L'un des problèmes auxquels les propriétaires de petites entreprises doivent faire face est de se tenir au courant des nombreuses obligations liées aux taxes locales, nationales et fédérales. Alors que la plupart des propriétaires d'entreprise embauchent un comptable ou un fiscaliste pour traiter de questions fiscales, la compréhension du régime fiscal est importante pour ceux qui assument l'ultime responsabilité de s'acquitter de toutes les obligations fiscales. Cet article se concentrera sur les obligations du propriétaire de l'entreprise en ce qui concerne les charges sociales. (Découvrez comment les retenues sur la paie peuvent réduire votre impôt sur le revenu des particuliers dans Retenues salariales Payez .)

VOIR: Comment rédiger un plan d'affaires

Impôt sur la masse salariale Toute entreprise avec des employés est tenue de retenir les charges sociales des salaires des employés et de payer les impôts fédéraux, et les taxes locales. Les impôts habituellement retenus sur les salaires des employés comprennent les taxes FICA (assurance-maladie et sécurité sociale) et les impôts fédéraux, provinciaux et locaux, le cas échéant. Autres obligations de retenue comprennent FUTA (Loi fédérale sur l'impôt sur le chômage) et, dans des États tels que la Californie, Hawaï, New Jersey, New York et Rhode Island, les taxes d'assurance-invalidité. Le défaut de payer des impôts ou de manquer un paiement peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, il est donc important de calculer le montant des taxes sur les salaires dus et de les payer à temps. (Une bonne tenue de livres est essentielle pour les petites entreprises Lire Six étapes pour un meilleur budget d'affaires pour savoir comment gérer les revenus et les dépenses.)

Si le propriétaire d'une petite entreprise n'a pas d'employés externes mais est incorporé, les règles ci-dessus s'appliquent également aux chèques de paie du propriétaire, car il est essentiellement le seul employé de la société. Si l'entreprise n'est pas constituée en société et qu'il n'y a pas d'employés, le propriétaire devra payer des impôts estimatifs sur le revenu d'un travail indépendant chaque trimestre. (Lire Si vous incorporez votre entreprise pour savoir si cette structure d'entreprise serait avantageuse pour vous.)

Calcul des charges sociales Le calcul des taxes sur les salaires se fait en trois étapes:

1. Déterminer les travailleurs imposables
2. Déterminer les salaires imposables
3. Calculer les retenues à la source

Travailleurs imposables Les travailleurs peuvent être des employés ou des entrepreneurs indépendants. Les employés sont traités comme des travailleurs imposables assujettis aux charges sociales, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts. Habituellement, les travailleurs sont considérés comme des employés si vous avez le droit de diriger et de contrôler la façon dont ils font leur travail, plutôt que simplement les résultats du travail. Cependant, les frontières entre les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas toujours claires. Afin d'aider les propriétaires d'entreprise à déterminer quels travailleurs sont des employés imposables, l'IRS a des règles de common law, qui comprennent des tests comportementaux, financiers et relationnels.

Test de comportement Un travailleur est un employé lorsque l'employeur a le droit de diriger et de contrôler le travailleur. L'employeur n'a pas à diriger ou à contrôler le travailleur, mais il a le droit de le faire.

Test financier Ce test porte sur le degré de contrôle d'un employeur sur les aspects financiers de l'emploi. Dans certaines professions, un contrôle important sur les fournitures utilisées pour le travail appuie le statut de travailleur indépendant.

Un moyen sûr de distinguer un entrepreneur indépendant d'un employé est la disponibilité des services. Un entrepreneur indépendant n'est pas lié à une entreprise et peut faire de la publicité pour des services; un employé ne peut pas annoncer de services à moins qu'il ne travaille à l'extérieur de l'entreprise en tant qu'entrepreneur indépendant.

Test de parenté
Ce test fait référence à la façon dont l'employeur et le travailleur perçoivent leur relation. Si une relation employeur-travailleur est prévue pour durer jusqu'à la fin d'un projet spécifique ou pour une période de temps spécifique, alors le travailleur est un entrepreneur indépendant. D'un autre côté, si la relation n'a pas de limites, le travailleur est un employé imposable.

Salaires imposables
Les salaires imposables sont des rémunérations pour services rendus et peuvent inclure un salaire, des primes ou des cadeaux . Certaines formes de rémunération, telles que les remboursements de frais professionnels pour les voyages ou les repas, ne sont pas admissibles à titre de salaire imposable. Pour que les dépenses ne soient pas imposables, les employés doivent les vérifier au moyen de reçus ou de rapports de dépenses. Ils doivent également être nécessaires, raisonnables et liés aux affaires. (Si vous engagez des dépenses liées à l'entreprise, assurez-vous de conserver vos reçus en ordre Lisez Préparer les 10 étapes pour préparer l'impôt avant le 15 avril.)

Calculer la retenue Après vous Après avoir déterminé quels travailleurs sont considérés comme des employés imposables et quels sont les salaires imposables, la prochaine étape consiste à déterminer le montant que vous devez retenir pour les impôts fédéraux, provinciaux et locaux, ainsi que FICA et FUTA.

Impôts fédéraux
Chaque chèque de paie doit retenir l'impôt fédéral sur le revenu pour la période applicable. L'IRS a deux ensembles de tables d'impôt que les employeurs peuvent utiliser pour calculer les montants de retenue: les tables de tranches de salaires et les tables de pourcentage.

