Une fois que vous avez produit votre déclaration de revenus, vous n'avez probablement pas envie de conserver tous les documents - W-2, 1099 et plus - ou même de penser aux taxes. Mais il y a des documents que vous voulez conserver indéfiniment. Faire une pratique de conserver les documents dont vous aurez besoin pour l'avenir sera plus tard rentable dans les économies d'impôt. Voici un aperçu de ces documents et pourquoi vous devriez les garder.

Copies des déclarations

L'IRS dispose d'un délai limité pour auditer les déclarations (généralement trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration). Cependant, cette limite ne s'applique pas si l'IRS pense que vous n'avez jamais produit une déclaration. Si l'IRS vous envoie une lettre indiquant que vous n'avez jamais déposé, c'est à vous de prouver le contraire. Pour ce faire, conservez une copie de votre déclaration pour toujours, avec une preuve de dépôt. Le type de preuve dépend de la façon dont vous avez produit votre déclaration:

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• Pour les retours sur papier: un reçu enregistré ou certifié ou le bordereau d'un transporteur privé (par ex., FedEx, UPS).

• Pour les déclarations électroniques: Le courriel accusant réception de votre déclaration a été accepté pour dépôt. Si vous utilisez un logiciel pour le fichier, l'e-mail est généré par le logiciel (par exemple, TurboTax vous envoie un e-mail). Si vous utilisez un préparateur rémunéré, demandez au préparateur de confirmer que votre déclaration a bien été acceptée.

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Il en va de même pour les déclarations de revenus des États. Conservez pour toujours une copie de la déclaration de revenus de l'État, accompagnée d'une preuve de dépôt.

Documents pour votre maison

Pour beaucoup de gens, une résidence personnelle est leur plus grand atout, et celle qui peut générer une facture d'impôt importante lorsqu'ils sont vendus. La loi fiscale permet jusqu'à 250 000 $ de gain sur la vente d'une résidence principale (500 000 $ pour les codemandeurs) si certaines conditions sont remplies. Si ces conditions ne sont pas remplies, ou si le gain dépasse la limite en dollars, un gain imposable en résulte. Afin de minimiser le gain, il est utile de maximiser la base de la maison. La base, qui commence avec ce que vous avez payé pour la maison, peut être augmentée par des améliorations d'immobilisations, comme un ajout, un nouveau toit, des appareils électroménagers, une piscine creusée et l'aménagement paysager.

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Plus longtemps vous êtes propriétaire de la maison, plus il est probable que (a) le prix que vous obtenez lorsque vous vendez sera plus élevé que ce que vous avez payé et (b) que vous avez investi plus d'argent dans maison pour des améliorations. Trouver une liste des améliorations de capital pour lesquelles vous devriez enregistrer les reçus ou autres preuves de paiement dans la publication IRS 523.

En plus de l'amélioration de la maison, conserver votre déclaration de règlement initial et d'autres documents liés à l'achat. Cela vous permet d'ajouter à votre coût ce qui suit:

• Frais de résumé (frais de dossier)

• Frais d'installation de services publics

• Frais juridiques (y compris frais de recherche de titre, préparation du contrat de vente et préparation l'acte)

• Frais d'enregistrement

• Frais d'arpentage

• Titre d'assurance

• Taxe de transfert fiscale

Conservez une trace de ces dépenses tant que vous possédez votre maison, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration indiquant la vente.La période de trois ans dans la plupart des cas est le moment où l'IRS peut remettre en question votre position.

Coûts d'acquisition des biens

Comme dans le cas des améliorations domiciliaires, vous voulez conserver les documents relatifs à d'autres biens - actions, maison de villégiature, immeuble locatif ou œuvre d'art. Encore une fois, vous devez savoir ce que vous avez payé pour la propriété, y compris les commissions et autres coûts d'acquisition, de sorte que vous pouvez calculer correctement le gain lorsque vous vendez. Si vous ne le faites pas, vous devrez peut-être payer plus d'impôts que ce qui serait autrement dû (c'est à vous de prouver votre base d'imposition si l'IRS conteste votre retour).

Comme dans le cas des documents relatifs à votre maison, conservez ces registres aussi longtemps que vous possédez la propriété, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration indiquant la vente de la propriété.

Note: Les sociétés de courtage et les sociétés de fonds communs de placement sont désormais tenues de fournir des informations de base sur certains titres (par exemple, les actions acquises auprès d'elles depuis 2011). Cependant, il est sage pour vous de conserver cette information au cas où vous changez d'entreprise ou d'entreprise fusionnent et que vos dossiers sont perdus (cela arrive).

Propriété héritée

Lorsque vous héritez de biens, votre assiette fiscale devient la valeur de la propriété à la date du décès de la personne qui vous l'a laissée (appelée étalement). Les grandes successions (celles évaluées à plus de 5,43 millions de dollars pour les personnes décédées en 2015) indiquent la valeur d'une déclaration de revenus fédérale (formulaire 706). Les petites successions peuvent avoir à déclarer la valeur de la propriété sur les formulaires d'impôt sur le décès de l'État, même si aucune déclaration fédérale n'est due. Demandez à l'exécuteur, à l'administrateur ou au représentant personnel de la succession de vous fournir cette information.

Pour les successions qui ne sont pas tenues de produire ces déclarations, il appartient aux héritiers de déterminer la valeur, qui devient la base de la propriété. Si vous héritez de titres cotés en bourse, obtenez leur valeur pour la date du décès. Si vous héritez d'une propriété, vous pouvez obtenir une évaluation pour l'heure du décès afin de pouvoir démontrer votre base plus tard. Encore une fois, comme avec d'autres biens, conserver cette information aussi longtemps que vous possédez la propriété, plus la période pendant laquelle l'IRS peut remettre en question votre rapport d'une vente.

La conclusion

La tenue de documents peut sembler fastidieuse et fastidieuse. Créez un système d'archivage qui fonctionne pour vous. Simplifiez vos papiers en créant un enregistrement électronique (par exemple, numérisez les documents que vous souhaitez conserver et conservez-les dans un fichier sur votre ordinateur portable, sur une clé USB ou dans le cloud).

Pour en savoir plus sur la protection de tous vos documents importants, consultez 8 Mesures de protection financière en cas de catastrophe. Et si vous avez encore des affaires fiscales inachevées pour l'année dernière, voir Erreur? Comment produire une déclaration de revenus modifiée et Vous avez manqué la date limite de déclaration de revenus: et maintenant?