenir

Lorsque vous payez votre employé, vous devez retenir la contribution de l'employé aux taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie (sauf si vous décidez de payer les cotisations de l'employé et de l'employeur) , auquel cas vous ne retirez rien du chèque de paie). Le gouvernement exige 15. 3% des salaires en espèces - 2. 9% pour l'assurance-maladie et 12. 4% pour la sécurité sociale. La moitié est la part des employés, l'autre moitié est la part de l'employeur. Donc, si vous retenez ces impôts de la paie de votre employé, vous devez déduire 1. 45% pour l'assurance-maladie et 6. 2% pour la sécurité sociale.

Vous n'êtes pas tenu de retenir l'impôt fédéral sur le revenu du salaire d'un employé de maison à moins qu'il ne vous demande de le faire. Mais vous devrez vérifier auprès de votre bureau de l'emploi de l'État pour savoir si les impôts sur le revenu de l'État doivent être retenus.

Une autre taxe que vous pourriez être tenu de payer est l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA). Vous devenez responsable de cette taxe si vous payez plus de 1 000 $ par trimestre aux employés de maison. Le FUTA est de 6% du salaire FUTA de votre employé jusqu'à concurrence des 7 000 premiers $ gagnés. Vous pourriez être en mesure de réduire les impôts fédéraux si votre état vous oblige à payer l'impôt sur le chômage. En fait, vous pouvez obtenir un crédit jusqu'à 5. 4% selon les règles de chômage de votre état.

Enregistrements à conserver

Lorsque vous payez vos employés, vous devez conserver des dossiers détaillés. Vous devriez avoir une preuve écrite de:

• Les salaires en argent et hors salaire de chaque employé.

• Les taxes que vous acceptez de payer pour le compte de votre employé, telles que la partie de l'employé de la taxe de sécurité sociale ou de la taxe d'assurance-maladie.

• Toutes les taxes que vous retenez pour l'employé.

• Toutes les taxes que vous payez en tant qu'employeur, telles que les taxes de chômage.

• Un enregistrement du numéro de sécurité sociale de chaque employé.

Formulaires que vous produisez à la fin de l'année d'imposition

Tant que vous avez tenu des registres précis, il devrait être assez facile de produire les formulaires fiscaux de fin d'année. Au plus tard le 31 janvier de l'année suivante (ou le premier jour ouvrable après le 31 janvier), vous devrez fournir à vos employés un relevé W-2, salaire et impôt rempli qui leur indiquera combien ils ont gagné au cours de l'année précédente et combien a été retenu à des fins fiscales. À la fin de février, vous devez envoyer une copie de ce W-2 à l'Administration de la sécurité sociale. Généralement, c'est une bonne idée de le soumettre en même temps que vous le donnez à votre employé pour éviter de l'oublier de l'envoyer plus tard.

Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus pour l'année, vous devez inclure l'annexe H, Impôt sur le revenu des ménages, pour déclarer les impôts sur les ménages pour lesquels vous êtes obligé. Si les taxes liées à l'employé augmentent considérablement les impôts que vous devez, vous devez inclure les paiements vers ces taxes dans les paiements d'impôt estimés trimestriels.

Les paiements de taxes estimés sont dus le 15 du mois d'avril, juin et septembre au cours de l'année d'imposition et le 15 janvier de l'année suivante.Si la date d'échéance tombe un jour férié, les taxes estimées sont dues le jour ouvrable suivant. Si vous ne parvenez pas à payer les impôts estimés, vous pourriez finir par payer des intérêts et des pénalités en fonction de ce que vous devez encore en impôts. Généralement, vous devez payer au moins 90% des taxes que vous devez au plus tard le 15 janvier de l'année suivante. Vous ne pouvez pas attendre jusqu'à ce que vous produisiez vos impôts avant le 15 avril pour faire des paiements jusqu'à 90%, mais vous pouvez éviter des pénalités et des intérêts si vous payez ces derniers 10% avant le 15 avril.

The Bottom Line

vous engagez des employés de maison, il y a beaucoup de paperasserie gouvernementale à remplir et une myriade de règles à suivre. Dressez une liste de toutes les étapes et dates des déclarations de revenus et conservez les enregistrements organisés. Assurez-vous de savoir ce que l'on attend de vous afin d'éviter tout problème avec l'IRS ou d'autres entités gouvernementales.

Voir Umbrella Insurance & Household Help et Comment fonctionne Umbrella Insurance pour en savoir plus sur la couverture d'assurance dont vous pourriez avoir besoin lorsque vous embauchez des employés de maison.