Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez vérifier que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. Une fois que vous avez fait une offre d'emploi (mais pas avant), le nouvel employé doit démontrer son admissibilité à travailler aux États-Unis en remplissant le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi. En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de veiller à ce que ce formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis soit rempli par l'employé et vous-même. Conservez le formulaire avec vos autres dossiers d'emploi. ne le déposez pas auprès du gouvernement.

(Pour en savoir plus sur les responsabilités des employeurs lors de l'embauche, voir 8 choses que les employeurs ne sont pas autorisés à vous demander.)

À quoi sert le formulaire?

Le formulaire I-9 est conçu pour obtenir de l'information de nouveaux employés qui démontrent leur admissibilité à travailler légalement aux États-Unis. Aucun travailleur n'est exempté de devoir remplir le formulaire. Il comporte trois parties:

Partie I

Pour l'employé, établissement de l'identité

Cette partie du formulaire est remplie par l'employé. Il comprend des informations telles que le nom complet, l'adresse, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale (le cas échéant), l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de l'employé (l'adresse e-mail et le numéro de téléphone sont facultatifs).

Cette partie est également utilisée pour attester - sous peine de parjure - que la personne est légalement habilitée à travailler aux États-Unis parce qu'elle est:

• Un citoyen
• Un non-résident des États-Unis
• Un résident permanent légal
• Un étranger autorisé à travailler aux États-Unis L'employé doit entrer la date d'expiration de cette autorisation si en vigueur.

Un employé qui est un étranger et autorisé à travailler doit entrer le numéro d'enregistrement étranger (un "numéro A" qui est un numéro unique de 7, 8 ou 9 chiffres attribué à un étranger) ou le formulaire I-94 numéro d'admission.

L'employé doit signer le formulaire et le dater. Les fausses déclarations peuvent entraîner des amendes et / ou l'emprisonnement.

Certains employés peuvent avoir besoin d'aide pour remplir leur partie du formulaire. Si l'employé est mineur ou handicapé, ou a besoin de traduction, la personne aidant à remplir le formulaire (préparateur et / ou traducteur) doit également entrer son nom et son adresse et ensuite signer le formulaire (également sous peine de parjure) .

Partie II

Pour l'employeur, révision des documents de l'employé

Cette partie du formulaire est remplie par l'employeur. Il décrit les documents que l'employeur a examinés pour vérifier l'admissibilité de l'emploi. L'employeur devrait prendre cette mesure dans les trois jours suivant le premier jour d'emploi. L'employeur peut, mais n'est pas obligé de photocopier le ou les documents présentés.

Trois listes de documents peuvent être utilisées. Le type de documents utilisés dicte la partie de la partie II que l'employeur doit remplir.

Liste A. Les documents de cette liste établissent à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi de l'employé. Un employé doit seulement présenter l'un des formulaires suivants pour satisfaire à l'exigence de document:

• U. S. Passeport (ou code de passeport américain)
• Carte de résident permanent («carte verte») ou carte de reçu d'enregistrement étranger (techniquement, la carte verte est le formulaire I-551)
• Passeport étranger avec tampon temporaire I-551
• Document d'autorisation de travail contenant une photographie (formulaire I-766)
• Pour un étranger non-immigrant autorisé à travailler: un passeport étranger et le formulaire I-94 (ou 94A) et une approbation du statut de non-immigrant de l'étranger il n'a pas expiré
• Passeport des États fédérés de Micronésie, République des Îles Marshall

Liste B. Les documents de cette liste indiquent l'identité de l'employé. Si un employé n'a pas de document de la liste A, il doit produire un document de la liste B plus un document de la liste C (ci-dessous).

• Permis de conduire ou carte d'identité délivrée par un État (à condition qu'il contienne une pièce d'identité avec photo et autres informations personnelles)
• Identifiant de l'école avec photo
• Carte d'électeur
• U. S. carte militaire ou brouillon
• Carte d'identité militaire à charge
• U. Carte marine de la Garde côtière S.
• Document tribal amérindien
• Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne

Pour les mineurs (de moins de 18 ans) qui ne peuvent produire l'un des documents de la liste B, documents alternatifs acceptable de prouver que l'identité de l'employé comprend un dossier scolaire ou un bulletin scolaire; client, médecin ou dossier d'hôpital; ou un dossier de garderie ou d'école maternelle.

Liste C. Ce document établit l'autorisation de l'employé à travailler aux États-Unis. Encore une fois, si l'employé ne peut pas produire un document de la liste A, il doit en produire un de la liste B et de la liste C. Carte du numéro de compte de sécurité sociale (sauf si la carte indique: non valide pour l'emploi, valable uniquement pour travailler avec l'autorisation INS, ou valable pour travailler uniquement avec l'autorisation du DHS)

• Attestation de naissance à l'étranger délivrée par le Département d'État (Formulaire FS-545)
• Attestation de déclaration de naissance délivrée par le Département d'État (formulaire DS-1350)
• Copie originale ou certifiée d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis ayant un sceau officiel
• Document tribal amérindien
• U. Carte d'identité de citoyen S. (formulaire I-197)
• Carte d'identité pour citoyen résident aux États-Unis (formulaire I-179)
• Document d'autorisation de travail délivré par le Department of Homeland Security
• . Dans le cas d'un employé, les employeurs doivent attester, sous peine de parjure, qu'ils ont examiné les documents nécessaires, qu'ils sont authentiques et qu'ils croient, au meilleur de leur connaissance, que l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis. l'employeur doit noter le premier jour d'emploi de l'employé ainsi que les autres renseignements sur l'employeur (le nom de l'entreprise, le titre de la personne qui signe le formulaire et l'adresse de l'entreprise).

Partie III

Pour l'employeur, lors de la réembauche

Cette partie du formulaire est également remplie seulement par l'employeur, mais elle n'est utilisée que dans le cas de la revérification lors de la réembauche d'un employé. Si un employé est réembauché dans les trois ans suivant la date de l'original I-9, l'employeur peut choisir de remplir cette section ou un nouvel I-9.

S'il est nécessaire de remplir cette partie, l'employeur doit simplement indiquer le nom de l'employé (ou le nouveau nom si l'employé a changé de nom) et la date de réembauche. Si l'autorisation précédente d'emploi a expiré mais a été prolongée, entrez les informations sur le document établissant cette autorisation (titre du document, numéro et nouvelle date d'expiration de l'autorisation d'emploi). Comme dans le cas des autres parties, l'employé doit signer sous peine de parjure qu'il croit que le document présenté est authentique et que l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis.

Bottom Line

Les employeurs doivent conserver les I-9 pendant la plus récente des trois années suivant la date d'embauche ou un an après la date à laquelle l'emploi prend fin. De temps à autre, le gouvernement fédéral peut examiner vos dossiers d'emploi. Si vous ne produisez pas d'I-9, vous pouvez être passible de sanctions civiles et / ou pénales. Pour plus d'informations sur l'I-9, consultez le «Manuel à l'intention des employeurs: Instructions pour remplir le formulaire I-9». Si vous avez d'autres questions sur l'I-9, vous pouvez consulter un avocat spécialisé en droit du travail.

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Remplir 1099 formulaires et Remplir le formulaire 4562, pas à pas.)