Il existe de nombreuses bonnes raisons d'établir un manuel complet à l'intention des employés. Tout d'abord, il y a l'aspect juridique, où il fournit une certaine protection au cas où quelque chose ne va pas. Deuxièmement, c'est un moyen facile de vérifier le respect de certaines lois et réglementations du travail. Enfin, il aide les employés à adopter un comportement approprié et leur donne un cadre de référence lorsque vous n'êtes pas présent.

1. Protection juridique

Le plus évident est peut-être l'aspect juridique, où des directives claires peuvent aider à protéger votre entreprise contre les poursuites si un employé agit contre les instructions. En fournissant une liste détaillée des choses que les employés ne devraient pas faire, il devient évident pour un tribunal que l'employé n'agissait pas au nom de votre entreprise quand il a explicitement enfreint les règles et causé des dommages au client. En revanche, si les lignes directrices sont vagues - ou pire, verbales seulement - il devient beaucoup plus difficile pour votre entreprise de prouver son innocence.

Si un employé se blesse au travail, il est tout aussi important de pouvoir démontrer qu'il y avait une procédure documentée et sûre que l'employé a choisi d'ignorer.

Il est également important d'énoncer clairement la conduite à adopter entre les employés, en précisant clairement que l'entreprise ne tolère aucun comportement inapproprié. Cela peut être particulièrement important dans le cas de poursuites pour harcèlement, lorsque le plaignant peut entraîner votre entreprise dans le pétrin en faisant valoir que vous n'avez pas fait assez pour le décourager.

2. Conformité avec les lois du travail

Il existe des lois du travail fédérales et d'état qui exigent que certaines informations soient données par écrit à vos employés. Le défaut de se conformer peut entraîner des amendes, des pénalités et des poursuites judiciaires de la part d'employés qui s'estiment lésés.

Le manuel de l'employé doit toujours inclure les politiques de congés de votre entreprise, comme les congés médicaux familiaux. Selon la taille de votre entreprise, il peut y avoir des lois fédérales et étatiques accordant un certain nombre de jours de congés non payés pour une maladie grave, s'occuper d'un membre de la famille malade ou la naissance d'un enfant. La loi fédérale est jusqu'à 12 semaines dans une période donnée de 12 mois, mais les lois de l'État varient.

L'indemnisation des travailleurs est une autre inclusion obligatoire dans le manuel. Bien qu'il n'y ait pas d'obligation fédérale d'inclure les informations sur les travailleurs dans un manuel, de nombreux États exigent que les travailleurs reçoivent cette information par écrit. De même, fournir à vos employés des informations écrites sur la politique anti-discrimination de votre entreprise est souvent obligatoire.

Il est également sage de vérifier les lois locales et nationales quelles informations vous devez fournir par écrit à vos employés concernant les avantages, les congés militaires, les droits des travailleurs handicapés, les politiques d'allaitement maternel, la politique de congé le devoir du jury laisse les politiques.

3. Comportement des employés

Le manuel peut fonctionner comme un moyen positif d'orienter vos employés vers le comportement souhaité. En expliquant les valeurs et les priorités de l'entreprise, vos employés disposent d'un cadre pour gérer les situations inattendues et les clients. Même dans une petite entreprise, il y a des moments où vous n'êtes pas disponible pour prendre des décisions sur-le-champ.

Le manuel de l'employé devrait également aider vos employés à comprendre la structure de l'entreprise, notamment le calcul de la rémunération des heures supplémentaires, les retenues d'impôt, les horaires de travail, le processus d'évaluation du rendement et les systèmes de primes ou d'intéressement.

Dans le monde de plus en plus branché d'aujourd'hui, il est également sage d'inclure une section sur la conduite numérique. Cela peut inclure tout, de l'étiquette électronique et des signatures uniformes à la sécurité par mot de passe et votre politique sur l'utilisation de supports externes tels que les clés USB avec l'équipement de l'entreprise. Soyez particulièrement prudent si vos employés ont accès à tout type de données client afin d'éviter toute mauvaise manipulation des informations personnelles.

Inclure les problèmes liés aux relations avec les médias. Un employé qui est cité dans les nouvelles est généralement perçu comme parlant au nom de l'entreprise, ce qui explique pourquoi le manuel de l'employé devrait fournir des directives claires en cas de demandes de renseignements des médias.