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Toutes les entreprises qui vendent à crédit devraient avoir des sous-traitants pour leurs comptes débiteurs, surtout si la société agit également comme agence de recouvrement de première main sur les comptes en souffrance. Sans cela, la gestion des créances est plus difficile et moins efficace.

En comptabilité, les grands livres auxiliaires, les sous-livres ou les sous-comptes contiennent des détails spécifiques à l'appui d'un grand livre général. Pour les comptes débiteurs, cela signifie que les informations pour chaque vente à crédit aux clients peuvent être enregistrées et présentées individuellement. Une fois additionné, le total du compte de filiale doit être égal aux comptes débiteurs du bilan. Le but principal de ces sous-livres est de contrôler l'information financière d'une manière productive. Les sociétés peuvent également utiliser les sous-livres de comptes clients pour diffuser des informations sur les ventes à crédit sans divulguer d'informations sur d'autres comptes.

Dans la pratique, le grand livre des comptes clients des filiales agit comme une liste des débiteurs d'une société. La société peut suivre les paiements des clients, surveiller les défauts de paiement, éviter les paiements en trop et concilier les autres erreurs de comptabilité. Le registre peut également être utilisé pour détecter une fraude interne ou un détournement de fonds.

Tout comme chaque fournisseur devrait avoir son propre sous-fournisseur de comptes fournisseurs, chaque client ou client ayant des achats à crédit devrait être suivi individuellement par des sous-acheteurs de comptes débiteurs. L'entreprise peut surveiller la recouvrabilité de la dette et trier les pratiques ARM les plus efficaces. Les comptables peuvent en outre utiliser les données des sous-livres pour estimer leur provision pour créances irrécouvrables. Les entreprises peuvent même utiliser des sous-livres pour déterminer la concentration des comptes débiteurs par client pour voir si l'entreprise dépend trop d'un client.

Les ratios des comptes débiteurs communs, tels que le ratio de rotation des créances ou l'encours des jours de vente, ou DSO, peuvent être calculés sans accès aux sous-comptes. Cependant, une analyse plus approfondie de ces ratios est très difficile sans un détail précis des comptes clients spécifiques. Les conditions de crédit individuelles et les rapports de vieillissement nécessitent des entrées de données de sous-compte, par exemple.

L'analyse des sous-emprunteurs peut aider à transformer les «recettes» hypothétiques en flux de trésorerie réels. La plupart des entreprises utilisent la comptabilité d'exercice pour comptabiliser les revenus et faire correspondre les dépenses, mais une entreprise ne peut pas opérer sur les revenus qui ne sont pas encore perçus. Un flux de trésorerie réel efficace exige que les ventes à crédit soient collectées en temps opportun. Si l'analyse du vieillissement révèle que les débiteurs sont perçus trop lentement, cela pourrait indiquer que l'entreprise est surexposée au risque de crédit et qu'elle pourrait avoir du mal à respecter ses propres obligations en matière de coûts.

L'utilisation efficace des grands livres auxiliaires peut constituer un avantage concurrentiel par rapport aux entreprises moins proactives et détaillées dans leurs comptes débiteurs.Il fournit également un moyen de confirmer l'exactitude du grand livre et vice versa. Si le simple suivi des informations dans les sous-comptes détaillés n'est pas suffisant pour garantir des collectes améliorées, il est plus facile de cibler stratégiquement les ressources ARM à déployer pour minimiser le coût de la recherche de fonds en retard.