Les entreprises utilisent le plus souvent le formulaire IRS W-9, Demande de numéro d'identification fiscale et de certification, pour obtenir des informations auprès des fournisseurs qu'ils recrutent en tant qu'entrepreneurs indépendants (également appelés indépendants). Lorsqu'une entreprise paie un entrepreneur indépendant de 600 $ ou plus au cours d'une année d'imposition, elle doit déclarer ces paiements à l'IRS dans une déclaration de renseignements appelée le formulaire 1099-MISC. Les entreprises utilisent le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale ou d'identification fiscale du formulaire W-9 pour remplir le formulaire 1099-MISC.

Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs indépendants ne retiennent pas d'impôt sur le revenu ou ne paient pas les taxes d'assurance-maladie ou de sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme ils le font pour leurs employés; les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l'IRS veut toujours savoir combien ces entrepreneurs sont payés pour s'assurer que les entrepreneurs paient les taxes qu'ils doivent, et il utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir cette information. Les entreprises n'envoient pas le formulaire W-9 à l'IRS.

Renseignements requis

Le formulaire W-9 demande le nom de l'entrepreneur indépendant; nom de l'entreprise (si différent); entité commerciale (entreprise individuelle, société en nom collectif, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre») et numéro d'identification fiscale de l'entreprise (ou numéro de sécurité sociale pour les entreprises individuelles n'utilisant pas de numéro d'identification fiscale distinct Le formulaire W-9 demande également à la personne qui remplit le formulaire de certifier qu'elle est exempte de retenue d'impôt de réserve.La plupart des contribuables sont exemptés, mais s'ils ne le sont pas, l'entreprise qui embauche l'entrepreneur indépendant devra retenir l'impôt sur le revenu. à partir de ce salaire de l'entrepreneur à un taux forfaitaire de 28% et l'envoyer à l'IRS.

Comme le formulaire W-9 exige l'inscription d'une identification fiscale ou numéro de sécurité sociale, à la fois la personne Remplissez-le et l'entreprise qui reçoit le formulaire dûment rempli doit le protéger soigneusement contre le vol d'identité.

Quand vous ne devriez pas remplir un W-9

Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et de rechercher si le demandeur a un légitime raison de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des renseignements à un client lorsqu'elles doivent déclarer des dividendes ou des intérêts. Mais faites attention ici: L'institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d'identification fiscale lorsque vous avez ouvert le compte.

Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est de savoir si la compagnie vous demandant de le remplir est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme employé, et non comme entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.

Employé ou entrepreneur indépendant?

Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra vos impôts sur le revenu, retiendra et paiera les impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, et paiera l'impôt sur votre salaire.Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l'employeur de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, et que vous ne serez pas admissible à une indemnité de chômage si vous êtes licencié.

Un employeur peu scrupuleux pourrait essayer de classer un employé comme un entrepreneur indépendant pour économiser de l'argent. Si vous êtes mal classé en tant qu'entrepreneur indépendant, les «économies» de votre employeur viendront de votre poche. Si vous êtes un employé, vous devez remplir le formulaire W-4, et non W-9. (Voir Le but du formulaire IRS W-4 pour plus d'informations.)

Il n'est pas toujours clair si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus le contrôle est important. les affaires ont sur ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu'ils sont des employés. Si votre sens de Spidey commence à picoter quand quelqu'un qui vous a embauché vous appelle un entrepreneur indépendant, c'est un bon signe que vous devriez enquêter sur la situation plus loin. Commencez avec la discussion de l'IRS de la différence entre les deux.

The Bottom Line

Il est important de remplir correctement le W-9 - mais seulement si vous êtes sûr que c'est le bon formulaire à soumettre.

Pour plus d'informations sur les formulaires fiscaux, consultez À quoi sert le formulaire IRS W-2? et Quelle est la différence entre les formulaires IRS 1040EZ et 1040A?