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Un grand livre général enregistre tous les comptes et leurs transactions. Pour équilibrer le grand livre, il faut soustraire le nombre total de débits du nombre total de crédits. Afin de calculer correctement les crédits et les débits, quelques règles doivent d'abord être comprises.

Premièrement, les débits doivent finalement égaler les crédits. Bien que cela puisse être déroutant au début, et qu'il soit tentant d'utiliser simplement des nombres positifs et négatifs pour rendre compte des transactions, la relation de débit et de crédit exprime plus précisément ce qui se passe dans les affaires.

Deuxièmement, les débits augmentent les comptes d'actifs, de dépenses et de dividendes tandis que les crédits les diminuent. Il peut être utile d'utiliser le mnémonique D. E. A. D. pour se rappeler ceci: Les débits augmentent les dépenses, les actifs et les dividendes.

Troisièmement, l'inverse est vrai pour les comptes de passif, de revenu et d'équité. Les crédits augmentent ceux-ci tandis que les débits les diminuent. Le mot d'ordre pour se souvenir de cette relation est G. I. R. L. S.: les comptes qui augmentent sont les gains, le revenu, les revenus, le passif et l'équité des actionnaires.

Parce que ceux-ci ont l'effet inverse sur les comptes complémentaires, les crédits et les débits s'équivalent en fin de compte et démontrent que les comptes sont équilibrés.

Il est également important de se rappeler que chaque transaction peut être décrite en utilisant le format débit / crédit, et que les livres doivent être maintenus en équilibre afin que chaque débit soit assorti d'un crédit correspondant.

Un débit sans son crédit correspondant s'appelle un débit suspendu. Cela peut se produire lorsqu'une écriture de débit est saisie au crédit ou lorsqu'une société est acquise mais que cette transaction n'est pas enregistrée. De même, un ticket de crédit peut être entré dans le grand livre lorsqu'un dépôt est effectué, mais il a besoin d'un billet de débit compensatoire, soit en même temps, soit peu après, pour équilibrer les livres.

Pour commencer, saisissez tous les comptes de débit à gauche du bilan et tous les comptes de crédit à droite. Inclure le solde pour chacun. Considérez quel compte de débit chaque transaction affecte et si elle augmente ou diminue finalement ce compte. Par exemple, cela diminue-t-il les stocks ou augmente-t-il les liquidités? Enfin, calculez le solde de chaque compte et mettez à jour le bilan.

Lorsque vous avez terminé, vérifiez que les crédits sont égaux aux débits afin de garantir l'équilibre des livres. Une autre façon de s'assurer que les livres sont équilibrés est de créer une balance de vérification. Cela signifie la liste de tous les comptes dans le grand livre et les soldes de chaque débit et crédit. Une fois que les soldes sont calculés pour les débits et les crédits, les deux doivent correspondre. Si les chiffres ne sont pas les mêmes, quelque chose a été manqué ou mal calculé et les livres ne sont pas équilibrés.

Les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, FreshBooks et Xero sont utiles pour équilibrer les livres, puisque ces programmes marquent automatiquement tous les domaines dans lesquels un crédit ou un débit correspondant est manquant.