Le processus de budgétisation des dépenses en capital est essentiel pour qu'une entreprise puisse fonctionner et croître à partir d'une situation financière saine. Les dépenses en capital sont des dépenses qu'une entreprise effectue pour générer des avantages financiers sur plusieurs années. Ainsi, une dépense en capital est le coût des actifs qui ont une utilité et peut aider une entreprise à créer des profits pour une période plus longue que l'année d'imposition en cours. Cela les distingue des dépenses opérationnelles, des dépenses pour les actifs achetés et consommés, ou consommés, tous dans la même année fiscale. Par exemple, le papier d'imprimante est une dépense opérationnelle; l'imprimante elle-même est une dépense en capital. Les dépenses d'investissement sont beaucoup plus élevées que les dépenses opérationnelles, couvrant l'achat de bâtiments, d'équipements et de véhicules de société, bien qu'elles puissent également inclure des dépenses telles que l'achat d'autres entreprises ou la recherche et le développement. Les frais d'exploitation sont exactement ce que leur nom signifie, les dépenses nécessaires pour que l'entreprise puisse fonctionner de semaine en semaine ou de mois en mois.
Parce que les dépenses en capital représentent des investissements substantiels en espèces, conçus pour montrer un retour sur l'investissement en capital sur une période de plusieurs années, il est important que les entreprises les planifient soigneusement. Presque toutes les entreprises établissent un budget distinct pour les dépenses en capital. Le fait de disposer d'un budget distinct des dépenses opérationnelles simplifie le calcul des problèmes fiscaux par les entreprises. Pour les dépenses d'exploitation, les déductions s'appliquent à l'année d'imposition en cours, mais les déductions pour les dépenses d'investissement sont réparties sur plusieurs années et comptabilisées en tant qu'amortissement.
Les procédures de préparation d'un budget d'investissement varient évidemment d'une entreprise à l'autre en fonction de facteurs tels que la nature de l'activité de l'entreprise et la taille de l'entreprise. Dans les grandes entreprises, la première étape de la budgétisation des immobilisations peut consister en des départements individuels au sein de l'entreprise qui soumettent des demandes pour les besoins du département qui relèvent des dépenses en capital. En fin de compte, cependant, les dépenses en capital sont inévitablement déterminées par la haute direction et les propriétaires. D'une part, les décisions impliquent des dépenses très importantes, et c'est la direction qui doit faire l'évaluation pour savoir si l'investissement dans les actifs en vaut le coût. Les dépenses d'investissement ont presque toujours un impact sur les dépenses d'exploitation, car les articles achetés doivent être entretenus et la «situation dans son ensemble» doit être prise en compte. La direction doit demander si les dépenses en capital proviennent directement des fonds de l'entreprise ou si elles doivent être financées. Le crédit-bail est également une option qui devient attrayante si une entreprise achète des actifs tels que des ordinateurs ou d'autres équipements technologiques, éléments qui peuvent rapidement devenir obsolètes.
La budgétisation des dépenses en capital est une planification future critique. En décidant de certaines dépenses en capital, la direction d'une entreprise fait état de sa vision de la situation financière actuelle de l'entreprise et de ses perspectives de croissance future. Il donne également des indications quant à la direction qu'il prévoit d'adopter dans les années à venir. Les budgets de dépenses en capital sont généralement construits pour couvrir des périodes de cinq à dix ans, et peuvent donc servir d'indicateurs majeurs concernant le «plan quinquennal» ou les objectifs à long terme d'une entreprise.
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