Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9 de l'IRS et une demande de numéro d'identification fiscale et de certification. Ce formulaire aide les entreprises à obtenir des informations clés de leurs fournisseurs afin de préparer des déclarations d'informations pour l'IRS. Les entreprises doivent produire des déclarations de renseignements en utilisant le formulaire 1099-MISC chaque fois qu'elles paient un pigiste ou un entrepreneur indépendant d'un montant total de 600 $ ou plus au cours de l'année (voir Le but des formulaires 1099).

Vos clients utiliseront les informations de votre W-9 pour inscrire votre nom, votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d'identification fiscal (NIF) sur le 1099-MISC qu'ils ont déposé à votre sujet. Ils enverront une copie de 1099-MISC à l'IRS et une autre copie à la fin janvier, après la fin de l'année d'imposition.

Autres circonstances pour lesquelles vous pourriez être invité à remplir un W-9:

• Certaines transactions immobilières
• Intérêts hypothécaires payés
• Acquisition ou abandon de biens garantis
• Annulation de dettes > Contributions à un régime de retraite individuel (IRA)

Pour en savoir plus sur ses utilisations - et quand vous devriez demander d'en signer une - lisez Le but du formulaire W-9.

Instructions étape par étape

Le formulaire W-9 est l'un des formulaires IRS les plus faciles à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous allons vous guider à travers la bonne façon de le compléter.

Étape 1:

Entrez votre nom comme indiqué sur votre déclaration de revenus. Facile, non?

Étape 2:

Entrez le nom de votre entreprise ou le nom de votre «entité ignorée», s'il est différent de celui ci-dessus. Par exemple, vous pourriez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n'utilisez pas votre nom personnel comme nom d'entreprise; Au lieu de cela, vous «faites des affaires» sous un autre nom. Vous entrez ce nom ici. En ce qui concerne la partie entité négligée, si vous ne savez pas ce que c'est, vous n'en faites probablement pas partie. Le type d'entité négligé le plus courant est une société à responsabilité limitée à un seul membre, et les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais considérées comme des entités non comptabilisées. Étape 3:

Quel type d'entreprise êtes-vous en matière de classification fiscale fédérale: entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre»? Cochez la case appropriée. Si vous n'êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise à propriétaire unique, parce que vous auriez dû déposer beaucoup de documents pour devenir l'une des autres entités. Étape 4:

Exemptions. Les chances sont que vous allez laisser ces cases vides. Voici quelques exceptions: 1. Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue de réserve, comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d'entrer un code dans la case «Code du bénéficiaire exonéré». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes, et pour quels types de paiements ces codes doivent être utilisés.Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour recevoir des paiements d'intérêts ou de dividendes, par exemple, entreront le code "5. "

2. Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) peuvent avoir besoin d'entrer un code dans la case «Exemption from FATCA reporting code». Aucune de ces cases ne s'appliquera à l'entrepreneur indépendant type ou pigiste.

Étape 5:

Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Et si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle? Quelle adresse devez-vous indiquer sur le formulaire W-9? Utilisez l'adresse que vous utiliserez dans votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez l'adresse de votre domicile sur le formulaire W-9 afin que l'IRS ne rencontre pas de problème. . Étape 6:

Dans cette étape facultative, vous pouvez indiquer le nom et l'adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour conserver une trace de qui vous avez fourni votre numéro d'identification fiscale. Étape 7:

L'IRS appelle cette section Partie I, qui doit vous demander ce que toutes ces étapes que vous venez de terminer étaient. Ici, vous devez fournir le numéro d'identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale (SSN) si vous êtes une entreprise individuelle, ou votre numéro d'identification d'employeur (EIN) si vous êtes un autre type d'entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également EIN, mais l'IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela rendra plus facile de faire correspondre toutes les 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus, que vous allez déposer sous votre SSN. Que se passe-t-il si votre entreprise est nouvelle et n'a pas de numéro EIN? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L'IRS dit que vous devez appliquer pour votre numéro et écrire "demandé" dans l'espace pour le TIN. Vous voudrez obtenir ce numéro aussi rapidement que possible, car jusqu'à ce que vous le fassiez, vous ferez l'objet d'une retenue de réserve. Pour demander un EIN en ligne, visitez le site IRS ici. Reportez-vous aux instructions de l'étape 8, partie II ci-dessous pour plus d'informations sur la suspension de la sauvegarde.

