Une personne qui doit conduire pour travailler est autorisée à déduire son kilométrage sur sa déclaration de revenus fédérale après avoir satisfait à certains critères. De plus, les personnes qui profitent de cette opportunité doivent documenter les voyages et être prêtes à présenter des preuves à l'appui sur la façon dont la déduction est calculée. Si ces obligations sont respectées, la contribuable bénéficie de la réduction de son impôt sur le revenu.

1. Se qualifier pour la déduction de miles

Avant de consigner des informations pour une déduction de kilométrage potentielle, certains critères doivent être remplis pour en bénéficier. Un contribuable peut prendre la déduction de kilométrage pour le déplacement du bureau à un lieu de travail, du bureau à une deuxième place d'affaires ou pour conduire à des courses liées à l'entreprise. De plus, un contribuable peut inclure des voyages faits avec des clients, aller à l'aéroport, visiter des clients pour affaires ou chercher un nouvel emploi dans le même secteur.

2. Déterminer la méthode de calcul

Un contribuable peut choisir entre deux options de comptabilisation du montant de la déduction de kilométrage. Les deux méthodes varient, car on ne nécessite pas la tenue d'un journal de kilométrage. Si un contribuable choisit de prendre la déduction de kilométrage standard, elle a seulement besoin de maintenir un journal de kilométrage admissible conduit. Si elle choisit de déduire les frais de véhicule réels pour l'année, elle doit conserver tous les reçus et les documents pertinents relatifs aux frais engagés pour le véhicule.

3. Compteur kilométrique au début de l'année fiscale

L'Internal Revenue Service (IRS) oblige un contribuable à enregistrer l'odomètre des véhicules utilitaires au début de l'année d'imposition. Cette information est documentée sur le formulaire 2106. Si le véhicule est acheté au cours de l'année et n'est pas nouveau, le contribuable doit enregistrer la lecture de l'odomètre dès le premier jour où il est déployé.

4. Conserver le journal de conduite (si nécessaire)

Si un contribuable choisit la déduction de kilométrage standard, il doit tenir un registre des miles parcourus. L'IRS exige des informations spécifiques à maintenir, ou elle peut être sujet à la disqualification de prendre la déduction. Au début de chaque voyage, le contribuable marque la lecture de l'odomètre du véhicule et énumère l'objectif, l'emplacement de départ, l'emplacement de fin et la date du voyage. À la fin du voyage, elle prend note de la lecture finale de l'odomètre et soustrait ce chiffre de la lecture initiale pour trouver le kilométrage total du voyage. Le registre de conduite doit être conservé en temps opportun avec des détails spécifiques, car les estimations et les arrondis ne sont pas autorisés.

5. Conserver un relevé des reçus (si nécessaire)

Si une contribuable choisit la déduction de dépenses réelle, elle n'est pas tenue de tenir un registre de kilométrage. Au lieu de cela, elle doit conserver des copies des reçus et des documents pertinents.Chaque document doit inclure la date, le montant du service ou du service acheté, et l'information relative au bien ou au service fourni.

6. Compteur kilométrique à la fin de l'année d'imposition

À la fin de l'année d'imposition, le contribuable enregistre la lecture de l'odomètre de fin. Ce chiffre est utilisé en conjonction avec la lecture de l'odomètre au début de l'année pour calculer le nombre total de kilomètres parcourus dans la voiture pour l'année. L'information, y compris le pourcentage de milles parcourus à des fins commerciales, est requise sur le formulaire 2106.

7. Enregistrer le kilométrage dans la déclaration de revenus

À la fin de l'année d'imposition, un contribuable énumère le nombre total de milles parcourus sur la ligne 2106, ligne 13. Ce chiffre est calculé selon le taux de kilométrage standard de l'année pour déterminer le montant déductible. . Alternativement, elle peut organiser les recettes des dépenses réelles en groupes, y compris l'essence, le pétrole, les réparations, l'assurance, la location de véhicules et l'amortissement.

8. Conserver la documentation

Le contribuable doit conserver la documentation relative à une déduction de kilométrage d'au moins trois ans. Si la documentation est demandée à l'IRS pour justifier les calculs de la déduction de kilométrage, le contribuable doit conserver une copie des dossiers avant de disperser l'information aux autorités fiscales. Pour minimiser le risque de perte d'information, elle devrait tenir un registre physique distinct pour chaque année d'imposition distincte.