Toutes les entreprises sont vulnérables à la fraude, mais les petites entreprises sont particulièrement vulnérables parce que la prise de décision et d'autres responsabilités sont souvent concentrées dans quelques postes clés. Dans cet article, nous examinerons les risques de fraude auxquels une petite entreprise est généralement confrontée et comment les éviter (ou au moins les réduire).

Fraude interne et fraude externe
La fraude à l'encontre de toute entreprise peut être divisée en deux types, interne et externe. La fraude interne est généralement une fraude d'un employé ou d'un partenaire. Cela comprend l'écrémage, la réorientation et le détournement de fonds, et le vol pur et simple. La fraude interne peut être un mauvais employé ou une conspiration de plusieurs.
La fraude externe est une fraude qui implique au moins un tiers et inclut souvent un élément interne. Les fraudes externes peuvent être aussi complexes que les complices du vendeur qui surchargent l'entreprise et donnent à l'employé le contrôle des pots-de-vin pour rester silencieux ou aussi simple que les clients passant des chèques sans provision ou utilisant des cartes de crédit volées. Rien ne peut éliminer tout risque de fraude d'une petite entreprise, mais certaines mesures peuvent être prises pour limiter l'exposition.

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Faites preuve de diligence
Embaucher des employés peut être un casse-tête pour tout propriétaire de petite entreprise, surtout maintenant qu'Internet a armé les gens avec les outils nécessaires pour transformer même le CV le plus élémentaire en étude de cas sur la façon de transformer le travail subalterne en une description de travail digne d'un doctorat.

Bien qu'il soit raisonnable de supposer que les références sont également inutiles pour juger du caractère d'un employé potentiel, il vaut la peine de les composer et d'avoir une conversation. Bien qu'ils ne soient pas entièrement disponibles, vous pouvez en dire beaucoup sur ce qu'ils font (et ne disent pas). Depuis combien de temps connaissent-ils le demandeur? De combien d'instruction le candidat a-t-il besoin pour apprendre une nouvelle tâche? Ceux-ci ne doivent pas être des questions brillantes, ils ont juste besoin d'étirer une conversation assez longtemps pour que les drapeaux rouges émergent naturellement.

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Plus la responsabilité d'un employé dans l'entreprise est grande, plus la diligence requise est importante. Si vous embauchez quelqu'un qui va faire les livres et gérer les dépôts, faites le contrôle complet des antécédents.

Diviser et vérifier Qu'il s'agisse des reçus de caisse ou des numéros trimestriels, aucun employé ne devrait avoir trop de pouvoir. Idéalement, la personne qui prend l'argent ne devrait pas être la personne qui les encaisse et fait le dépôt bancaire, mais la réalité est qu'une petite entreprise a souvent besoin de doubler les rôles.

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Si vous ne pouvez pas séparer les fonctions et intégrer la surveillance dans le processus, mettez en place des audits internes réguliers à effectuer ensemble ou même avec un expert-comptable externe certifié (CPA). Sachant que des audits vont avoir lieu décourageront probablement la plupart des gens de le risquer et découvriront la fraude avant qu'elle ne devienne endémique.Tant que vous n'avez pas assez d'employés pour le répartir ou que vous n'avez pas le capital nécessaire pour effectuer des vérifications externes régulières, vous devrez vérifier personnellement la facturation, les dépôts et les autres finances essentielles.

Définir des limites claires Rédiger un code d'éthique peut être difficile pour les propriétaires de petites entreprises qui préfèrent croire qu'il existe des valeurs partagées qui n'ont pas besoin d'être enregistrées comme des règles de classe de troisième année. Cependant, écrire et accepter que tout le monde accepte les mêmes règles de base est nécessaire de deux façons importantes. Un, il définit des attentes claires. Par exemple, considérez-vous prendre des raisons de licenciement? Est-ce que le remplissage du rapport de kilométrage est acceptable avec une certaine plage? Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses, mais l'écrire vous protège contre les malentendus et protège vos employés de dire une chose et d'en imposer une autre. La deuxième fonction d'avoir un code d'éthique est de renforcer votre procès si vous devez intenter une action en justice.

Une fois que vous avez élaboré votre code de déontologie, il est essentiel que vous le fassiez appliquer et que vous ayez des procédures à suivre lorsque les règles sont clairement enfreintes. La première étape pour toute violation est de le documenter et, si c'est sérieux, contactez un avocat pour vous guider à travers les étapes appropriées. Si vous ne pensez pas qu'il s'agit d'un territoire de licenciement, continuez à le documenter et retenez toujours un avocat. Aussi vulnérables que les petites entreprises à la fraude, elles sont encore plus vulnérables aux poursuites pour congédiement injustifié. La dernière chose que vous voulez faire en tant que propriétaire est de faire glisser un employé dans votre bureau et commencer à crier sur la façon dont ils ont trahi votre confiance.

The Bottom Line Gérer une petite entreprise est assez difficile sans avoir à s'inquiéter de tout le monde essayant de vous voler aveugle. Heureusement, vous n'avez pas à abandonner toute votre foi en l'humanité - vous avez juste besoin de prendre quelques mesures pour atténuer votre exposition. Faire les devoirs lors de l'embauche, briser les responsabilités importantes et mettre en place une surveillance, et définir clairement les attentes de ce qui sera toléré et ne sera pas toléré. Vous n'éliminerez pas tous vos risques, mais vous mettrez en place des moyens de dissuasion sérieux et vous préparerez le terrain pour votre recours légal si vous êtes victime.