Le vieux proverbe «espoir pour le mieux et se préparer au pire» s'applique à beaucoup de choses - dont la moindre n'est pas la perspective d'être audité par la Securities and Exchange Commission. (Pour en savoir plus, voir: Ce qui déclenche un audit de la SEC )

Aucun conseiller financier ne veut être audité, mais les experts en conformité estiment que le moment idéal pour se préparer à cette éventualité est avant une lettre d'audit est reçue. En effet, les conseillers devraient être prêts en tout temps à un audit - même si, comme leurs pairs, ils espèrent ne jamais en subir un.

Préparer, Préparer, Préparer

La meilleure façon de vous assurer que vous êtes prêt pour un audit est de faire de la préparation une partie de votre routine habituelle de gestion de votre entreprise. Si vous savez où tout est et est organisé, il n'y aura pas de panique ou de brouillage de dernière minute si vous recevez cet appel de la SEC. (Pour en savoir plus, voir: Survivre à un audit SEC: Conseils aux conseillers .)

Voici quelques étapes que les conseillers peuvent franchir pour se préparer:

• Organise tous les enregistrements . Les auditeurs de la SEC exigent une grande quantité de documents, qui doivent être produits hâtivement dès le début d'un audit. Avoir une entreprise à gérer n'est pas une excuse pour ne pas s'y conformer de manière complète et opportune. Et attendez l'inattendu. Même avec une longueur d'avance, les demandes spécifiques ne peuvent que compliquer les choses. Alors commencez à rassembler des records aujourd'hui, et brouillez moins demain. (Pour en savoir plus, voir: Démarrage d'une petite entreprise: Tenue de dossiers .)
• Restez à jour . Établissez une routine mensuelle de rafraîchissement des données afin de refléter les listes de fournisseurs et de clients les plus à jour possible. Il est également essentiel de conserver les formulaires ADV et AUA actuels. La première s'applique aux conseillers en placement qui gèrent plus de 25 millions de dollars et présente de l'information fondamentale comme les actifs sous gestion (ASG), le style de placement et le personnel clé. Le formulaire AUA (actifs sous administration) représente la taille globale du portefeuille de dépôt d'une institution. Cette mesure est distincte de AUMa, qui se réfère aux actifs gérés activement d'une entreprise. Les formulaires ADV et AUA peuvent être obtenus auprès des succursales locales de la SEC ou sur le site Web du régulateur, www. seconde. gov. (Pour plus d'informations, voir: Policing the Securities Market: un aperçu de la SEC .)
• Établir un protocole d'audit . Un plan décrivant comment les employés doivent agir et ce à quoi ils doivent s'attendre contribue grandement à les familiariser avec le processus de vérification et à le familiariser avec le processus de vérification avant qu'il ne se produise. Une telle démystification réduit la tension, minimise les erreurs et renforce la confiance. (Pour plus d'informations, voir: Obtenir un travail conforme .)
• Exécuter un audit fictif. Tout comme un protocole d'audit peut préparer mentalement les employés à l'événement principal, des simulations d'audit dirigées par un tiers aideront le personnel à surmonter l'anxiété liée à la performance et à surmonter les faiblesses de son comportement.Les audits simulés démontrent également un engagement à faire les choses correctement - un fait qui impressionne les régulateurs, en leur faisant savoir que vous les prenez au sérieux. (Pour plus d'informations, voir: Lorsque les régulateurs financiers vous laissent tomber .)
• Préparez l'action d'exécution . La plupart des audits ne révèlent pas de violations graves, mais il y a eu une légère augmentation des recommandations informelles résultant des audits. Pour planifier un tel résultat (et les amendes associées), les entreprises devraient prendre l'habitude de réduire les frais d'avocat en réduisant le temps de facturation et en utilisant des outils internes comme Bates d'estampage et tableaux de production lors de la préparation des documents. (Pour en savoir plus, consultez: Top 5 des logiciels utilisés par les conseillers financiers .)
• Posez des questions . Enfin, les conseillers ne devraient pas avoir peur de se présenter armés de questions à poser aux régulateurs; Cela simplifiera le processus d'audit pour toutes les personnes impliquées. Savoir si votre entreprise a été ciblée au hasard, si la vérification est le résultat d'une cause spécifique, ou si elle fait partie d'un balayage sectoriel vous aidera à rassembler le bon cadre d'information, le plus approprié à la nature spécifique de la enquête. (Pour en savoir plus, voir: Comprendre la SEC .)

Le bilan

Les audits, par nature, sont des réalités indésirables et désagréables d'être un conseiller financier. En obtenant vos canards proverbiaux dans une rangée - avant d'être frappé par une enquête formelle - vous pouvez faciliter et simplifier le processus, réduire les coûts et minimiser les retombées. (Pour en savoir plus, voir: Un jour dans la vie d'un conseiller financier .)