Étape 8:

Dans la deuxième partie, vous devez jurer que vous n'êtes pas un menteur menteur qui ment avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire d'impôt pourrait signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison; l'IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les attestations que vous certifiez être véridiques, sous peine de parjure: 1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon bon numéro d'identification de contribuable (ou j'attends qu'un numéro me soit délivré).

Si vous envisagiez d'utiliser un numéro d'identification fiscale «emprunté», volé ou inventé, vous y penserez peut-être à deux fois avant de mentir sous serment.

2. Je ne suis pas assujetti à la retenue de réserve parce que: (a) je suis exempté de retenue de réserve, ou (b) je n'ai pas été avisé par l'Internal Revenue Service (IRS) que je suis assujetti à une retenue de réserve déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l'IRS m'a notifié que je ne suis plus soumis à la retenue de réserve.

La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue de réserve. Si vous n'avez aucune idée de ce que l'IRS parle ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n'êtes pas exempté, l'IRS vous aura informé, et l'entreprise qui vous paie doit savoir parce qu'il est nécessaire de retenir l'impôt sur le revenu de votre salaire à un taux forfaitaire de 28% et l'envoyer à l'IRS. (Par ailleurs, vous savez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration de revenus: Vous devrez peut-être en parler à un futur client, et cela pourrait faire réfléchir la société à deux fois.) Le point (c) dit essentiellement que si vous étiez une fois soumis à une retenue de sauvegarde mais ne le sont plus, personne n'a besoin de savoir. C'est fondamentalement le même que le point (a). Cliquez ici pour lire les détails de l'IRS sur la retenue de sauvegarde.

3. Je suis un citoyen des États-Unis ou une autre personne des États-Unis.

Si vous êtes un étranger résident, vous êtes dans le clair. L'IRS considère également ce qui suit comme un "U. S. personne ": un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis; un domaine domestique; et une confiance domestique. Si votre entreprise est un partenariat avec un partenaire étranger, des règles spéciales s'appliquent; lire à leur sujet dans les instructions pour former W-9. Si vous n'êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.

4. Les codes FATCA inscrits sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté du rapport FATCA sont corrects.

Vous n'aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui concerne la Foreign Account Tax Compliance Act.

Un peu plus de choses avant de signer

Le formulaire vous demande de rayer l'article 2 ci-dessus si vous avez été informé par l'IRS que vous faites actuellement l'objet d'une retenue de réserve parce que vous n'avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes votre déclaration de revenus.

Vous pouvez rayer l'article 2 si vous remplissez un formulaire W-9 dans le cadre d'une transaction immobilière. L'article 2 ne s'applique pas dans ce cas, cela n'a donc aucune importance si vous faites l'objet d'une retenue de réserve.

Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères des instructions du W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas tenus de signer ce formulaire. Vous êtes généralement seulement requis de le signer si l'IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un TIN incorrect. Mis à part les aspects techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement incomplète ou invalide si vous ne l'avez pas signée, et bonne chance en essayant de les convaincre autrement.

Retour du formulaire

Renvoyez votre formulaire W-9 rempli à l'entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le remettez en personne pour limiter votre exposition au vol d'identité, mais cette méthode n'est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter le document et votre e-mail et vérifier que vous avez l'adresse e-mail correcte du destinataire avant d'envoyer votre message.

Conclusion

Fournir des informations précises sur votre W-9 vous aidera à vous assurer que les paiements que vous recevez, ou d'autres transactions nécessitant ce formulaire, sont correctement signalés à l'IRS.Si vous n'êtes pas sûr de certains éléments, tels que la classification appropriée de votre entreprise, vérifiez auprès de votre comptable ou autre conseiller financier.