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Les entreprises ont la possibilité de payer des dépenses à terme pour certains coûts associés aux affaires, en créant une écriture comptable appelée dépense payée d'avance ou dépense différée. À des fins comptables, les montants des dépenses payées d'avance et des frais reportés sont comptabilisés dans le bilan d'une société, et des réductions ont lieu pour chacun d'entre eux au moment où l'actif est consommé. Étant donné qu'une entreprise ne tire pas immédiatement profit des biens ou des services achetés, les frais payés d'avance et les frais reportés sont comptabilisés à titre d'actifs dans la société jusqu'à ce que la dépense du bien ou du service soit entièrement réalisée. Bien que les frais payés d'avance et les frais reportés constituent des paiements anticipés pour des biens ou des services, il existe des différences évidentes entre les deux termes comptables communs.

Dépenses prépayées

La plupart des achats effectués par une entreprise à l'avance sont classés dans la catégorie des dépenses payées d'avance. Ces biens ou services prépayés sont ceux que l'entreprise utilise ou épuise au cours d'une année d'achat, tels que le loyer ou les taxes foncières. Jusqu'à ce que le bénéfice de l'achat soit réalisé, les dépenses payées d'avance sont inscrites au bilan à titre d'actif à court terme. Par exemple, si une entreprise verse à son propriétaire 30 000 $ en décembre pour le loyer de janvier à juin, l'entreprise est en mesure d'inclure le montant total payé pour les actifs courants en décembre. Comme chaque mois passe, le compte de dépenses payées d'avance pour le loyer est diminué du montant du loyer mensuel jusqu'à ce que le total de 30 000 $ soit épuisé. Les dépenses courantes payées d'avance pour lesquelles la consommation a lieu au cours d'une année comprennent le loyer des installations, les taxes foncières, les primes d'assurance et les frais d'intérêts.

Frais reportés

Les frais reportés, également appelés frais reportés, constituent une catégorie à long terme de frais payés d'avance. Lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services pour lesquels la consommation n'a pas lieu immédiatement ou n'est pas prévue au cours des 12 prochains mois, un compte de frais différés est créé pour être détenu à titre d'actif non courant dans le bilan. La consommation totale d'une dépense différée pourrait être des années après l'achat initial. Par exemple, une entreprise qui émet des obligations pour lever des capitaux engage des coûts importants pendant le processus d'émission. Ceux-ci peuvent inclure des honoraires d'avocat pour préparer la documentation, des honoraires de banque d'investissement pour le souscripteur d'obligation ou des honoraires associés aux services de comptabilité, qui peuvent tous ajouter jusqu'à des centaines de milliers de dollars pour l'entreprise. Les frais d'émission de titres de créance peuvent être classés dans les frais reportés, et la société peut épuiser une partie des coûts de façon égale au cours de la durée de vie de 20 ou 30 ans de l'obligation. Les autres frais reportés courants comprennent les frais de démarrage, l'achat d'une nouvelle usine ou installation, les frais de réinstallation et les frais de publicité.

Les frais payés d'avance et les frais reportés sont des aspects importants du processus comptable d'une entreprise. En tant que tel, la compréhension de la différence entre les deux termes est nécessaire pour rendre compte et rendre compte des coûts de la manière la plus précise possible.