Vous venez de commencer un nouvel emploi, et vous vous sentez assez fantastique à ce sujet. Ensuite, votre employeur vous donne un formulaire d'impôt appelé W-4 à remplir. Les formulaires d'impôt vous remplissent d'effroi. Vous ne les comprenez pas, et vous avez peur de ce qui se passera si vous faites une erreur. Ne vous inquiétez pas: Cet article explique ce qu'est un W-4 et ligne par ligne et comment remplir le formulaire W-4, Certificat de retenue à la source de l'employé afin que votre employeur retienne le bon montant d'impôt sur le revenu de vos chèques de paie. (Si vous avez un comptable, confirmez vos décisions avec lui avant de remplir le formulaire.)

Qu'est-ce que le formulaire W4

La façon dont vous remplissez le formulaire W-4 de l'IRS, le certificat de retenue à la source de l'employé détermine combien d'impôt votre employeur retiendra de votre salaire. Votre employeur envoie l'argent qu'il retient de votre salaire à l'Internal Revenue Service (IRS), avec votre nom et votre numéro de sécurité sociale. Votre retenue d'impôt compte pour payer la facture d'impôt annuelle que vous calculez lorsque vous produisez votre déclaration de revenus en avril. C'est pourquoi le formulaire W-4 demande des informations d'identification, telles que votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale.

Étape 1

Indiquez votre nom et votre adresse dans la section 1. Facile.

Étape 2

Indiquez votre numéro de sécurité sociale dans la case 2. Votre employeur a besoin de cette information pour que, lorsqu'il envoie l'argent retenu sur votre chèque de règlement à l'IRS, le paiement est imputé sur votre facture annuelle.

Étape 3

Dans la case 3, cochez la case correspondant à votre état civil, célibataire ou marié. Mais attendez, il y a une autre boîte: "Marié, mais retenir à un taux unique plus élevé. "Devriez-vous choisir cette boîte? Peut-être, si votre conjoint travaille également, et vous vous inquiétez de ne pas avoir retenu assez d'impôt. Avant de prendre votre décision, consultez la Feuille de travail sur deux emplois / emplois multiples (c'est la deuxième page que votre employeur devrait vous avoir fournie avec le formulaire W-4, ou vous pouvez la télécharger de l'IRS). Il y a aussi une note au-dessous des cases vous demandant de choisir la case "Single" si vous êtes marié mais séparé légalement, ou si votre conjoint est un étranger non résident.

Étape 4

La case 4 ne s'appliquera probablement pas à vous sauf si vous vous êtes récemment marié et que vous avez changé de nom mais que vous n'avez toujours pas reçu de carte de sécurité sociale à jour . Vous devez appeler le 1-800-772-1213 pour une carte de sécurité sociale de remplacement avec votre nouveau nom dessus avant de pouvoir donner un W-4 à votre employeur. Ce n'est pas un gros problème, mais faites-le rapidement, parce que votre employeur est tenu de retenir les impôts au taux le plus élevé possible jusqu'à ce que vous soumettiez un W-4.

Étape 5

La ligne 5 demande le nombre total de quotas que vous demandez. Pour répondre, vous devez répondre à quelques questions.

Regardez d'abord la partie supérieure de la page sur le W-4 que vous remplissez.Vous y trouverez la feuille de calcul des allocations personnelles. Chaque allocation que vous réclame réduit le montant que votre employeur retiendra de votre salaire, mais vous ne pouvez pas choisir un nombre élevé de quotas parce que vous en avez envie. Remplir cette feuille de calcul vous dira combien de permis vous êtes autorisé à entrer à la ligne 5. Passons par chaque étape.

A. Réclamez une allocation si personne d'autre ne vous réclame comme personne à charge, ce qui est le cas pour la plupart des adultes. Mais si, disons, vous avez 16 ans et que vous remplissez le formulaire W-4 pour votre travail après l'école, ou que vous êtes à l'université et que vous remplissez le formulaire pour votre stage d'été, vos parents vous réclament probablement à charge, et vous n'êtes pas autorisé à réclamer une allocation ici.

