De nombreux représentants inexpérimentés enfreignent involontairement les règles régissant la correspondance afin d'ajouter de la valeur aux communications avec les clients en faisant la vente croisée de divers produits et services. Cela fait d'avoir une solide compréhension de la correspondance et de la documentation de vente critique pour un directeur enregistré. Dans cet article, nous fournirons quelques indications sur la façon de distinguer les deux et de présenter quelques exemples sur la correspondance appropriée.

Communications avec le public L'Association nationale des courtiers en valeurs mobilières (NASD) a établi les règles 2210 et 2211 pour établir une distinction claire entre la correspondance et la documentation de vente. Pour voir ces règles, consultez le site de la NASD pour les règles 2210 et 2211.) En général, les règles expliquent quels types d'informations peuvent être inclus dans la correspondance client par rapport à la documentation commerciale, y compris les limitations sur la distribution de ces informations. Au besoin, ces règles fournissent aux dirigeants inscrits une méthode permettant d'évaluer si le contenu de la correspondance prévue dépasse la limite de la documentation de vente.

Qu'est-ce que la correspondance?
La définition de la correspondance de la NASD consiste en une lettre ou un message électronique envoyé par un membre à un ou plusieurs de ses clients au détail existants et à moins de 25 clients éventuels, au cours d'une période de 30 jours civils.

Un mythe répandu à propos de la correspondance est que, parce qu'elle s'adresse aux clients actuels, le contenu peut être davantage axé sur les ventes. Cependant, les directeurs inscrits doivent se rappeler que la correspondance est toujours assujettie aux exigences de supervision et d'examen de la règle 3010d) de la NASD et que la correspondance doit être revue par un directeur enregistré lorsque sa distribution dépasse les limites de 25/30. jour) et / ou lorsque le contenu fait une recommandation financière ou d'investissement ou fait la promotion d'un produit ou d'un service du membre.

Qu'est-ce que la littérature de vente?
La définition de la documentation de vente est large, ce qui peut expliquer pourquoi certains représentants inscrits incluent par erreur certains éléments de la documentation de vente dans la correspondance des clients. La NASD définit la documentation de vente comme suit: «Toute communication écrite ou électronique (autre qu'une réimpression préparée de façon indépendante, matériel de vente institutionnel et correspondance), généralement distribuée ou rendue généralement accessible aux clients ou au public, y compris les circulaires, rapports de recherche, lettres de marché, rapports de performance ou résumés, lettres types, scripts de télémarketing, textes de séminaires, réimpressions (qui ne sont pas des réimpressions préparées indépendamment) ou extraits de toute autre documentation commerciale ou publiée, et communiqués de presse concernant les produits ou services d'un membre. Règle NASD 2210 ). Quand la correspondance devient un document de vente

Le secteur des services financiers est reconnu pour tirer le meilleur parti de toutes les occasions de promouvoir sa gamme de produits et de services aux clients. La vente croisée implique généralement une mauvaise orientation des représentants inscrits inexpérimentés pour discuter d'autres «opportunités» avec leurs clients à tous les points de contact, ce qui (malheureusement) inclut la correspondance.
Si vous voulez avoir une meilleure idée de la façon dont la mauvaise direction se produit, jetez un coup d'œil aux pièces suivantes:

ABC Investments

123 Anywhere Street Anytown, États-Unis 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginie23599 Chère Mme Smith: Cette lettre a pour but de confirmer votre échange de ABC Blue Chip Fund à ABC Large Growth Fund. Selon l'IRS, cet échange constitue la vente de titres. Nous vous invitons à discuter avec votre conseiller fiscal et juridique de la façon dont cet échange peut influer sur votre situation. La version la plus récente du prospectus du Fonds de croissance ABC grande capitalisation est également incluse pour votre revue. Si vous avez des questions au sujet de cette transaction ou de toute autre question liée à Placements ABC, veuillez communiquer avec notre service à la clientèle au 877-555-2300, du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h CST. Merci, madame Smith, de faire partie de la famille d'ABC Investments. Cordialement, Bob Wilson Président, ABC Investments ABC Investments Membre SIPC Figure 1: Cette communication illustre la manière appropriée de créer une correspondance.

