La messagerie texte est devenue un moyen de communication extrêmement populaire. Selon Pew Research, la personne moyenne reçoit 41,5 messages texte par jour contre seulement 12 appels téléphoniques. Les jeunes adultes sont des texters beaucoup plus avides, envoyant en moyenne 109,5 messages par jour, ce qui suggère que cette forme de communication ne fera que se généraliser.

Les conseillers financiers ne peuvent pas ignorer la messagerie texte en tant que forme critique de communication avec les clients, mais la conformité peut être beaucoup plus complexe, car les SMS sont plus difficiles à superviser, à surveiller et à archiver. Après tout, les messages texte peuvent être transmis par SMS ou via des plates-formes spécifiques au téléphone comme Apple (AAPL AAPLApple Inc174 68 + 1. 26% Créé avec Highstock 4. 2. 6 ) iMessage et Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Créé avec Highstock 4. 2. 6 ) Hangouts d'Android. Ces messages peuvent également être envoyés sur différents appareils, tels que d'un ordinateur portable ou de bureau à un téléphone mobile.

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Jetons un coup d'œil à la lecture de la loi et vérifions certaines mesures que les conseillers financiers peuvent prendre pour s'assurer qu'ils sont conformes. (Pour les lectures connexes, voir: Principaux casse-tête de conformité pour les conseillers financiers )

Interprétation de la loi

La Règle 3110 et la section 17 (a) de la Securities Exchange Act de 1934 exigent que les courtiers conseillers financiers pour établir et maintenir un système de surveillance des activités de ses associés, conçu de façon responsable pour assurer la conformité aux lois sur les valeurs mobilières applicables.

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En particulier, la Règle 3110 prescrit l'examen de la correspondance électronique entrante et sortante et des communications internes relatives aux activités de banque d'investissement ou de valeurs mobilières du membre. De plus, l'article 17 (a) oblige les courtiers à tenir des registres pendant au moins trois ans, y compris les communications originales reçues et les copies de toutes les communications envoyées par les membres, les courtiers ou les courtiers relativement à leurs activités.

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En 2014, la SEC a accusé plusieurs sociétés de courtage affiliées de ne pas avoir retenu et supervisé les SMS envoyés ou reçus par certaines personnes associées. Les erreurs résultaient d'une configuration défectueuse de BlackBerry Enterprise Server et l'entreprise a fini par payer une amende de 275 000 $. Ces problèmes auraient pu être évités en ayant les systèmes appropriés en place pour assurer que les messages texte ont été archivés en toute sécurité pour référence future. (Pour plus de détails, voir: Conformité: Les prix payés par les entreprises )

Solutions technologiques

Le moyen le plus simple d'assurer la conformité à ces lois est d'archiver manuellement toutes les communications électroniques dispositifs. Certains fabricants de smartphones tels que BlackBerry fournissent des solutions logicielles d'entreprise pour archiver les communications.Le problème est que ces solutions nécessitent que les employés utilisent un smartphone d'entreprise pour effectuer du travail; de nombreux travailleurs préfèrent utiliser - et utilisent - leur téléphone personnel.

Il existe un nombre croissant de solutions technologiques conçues pour faciliter la mise en conformité mobile pour les entreprises. En archivant les messages, les conseillers financiers peuvent s'assurer qu'ils se conforment à la Règle 3110 et veiller de manière proactive à ce que la découverte électronique soit plus facile en cas de problème. Bon nombre de ces solutions prennent également en charge les stratégies BYOD (bring-your-own-device) et fonctionnent sur plusieurs plates-formes, y compris Apple, Google et Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84 30 + 0. 19% Créé avec Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard et MobileIron ne sont que deux des nombreuses entreprises qui proposent des services d'archivage de SMS, d'enregistrement vocal mobile et de messagerie sécurisée sous la forme d'un service basé sur le cloud ou sur site. Bien que ces solutions puissent être quelque peu coûteuses et longues à mettre en œuvre, elles sont nettement inférieures aux amendes qui seraient encourues en cas de non-conformité, ainsi que les coûts supplémentaires associés à la découverte lors d'une poursuite nécessitant des informations textuelles.

The Bottom Line

La messagerie texte comme moyen de communication entre les clients et les professionnels de la finance gagne en popularité, en particulier chez les jeunes, ce qui rend la conformité encore plus importante. Étant donné que de nombreux règlements sur les valeurs mobilières exigent l'examen et l'archivage des messages textes, les conseillers financiers devraient mettre en place des processus pour s'assurer qu'ils respectent les meilleures pratiques. La bonne nouvelle, c'est qu'il y a beaucoup de logiciels qui peuvent faciliter le processus pour les sociétés de conseil financier. (Pour les lectures connexes, voir: Audits de la SEC: ce que les conseillers financiers devraient surveiller. )