Les employés nouvellement embauchés doivent remplir le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, qui exige qu'ils fournissent certains documents attestant leur identité et qu'ils soient légalement autorisés à travailler aux États-Unis. États. (Voir Pas à pas: Comment remplir un formulaire I-9 .)

Pour aider à prévenir l'afflux de sans-papiers, les employeurs aux États-Unis ne peuvent employer que des travailleurs pouvant prouver leur identité et leur éligibilité à travailler dans le pays.

Un peu d'histoire

La loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration a été promulguée en 1986 pour légaliser environ trois millions de sans-papiers tout en tentant de dissuader les futurs sans-papiers. Le formulaire I-9 a été créé pour obliger les travailleurs nouvellement embauchés à démontrer leur admissibilité à travailler aux États-Unis.

À l'origine, 29 formulaires étaient acceptables pour établir l'identité d'un travailleur et son admissibilité à travailler aux États-Unis; en vertu d'une règle provisoire de 1998, ce nombre a été réduit à 14.

Sanctions à l'encontre des employeurs

Les employeurs qui ne respectent pas les règles I-9 d'achèvement et de rétention peuvent être sévèrement sanctionnés. L'embauche et l'embauche de travailleurs non autorisés peuvent entraîner des amendes allant de 375 $ à 16 000 $ par employé, selon la nature de la violation (p. Ex. Défaut de remplir le formulaire, participation à une fraude documentaire) et s'il s'agit d'une violation infraction subséquente.) Les violations substantielles, telles que l'omission de produire un formulaire d'inspection par l'Immigration and Customs Enforcement (ICE), varient de 110 $ à 1 100 $.

En février 2015, une entreprise de dotation temporaire a été frappée d'une amende de 227 000 $ pour avoir faussement prétendu avoir vérifié l'admissibilité au travail de 242 employés qu'elle avait embauchés. Malgré la signature du formulaire I-9 sous peine de parjure que l'information était correcte, l'entreprise n'avait pas regardé les documents réels (seulement des photocopies).

Cependant, les violations techniques des exigences I-9 ne seront pas pénalisées immédiatement (les employeurs seront informés des violations et recevront 10 jours ouvrables pour corriger les erreurs). Les violations techniques comprennent:

• Défaut de l'employé de dater le formulaire au moment où l'emploi commence
• Défaut de fournir la date de début de l'emploi
• Défaut de dater la section employeur du formulaire dans les trois jours ouvrables suivant la date que l'emploi commence
• Défaut de fournir la date de réembauchage d'un employé dans la section du formulaire utilisé pour la réembauche
• Défaut d'indiquer qu'un employé a moins de 18 ans

Un employeur qui peut démontrer une conformité de bonne foi a une défense réfutable à toute peine que le gouvernement tente d'imposer. Une fois cela fait, il appartient au gouvernement de démontrer que l'employeur n'a pas agi de bonne foi.

Formulaire I-9 Idées fausses

Lorsque vous embauchez, licenciez ou recrutez quelqu'un, les employeurs ne peuvent pas tenir compte de l'origine nationale, de la citoyenneté ou du statut d'immigrant; l'utilisation de cette information dans les décisions d'emploi est discriminatoire. Cela signifie qu'un employeur ne peut pas utiliser le formulaire I-9 comme préalable pour faire une offre d'emploi parce que le simple fait de soupçonner que quelqu'un peut être inadmissible et de s'abstenir d'une offre d'emploi peut être discriminatoire. Le formulaire n'est rempli qu'une fois qu'une personne s'est vu offrir un emploi.

Le formulaire I-9 n'a pas été remplacé par E-Verify, une méthode en ligne permettant de déterminer rapidement l'admissibilité à travailler aux États-Unis. Remplir le formulaire I-9 pour chaque nouvel employé est toujours obligatoire, même si un employeur choisit volontairement d'utiliser E-Verify.

The Bottom Line

Être un employeur entraîne de nombreuses responsabilités pour le gouvernement. Bien remplir, conserver et produire le formulaire I-9 sur demande est l'une de ces obligations. (Vous pouvez également lire Remplir 1099 formulaires et Remplir le formulaire W-9 .)