Vous avez sans doute entendu la phrase courante: «Une réunion est un lieu où l'on prend des minutes et où l'on gaspille des heures. "Beaucoup, beaucoup d'heures sont gaspillées par des réunions. En fait, lorsqu'on leur a demandé de nommer le plus grand gaspilleur de temps au travail, 24% des employés interrogés dans un salaire. rapport com énumérés réunions et conférences téléphoniques.

Les travailleurs ne pensent pas seulement que les réunions sont une perte de temps. Apparemment, ils pensent aussi que les réunions en sucent la vie. Cela peut sembler trop dramatique jusqu'à ce que vous considérez les résultats d'un sondage Clarizen / Harris. Lorsqu'on leur a demandé ce qu'ils préféreraient faire plutôt que de participer à une réunion de statut, près de la moitié (46%) ont répondu qu'ils préféreraient faire une activité désagréable, telle que:

• Aller à la DMV
• S'asseoir et regarder la peinture sèche
• Passer quatre heures au travail
• Passer sous le canal radiculaire
• Se faire couper les cheveux dans un mulet
• En outre, 60% des personnes interrogées ont déclaré consacrer plus de temps à la préparation de la réunion qu'à la réunion en cours: elles consacrent en moyenne 4 heures et 6 heures par semaine à la préparation des réunions sur le statut, et ils passent 4,5 heures par semaine dans les réunions de statut.

En outre, 35% des personnes interrogées considèrent les réunions de statut comme une perte de temps, et 60% effectuent plusieurs tâches au cours des réunions.

De nombreux employés ont déjà l'impression de devenir des travailleurs 24 heures sur 24 et ils n'aiment pas l'idée de perdre du temps dans des réunions vides de sens. Cependant, des réunions sont parfois nécessaires, et quand elles sont menées correctement, elles peuvent être productives et tolérables, voire agréables. Voici dix façons de tenir des réunions plus productives.

1. Briser l'habitude

Ce n'est pas parce que vous vous êtes toujours rencontrés tous les jeudis après-midi que vous devez continuer sur cette voie. Certaines habitudes doivent être brisées, et certaines politiques de l'entreprise doivent être réécrites. Vous devriez rencontrer pour une raison particulière, et pas seulement parce que vous êtes habitué à le faire.

2. Peser vos options

Considérez vos autres options avant de planifier une réunion. Au lieu de réunions hebdomadaires, vous pourriez peut-être vous rencontrer toutes les deux semaines. Les rapports d'état détaillés devraient vous fournir assez d'informations pour savoir ce qui se passe entre les réunions et vous pouvez toujours décrocher le téléphone pour appeler quelqu'un si vous avez une question. En outre, si vous vous réunissez pour partager des informations, pensez à envoyer ces informations par e-mail.

3. Soyez sélectif

N'invitez jamais les participants à la réunion "au cas où. "S'il n'y a pas de raison claire pour que certaines personnes assistent à votre réunion, ne les invitez pas ou ne demandez pas leur présence. Par exemple, ne forcez pas les techniciens à assister à votre réunion de vente juste au cas où vous rencontrez un problème avec l'utilisation du pointeur laser.

4. Préparer à l'avance

La création d'un agenda vous obligera à réfléchir à l'objectif de la réunion et à créer un plan séquentiel.Assurez-vous également de rassembler toutes vos informations à l'avance. De plus, réservez la chambre à l'avance, confirmez la réservation et vérifiez la salle pour vous assurer que tous vos accessoires (tableau blanc, craie pour le tableau, etc. .) sont à l'endroit désigné.

5. Diffuser l'information

Si la réunion implique de discuter de matériel spécifique, envoyer ces documents à l'avance afin que les participants aient suffisamment de temps avant la réunion pour examiner le matériel et formuler des idées. Demander aux participants d'apporter deux ou trois questions, commentaires ou préoccupations à la réunion est l'un des meilleurs moyens de s'assurer que les participants ont pris le temps d'examiner le sujet discuté.

6. Début et fin à l'heure

Tous les participants ont interrompu leurs jours de travail chargés pour assister à votre réunion. Respectez leur temps pour commencer la réunion à l'heure prévue. Les participants en retard peuvent être informés lorsque la réunion est terminée. De plus, gardez l'œil sur l'horloge pour pouvoir terminer la réunion à temps. Aussi, ne vous sentez pas obligé de remplir tout le créneau horaire. Si vous terminez les points à l'ordre du jour, récompensez les participants en les laissant retourner au travail.

7. Gardez le cap

Suivez l'ordre du jour pour garder la réunion sur la bonne voie, car c'est la clé pour terminer à temps. Ne permettez pas aux participants d'introduire des sujets non liés susceptibles de faire dérailler la réunion. Assurez-vous également que les participants restent concentrés. Demandez-leur de s'abstenir d'utiliser leurs téléphones, tablettes et ordinateurs portables pendant la réunion (une réunion sans dispositif est connue sous le nom de réunion topless).

8. Commentaires de contrôle

Si le but de la réunion est de résoudre des problèmes ou de trouver de nouvelles idées, vous devrez solliciter des opinions du groupe. Cependant, ne laissez pas les participants avec de fortes personnalités dominer la discussion. Assurez-vous que tout le monde a une chance égale d'exprimer leur opinion. Aussi, évitez de répéter les quelques points encore et encore. Écrire des questions ou des décisions sur un tableau blanc ou sur un tableau de conférence peut éviter des réponses répétitives qui demandent beaucoup de temps.

9. Limiter PowerPoint

Vous pouvez utiliser PowerPoint pour présenter quelques graphiques, diagrammes ou puces, mais pas de réunion pilotée par PowerPoint. En d'autres termes, ne videz pas toutes vos informations dans PowerPoint et passez la totalité de la réunion à lire chaque diapositive.

10. Soyez honnête

Si une certaine décision a déjà été prise, ne prétendez pas que les participants ont été convoqués pour donner leur avis ou décider d'un plan d'action. Rien ne fait que les employés se sentent plus improductifs que d'exercer du temps et des efforts lorsque leur contribution n'a pas d'importance.

The Bottom Line

Parfois, les réunions sont essentielles, mais de nombreux employés les classent parmi les pires tâches liées au travail. Cela vaut la peine de faire en sorte que vos réunions soient plus ciblées, pertinentes et efficaces.