B. Vous pouvez demander une deuxième allocation si vous êtes célibataire et avez un seul emploi, si vous êtes marié mais votre conjoint ne travaille pas, ou si votre salaire d'un deuxième emploi ou votre conjoint gagne 1 500 $ ou moins. Fondamentalement, si votre ménage n'a qu'une source de revenu importante (le travail pour lequel vous remplissez ce W-4), demandez une allocation sur cette ligne.

C. Réclamez une allocation si vous avez un conjoint. Mais si vous avez plus d'un emploi, ou si vous êtes marié et que votre conjoint travaille, vous pourriez ne pas vouloir réclamer une allocation ici pour éviter d'avoir trop peu d'impôt retenu.

D. Avez-vous des personnes à charge «autres que votre conjoint ou vous-même» que vous demanderez dans votre déclaration de revenus? Techniquement, la définition IRS d'une personne à charge est assez compliquée (voir la publication IRS 501 pour plus de détails), mais la réponse courte est que c'est un enfant admissible ou un parent admissible qui vit avec vous et que vous soutenez financièrement.

E. Réclamez une indemnité si vous déposez comme chef de famille. Vous pourriez penser, comme je l'ai déjà fait, que si vous êtes célibataire et indépendant, vous êtes le chef de votre ménage. L'IRS prierait de différer. Il considère qu'un chef de ménage est une personne célibataire (au moins, j'ai bien compris cette partie) et paie plus de 50% du coût d'entretien d'une maison pour elle-même et ses personnes à charge ou pour d'autres personnes qualifiées. individus (encore une fois, la publication 501 a tous les détails). Ceci est plus d'un "désolé vous êtes coincé élever ce gosse par vous-même" allocation.

F. Réclamez une allocation si vous avez au moins 2 000 $ de frais de garde d'enfants ou de personnes à charge (excluant la pension alimentaire pour enfants) pour lesquels vous prévoyez demander un crédit dans votre déclaration de revenus annuelle. Voir la publication 503 de l'IRS, «Dépenses pour enfants et personnes à charge», pour plus de détails.

G. Crédit d'impôt pour enfants (y compris le crédit d'impôt additionnel pour enfants). Sur cette ligne, vous pouvez demander des allocations pour vos enfants admissibles, selon votre revenu et le nombre d'enfants que vous avez. Voir la publication IRS 972, «Child Tax Credit», pour plus d'informations. Fondamentalement, toutes ces questions sur les enfants et les personnes à charge tentent de rendre compte des crédits que vous pourrez demander sur le formulaire 1040, ce qui réduira votre impôt sur le revenu pour l'année. Votre employeur retiendra moins de vos chèques de paie si l'une de ces situations s'applique à vous.

H. Enfin, une question facile. Additionnez tous les nombres des lignes ci-dessus et entrez le total ici.

Sous la ligne H, vous apprendrez que vous n'avez peut-être pas encore terminé la feuille de calcul. Il comporte des pages supplémentaires si votre situation fiscale est plus compliquée parce que vous avez plus d'un emploi, que votre conjoint travaille ou que vous détaillez des déductions dans votre déclaration de revenus au lieu de prendre la déduction standard. Marcher à travers ces feuilles de calcul supplémentaires est au-delà du champ d'application de cet article, mais la publication IRS 505, "Retenue d'impôt et impôt estimé," fournit des informations supplémentaires. La calculatrice IRS retenue peut vous faire gagner du temps.

En supposant que vous ne tombez pas dans l'une de ces situations plus compliquées, transférez le total de la ligne H de la feuille de calcul à la ligne 5 du formulaire W-4, ci-dessous, où vous vous êtes arrêté. Conservez les feuilles de travail pour vos dossiers; ne les donnez pas à votre employeur.

Étape 6

Rappelez-vous, nous sommes de retour sur le formulaire W-4 maintenant. L'IRS veut savoir si vous voulez un montant supplémentaire retenu de votre salaire. "Bien sûr que non. Vous prenez déjà assez de mon argent ", vous pensez. Mais si le nombre d'allocations que vous réclamez à la ligne H risque de faire en sorte que votre employeur retienne trop peu d'impôt au cours de l'année, vous vous retrouverez avec une grosse facture fiscale et des pénalités de sous-paiement et des intérêts en avril. Dans ce cas, dites à votre employeur de retenir l'argent supplémentaire de chaque chèque de paie, de sorte que cela n'arrive pas.

