Une partie de la gestion d'une petite entreprise prospère est l'utilisation efficace du produit le plus précieux: le temps. Avant de décider de diriger une entreprise, vous devez être bien équipé avec de bonnes compétences en gestion du temps pour promouvoir le succès et la santé d'une nouvelle entreprise. Il y a plusieurs façons d'aborder le dilemme de la gestion du temps.

Analyse de Pareto

L'analyse de Pareto fait référence à ce que l'on appelle communément la règle 80/20. L'idée derrière l'analyse de Pareto est que 80% des extrants proviennent de 20% des intrants. Pour aider les principaux décideurs, l'analyse de Pareto recommande la priorisation des activités plus importantes qui ont des effets significatifs sur un projet donné. En termes de revenus, la règle des 80/20 montrerait qu'une part importante du résultat net d'une entreprise est tirée par une liste restreinte de clients; De même, une partie significative du chiffre d'affaires ne peut être créée que par quelques produits disponibles de la société.

C'est un précieux moyen de savoir quels processus internes de l'entreprise sont les plus efficaces ou les plus rentables. L'analyse de Pareto vous encourage à prendre conscience de ces processus précieux et à passer moins de temps sur les pratiques moins importantes.

L'analyse de Pareto vous rappelle de vous concentrer sur les facettes les plus rentables de l'entreprise. La règle vise à optimiser l'efficacité de l'effort; En termes d'efficacité temporelle, apprenez à différencier les tâches génératrices de revenus des tâches non génératrices de revenus. Lorsque vous choisissez entre plusieurs activités susceptibles de générer des revenus, choisissez celles qui généreront le plus de revenus pour une période donnée. L'analyse de Pareto prend littéralement le sens de l'expression «le temps c'est de l'argent».

Méthode ABC

La méthode ABC place les activités dans trois catégories simples d'importance. Les activités A sont les processus les plus importants pour l'entreprise. Les activités B sont classées comme étant d'importance moyenne, et les activités C sont les moins importantes pour la maintenance de l'entreprise. Vous pouvez utiliser la méthode ABC en conjonction avec l'analyse de Pareto pour souligner l'importance de donner plus de temps aux aspects plus efficaces ou générateurs de revenus de l'entreprise.

La méthode ABC est couramment utilisée pour suivre l'inventaire, les articles portant l'étiquette A étant comptés plus souvent que ceux des catégories B et C. La perte d'articles dans la catégorie A cause plus de dommages à l'entreprise que la perte d'articles dans les catégories B et C; Si les articles ont un faible inventaire, vous devez accorder plus d'importance au réapprovisionnement de ces articles clés.

Utilisez l'analyse ABC avec les activités que vous devez effectuer périodiquement pour gérer l'activité, telles que l'analyse des données relatives aux revenus, l'évaluation des employés actuels ou l'organisation de conférences de mise en réseau.Vous savez que vous devez effectuer certaines activités plus souvent que d'autres.

Méthode Eisenhower

La méthode Eisenhower porte le nom du président productif Dwight Eisenhower. Il classe les activités en quatre groupes. Vous considérez deux questions lors du choix du prochain plan d'action: «est-ce urgent? et "Est-ce important?" Le temps que vous consacrez à chacune de ces activités suit au moins le nombre le plus élevé: pas urgent et pas important, urgent et non important, urgent et important, et non urgent et important.

Cette méthode est un outil utile car elle vous oblige à déterminer si une activité donnée, telle qu'écouter attentivement une présentation de vente, est urgente ou importante et décourage l'engagement dans des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. La méthode Eisenhower vous permet de ne plus penser aux principales fonctions commerciales en termes de revenus. Même si vous consacrerez le plus de temps à des tâches importantes mais non urgentes, vous ferez d'abord et avant tout les tâches urgentes et importantes.

Les chefs d'entreprise ont des idées divergentes sur ce qui est urgent et ce qui n'est pas urgent. Pour certains, apaiser un client mécontent sera une priorité pour les autres, en apprendre sur une nouvelle méthode de marketing que les concurrents n'ont pas encore essayé sera une tâche urgente. La réévaluation des priorités et ce qui est considéré comme urgent et important est une partie nécessaire d'une gestion du temps réussie.

Méthode POSEC

"POSEC" est un acronyme pour "Prioriser, Organiser, Rationaliser, Économiser, Contribution". Le système vous encourage à parcourir les mouvements de chacun des verbes afin de faire une meilleure gestion du temps.

"Prioriser" fait référence aux activités de commande conformes aux objectifs de l'entreprise. "Organiser" fait référence à la synchronisation de ces activités en relation les unes avec les autres. "Rationaliser" fait référence à la mise en place de systèmes qui vous permettent d'effectuer des tâches plus rapidement. «Économiser» fait référence à la réalisation de plans organisationnels d'une manière plus rentable. «Contribution» signifie se concentrer sur les avantages potentiels à long terme découlant de la mise en œuvre de certaines procédures.

Théorie du pot de cornichons

Le pot est votre moment. Si le pot est d'abord rempli avec des tâches importantes et chronophages, il peut ensuite être rempli de petits cailloux, puis sabler pour remplir entièrement toutes les fissures. Si le pot est d'abord rempli avec du sable - ces gaspilleurs de temps qui ont peu d'importance pour le résultat net de l'entreprise ou pour la vente de produits et services - il n'y aura plus de temps pour les cailloux ou les rochers importants.

La théorie du pot de cornichons suggère que plus la tâche est facile - ou, dans l'analogie, verser dans le pot de conserves au vinaigre - moins cela peut avoir un impact positif sur le développement et l'avenir de l'entreprise. De même, les tâches insignifiantes, ou les grains de sable, sont faciles à mettre dans le pot, et ils ont aussi le moins d'effet global sur les résultats de l'entreprise.

Il peut être beaucoup plus utile d'entreprendre les tâches les plus difficiles et les plus importantes en premier; ce sont les événements majeurs, les victoires.Sinon, si tout le temps disponible est gaspillé en plaçant des grains de sable dans le pot, il ne restera plus de temps ou plus d'espace dans le pot. Les petites tâches sont attrayantes; ils sont faciles, et lorsqu'ils sont entassés dans une liste, ils peuvent sembler significatifs. Cependant, un tas de sable comparé à un caillou ou à un rocher a peu d'importance. Soyez fier des petites et moyennes victoires, mais essayez d'atteindre vos objectifs principaux.