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Pour une petite entreprise avec peu de transactions, un propriétaire d'entreprise averti peut utiliser Excel comme substitut à un logiciel de comptabilité. Excel dispose de tous les outils nécessaires pour créer et gérer un grand livre général, mais il faudra un utilisateur attentif et une solide compréhension de la comptabilité de base. Selon le magazine Entrepreneur, grâce à la diversité des fonctionnalités d'Excel, il est l'un des plus grands concurrents pour de nombreuses applications logicielles métier. Pour les propriétaires d'entreprise qui ne savent pas s'ils vont investir dans un logiciel de comptabilité, Excel peut être un bon endroit pour commencer à tenir des registres comptables jusqu'à ce que le logiciel de comptabilité soit acheté.

Une configuration simple de conservation des enregistrements doit d'abord inclure des colonnes pour la date de la transaction, la description de la transaction et le numéro de référence, tels que les numéros de facture ou de chèque. Les colonnes suivantes listent chacun des comptes à utiliser durant l'année. Une attention particulière devrait être portée à la sélection des comptes, car il sera difficile de revenir en arrière et de faire des changements plus tard. De gauche à droite, les premiers comptes listés devraient être des comptes de résultats, commençant par les revenus et se terminant par les dépenses. Viennent ensuite les comptes d'actifs, puis les comptes de passif et enfin les comptes de capitaux propres.

Le grand livre utilise la comptabilité en partie double pour suivre toutes les transactions de l'entreprise, et il est important de comprendre ce concept avant de commencer à utiliser Excel en tant que grand livre général.

S'il s'agit d'une nouvelle société, la première transaction sera probablement le capital investi dans la société. Par exemple, Jane décide d'ouvrir un atelier d'usinage. Elle a économisé jusqu'à 750 000 $ pour lancer l'entreprise et ouvre un compte-chèques avec les fonds.

En utilisant des concepts de comptabilité à double entrée, Jane sait que cette transaction augmentera le compte de caisse de la société, l'écriture de débit, et sera compensée par une augmentation du compte de capitaux propres du propriétaire. Dans ce système Excel, toutes les entrées de débit doivent être enregistrées comme des valeurs positives, et toutes les entrées de crédit doivent être enregistrées avec des valeurs négatives.

Jane inscrira la date de la transaction et une description telle que «Investissement en capital» dans la première ligne de la feuille de calcul. Elle inscrira ensuite une écriture positive de 750 000 $ dans la colonne du compte «Encaisse» de la feuille de calcul, et une écriture négative de 750 000 $ dans la colonne du compte «Avoir du propriétaire» de la feuille de calcul. À titre de vérification, Jane devrait utiliser une formule de somme pour s'assurer que toutes les entrées de chaque ligne totalisent 0 $.

Jane continuera d'entrer une ligne pour chaque transaction. Si Jane achète du matériel avec l'argent de la société, elle entrera une transaction pour indiquer un débit, ou une écriture positive, dans la colonne du compte "Equipement", et un crédit, ou une écriture négative, dans la colonne du compte "Espèces".Si elle vend des services d'usinage à un client, elle enregistrera un crédit sur le compte «Revenu» et un débit sur un compte de capitaux propres.

Le total de chaque colonne de compte doit être additionné en bas de la feuille de calcul. La somme de tous les comptes de revenus peut être additionnée pour calculer le revenu net actuel. Les autres colonnes peuvent être additionnées pour calculer, par exemple, l'actif total, le passif total et le total des capitaux propres.