Comment savez-vous si cela peut arriver? Une cause probable est si vous recevez un revenu important indiqué sur le formulaire 1099, qui est utilisé pour les intérêts, les dividendes ou les revenus d'un travail indépendant; aucun impôt sur le revenu n'est retenu sur ces sources de revenu. Vous pourriez également devoir entrer un montant pour la ligne 6 si vous deviez utiliser la deuxième page de la feuille de calcul des allocations personnelles.

Étape 7

Êtes-vous légalement exemptés de retenue à la source parce que vous n'aviez aucun impôt à payer pour l'année précédente et que vous prévoyez ne pas avoir d'impôt à payer pour l'année en cours? Si oui, inscrivez «exempté» à la case 7. Notez que les instructions ne disent pas d'écrire «exempté» si vous avez reçu un remboursement d'impôt l'année dernière. Ce n'est pas la même chose que de ne pas avoir d'impôt à payer. Ne pas avoir d'impôt à payer peut sembler impressionnant, mais cela signifie probablement que vous avez gagné moins de 15 000 $ pour toute l'année si vous êtes célibataire ou que votre conjoint et vous avez gagné moins de 30 000 $ si vous êtes marié.

Étape 8

Rappelez-vous comment nous avons dit plus tôt que vous ne pouviez pas réclamer autant d'exemptions que vous le vouliez? Voici pourquoi. Le formulaire dit: «Sous peine de parjure, je déclare avoir examiné ce certificat et, au mieux de ma connaissance et de ma conviction, il est vrai, correct et complet. "Vous devez signer votre nom ci-dessous cette déclaration, où il est dit," Signature de l'employé. "Entrez ensuite la date sur la droite.

Enfin, suivez les instructions aux deux tiers de la page qui indiquent: «Séparez ici et donnez le formulaire W-4 à votre employeur. Gardez la partie supérieure pour vos dossiers."

Quand vous devez déposer un nouveau formulaire

En général, votre employeur n'enverra pas le formulaire W-4 à l'IRS; Après l'avoir utilisé pour déterminer votre retenue, l'entreprise va le déposer. Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur. Les situations où vous pourriez avoir besoin de changer votre W-4 comprennent se marier ou divorcer, avoir un enfant ou décrocher un deuxième emploi. Vous pouvez également soumettre un nouveau formulaire W-4 si vous constatez que vous avez retenu trop ou trop peu l'année précédente lorsque vous préparez votre déclaration de revenus annuelle et que vous vous attendez à ce que votre situation soit similaire pour l'année d'imposition en cours. Vos changements de W-4 prendront effet au cours des trois à trois prochaines périodes de paie.

Astuce pour économiser de l'argent

Si vous commencez un emploi au milieu de l'année et que vous n'étiez pas employé plus tôt dans l'année, voici une rente fiscale qui peut vous faire économiser de l'argent. Si vous ne serez pas employé plus de 245 jours pour l'année, demandez par écrit que votre employeur utilise la méthode de la partie d'année pour calculer votre retenue à la source. La formule de retenue de base suppose un emploi pour toute l'année, donc sans utiliser la méthode de la partie d'année, vous aurez trop retenu, et vous devrez attendre le temps d'impôt pour récupérer l'argent.

The Bottom Line

Il est important de remplir ce formulaire correctement parce que l'IRS exige que les gens paient des impôts sur leurs revenus progressivement tout au long de l'année. Si vous avez trop peu d'impôt retenu, vous pourriez devoir une somme étonnamment importante à l'IRS en avril, plus les intérêts et les pénalités pour sous-paiement de vos impôts au cours de l'année. Dans le même temps, si vous avez trop d'impôt retenu, votre budget mensuel sera plus serré que nécessaire. De plus, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt lorsque vous pourriez épargner ou investir cet argent supplémentaire et obtenir un rendement - et vous ne recevrez pas vos impôts payés en trop avant le mois d'avril suivant lorsque vous produisez votre déclaration de revenus et se faire rembourser. À ce moment-là, l'argent peut sembler être une aubaine, et vous pourriez l'utiliser moins judicieusement que si vous l'aviez gagné progressivement avec chaque chèque de règlement. Si vous ne soumettez pas le formulaire W-4, l'IRS exige que votre employeur retienne au taux le plus élevé, comme si vous étiez célibataire et ne réclamant aucune indemnité.