ABC Investments

123 N'importe quelle rue Anytown, États-Unis 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginie23599 Chère Mme Smith: Le but de cette Une lettre confirmera votre échange entre ABC Blue Chip Fund et ABC Large Cap Growth Fund. Selon l'IRS, cet échange constitue la vente de titres. Toutefois, Placements ABC aimerait vous informer que nous avons plusieurs produits avantageux sur le plan fiscal qui pourraient réduire l'incidence de l'impôt lors des échanges de fonds au sein de la famille de fonds d'Investissements ABC. Nous vous invitons à discuter avec votre conseiller fiscal et juridique de la façon dont cet échange peut influer sur votre situation. La version la plus récente du prospectus du Fonds de croissance ABC grande capitalisation est également incluse pour votre revue. Si vous avez des questions concernant cette transaction ou toute autre question liée à ABC Investments - , y compris les produits fiscalement avantageux qui peuvent vous permettre d'atteindre vos objectifs de placement , veuillez contacter notre service à la clientèle au 877- 555-2300, du lundi au vendredi, entre 8h00 et 17h00 CST. Merci, madame Smith, de faire partie de la famille d'ABC Investments. Cordialement, Bob Wilson Président, ABC Investments Membre d'Investissements ABC SIPC Figure 2: Cette communication illustre la manière la plus courante dont les représentants inscrits violent les règles de correspondance et franchissent la ligne des ventes Littérature.Les parties en italique soulignent les limites qui sont franchies.

Le rôle des directeurs d'école

En tant que directeur d'école, vous devez comprendre l'état d'esprit et les besoins de formation des représentants inscrits que vous supervisez. Dans de nombreux cas, le point critique de détection - le point auquel un principal enregistré doit déterminer si un élément de communication particulier franchit la ligne de la correspondance à la documentation commerciale - évalue l'intention de l'auteur et l'objectif de la communication. Demandez-vous également si la communication a été initiée par le client ou résulte d'une demande ou d'une transaction récente.
Si, par exemple, un client fait une transaction ou un échange, c'est généralement à la suite d'un événement déclencheur, comme le roulement des actifs d'un régime de retraite, l'augmentation des investissements ou la diversification des allocations. Étant donné que les représentants inscrits savent que les événements déclencheurs offrent une fenêtre d'opportunité très distincte pour les promotions, il est plus probable que les communications résultant d'une transaction client soient considérées comme une fenêtre d'opportunité proverbiale plutôt qu'une transaction standard justifiant un formulaire. lettre réponse.

Conclusion

Les représentants inscrits devraient-ils être chargés de fermer cette fenêtre? Non. La croissance de l'industrie des services financiers dépend de la capacité des représentants inscrits à accroître la valeur de leur service et de leurs conseils aux clients, principalement grâce à la pratique éprouvée de la vente croisée. Donc, au lieu de fermer la fenêtre d'opportunité, peut-être que les directeurs enregistrés devraient être accusés:
De convaincre les représentants inscrits que la "valeur" de la correspondance

1. est le service et non le la plate-forme la plus convaincante pour promouvoir l'entreprise est à travers la littérature de vente, pas de correspondance. Pour plus d'informations concernant la correspondance et la documentation commerciale, veuillez lire les
2. Avis NASD aux membres suivants:

06-48 SEC approuve les modifications aux règles 2210 et 2211 de la NASD pour exiger la divulgation des frais et des dépenses en matière d'OPC Matériel de vente; Date d'entrée en vigueur: le 1er avril 2007 04-36 La SEC approuve le projet de règlement 9550 de la NASD sur les procédures accélérées

• 00-22 La SEC approuve un nouveau programme pilote d'arbitrage unique volontaire pour une période de deux ans
• 00-15 SEC Approuve le changement de règle relatif aux exigences de dépôt pour les rapports de recherche préparés de façon indépendante
• 99-16 La SEC approuve les changements aux règles concernant l'adhésion et l'inscription; Enquêtes et sanctions Et la conduite et le code de procédure
• 98-83 SEC approuve le changement de règle relatif aux normes pour la correspondance individuelle
• Pour plus d'articles sur les carrières, consultez l'archive Financial Careers.