Les tables de tranches de salaires sont séparées pour cinq périodes de paie différentes (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle et mensuelle). Pour déterminer les retenues d'impôt, les employeurs choisissent la période de paie applicable et la tranche de salaire des employés, puis relisent le tableau à la colonne qui indique le nombre d'exemptions demandées.
Les pourcentages sont disponibles pour huit périodes de paie (journalière, hebdomadaire, bi-hebdomadaire, semestrielle, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) et séparées selon l'état matrimonial. Les employeurs commencent par réduire les salaires par la valeur des exemptions réclamées. Ensuite, ils utilisent le tableau correspondant à l'état matrimonial de l'employé et recherchent le montant de la retenue en fonction de la tranche de salaire.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous avez la responsabilité d'examiner les deux ensembles de tables et de déterminer celui qui convient à votre entreprise. Les tableaux de pourcentage sont plus inclusifs, en termes de périodes de paie, donc si vous êtes dans une situation où différents employés sont payés à des périodes de paie différentes, alors le tableau de pourcentage devrait être la table de choix. Par exemple, si vos employés sont payés trimestriellement, les tableaux de pourcentages seront plus appropriés que les tableaux de tranches de salaires. Pour obtenir ces tableaux, appelez l'IRS ou allez à // www. irs gov / et demander les publications 15 et 15-A.
Taxes de l'État
La plupart des états utilisent des tables similaires aux tables de taxes fédérales, et vous pouvez les obtenir en accédant à la section fiscale du site Web de votre état ou en contactant la Small Business Administration. Vous n'avez pas besoin de retenir les impôts de l'État dans les juridictions qui n'imposent pas d'impôts sur le revenu, tels que l'Alaska, la Floride, le Texas, le Wyoming et le Washington. D'autres exceptions incluent les États dont les impôts sur le revenu des particuliers sont un pourcentage fixe de l'impôt fédéral, comme l'Arizona, et où les impôts des États sont un pourcentage fixe des salaires bruts, comme la Pennsylvanie.
FICA
La loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir les impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie sur les salaires versés aux employés. Il exige également que l'employeur et l'employé paient chacun la moitié de l'impôt FICA. Les impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie sont imposés à la fois à l'employé à un taux forfaitaire de 4. 2% pour la sécurité sociale et de 1. 45% pour Medicare et le taux unique de l'employeur de 6. 2% et 1. 45%, respectivement , créant un taux d'imposition combiné FICA de 15,3% (12,4% pour la sécurité sociale et 2,9% pour l'assurance-maladie). Les travailleurs indépendants sont responsables de payer eux-mêmes l'intégralité de la taxe de 13,3%. (Lisez à propos de la façon dont le gouvernement détermine votre taux d'imposition dans .) Contrairement aux impôts fédéraux et étatiques, les impôts FICA ne sont pas affectés par le nombre d'exemptions de retenue réclamées par l'employé. Vous multipliez simplement le paiement du salaire brut d'un employé par le taux d'imposition applicable pour déterminer combien vous devez retenir et combien vous devez payer en tant qu'employeur. En 2009 et 2010, la taxe de sécurité sociale ne s'applique qu'aux premiers 106 800 dollars de revenu, également appelés base salariale de la sécurité sociale. La base salariale est ajustée chaque année en fonction de l'inflation. La taxe Medicare n'a pas de limite de revenu.

FUTA
Les impôts sur le chômage, ou FUTA, sont des impôts payés uniquement par l'employeur. Vous devez payer des impôts de chômage si l'une des conditions suivantes s'applique:
a) Vous payez un salaire d'au moins 1 500 $ par trimestre

b) Vous avez au moins un employé par jour pendant 20 semaines dans un calendrier année, peu importe si les semaines sont consécutives
Le taux d'imposition FUTA est de 6,2% pour 2011, et il est imposé sur les premiers 7 000 $ de salaire pour chaque employé. Cependant, vous pouvez demander des crédits sur votre impôt FUTA brut pour refléter les impôts de chômage que vous payez. Si vous payez vos impôts de chômage de l'état quand ils sont dus, vous êtes autorisé à réclamer un 5.4% de crédit, ce qui réduit efficacement votre taux d'imposition FUTA à 0. 8%.

Tout réunir
Le calcul des taxes sur la masse salariale peut être très compliqué et il est important d'envoyer les paiements à temps pour éviter les pénalités et les frais de retard. Les paiements de l'impôt fédéral peuvent être effectués soit en ligne par le biais du système fédéral de paiement des impôts (EFTPS), soit par l'intermédiaire des banques autorisées à accepter les paiements fédéraux. Si vous utilisez cette dernière méthode, chaque paiement doit être accompagné du formulaire 8109, qui peut être obtenu en appelant l'IRS au 1-800-829-4933 ou sur le site Web de l'IRS. Les taxes FUTA sont généralement payées trimestriellement et les impôts sur le revenu et les taxes FICA sont déposés deux fois par mois ou mensuellement. L'IRS envoie généralement aux propriétaires d'entreprise un avis à la fin de chaque année détaillant la méthode à utiliser pour l'année à venir.
En général, la rapidité d'un dépôt est déterminée par la date à laquelle il est reçu. Cependant, un dépôt postal reçu après la date d'échéance sera jugé opportun si vous pouvez établir qu'il a été posté au moins deux jours avant la date d'échéance. Pour en savoir plus sur les devoirs de paie des employeurs des petites entreprises, rendez-vous sur // www. irs gov / ou appelez la ligne d'aide en direct de l'IRS pour les entreprises au 1-800-829-4933.

Pour en savoir plus, consultez

Crédit d'impôt pour les dépenses de régime engagées par les petites entreprises .