Les sociétés de conseil financier ont besoin de renforcer leur jeu en matière de supervision de plateformes de communication plus récentes, telles que les réseaux sociaux et la messagerie instantanée, selon une étude de Smarsh. Le Rapport d'enquête sur la conformité des communications électroniques de 2016

met en évidence les lacunes en matière de conformité et ce que les entreprises doivent faire.

Principales constatations Voici quelques conclusions clés du rapport. (Pour en savoir plus, consultez: Principaux casse-tête de conformité pour les conseillers financiers

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• Il est plus important que jamais de surveiller la conformité, mais le travail devient également plus difficile. Pour répondre à leurs obligations, les équipes de conformité s'assoient à la table avec des ressources humaines, des technologies de l'information et du marketing.
• Il y a plus de moyens de communiquer que jamais. Les médias sociaux, les messages texte et les messages instantanés fournissent chacun des canaux qui étendent le périmètre de conformité. S'il y a des lacunes dans la surveillance, les entreprises peuvent être exposées à des risques de conformité.

Les services de la conformité craignent que leurs pratiques de supervision des communications ne suivent pas, que les approches actuelles n'identifient pas les risques dans les organisations et qu'elles ne concentrent pas efficacement leurs ressources sur les domaines présentant les plus grands risques pour l'entreprise. L'examen des messages est un sujet de préoccupation particulière.

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L'étude de Smarsh, qui porte sur la conservation et la surveillance des communications électroniques, en est à sa sixième année. Bien que certaines préoccupations soient constantes d'une année à l'autre, comme un examen réglementaire accru et le défi de l'adaptation aux nouveaux canaux de communication, les nouvelles tendances créent de nouveaux défis. «Les écarts en matière de politique, d'application de la loi et de rétention demeurent élevés, ce qui expose les entreprises à des fraudes non détectées, à des erreurs et à des sanctions réglementaires», affirme M. Smarsh.

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Et ces pénalités augmentent. Smarsh a déclaré que les amendes infligées par la Financial Industry Regulatory Authority en matière de communications électroniques ont plus que doublé entre 2008 et 2015, alors qu'elles étaient de 6 dollars. 2 millions. Le besoin de trouver un équilibre entre la confidentialité des employés et les obligations de surveillance, l'émergence de nouveaux canaux de communication, les menaces cybernétiques posées par les plateformes de messagerie électronique et les ressources humaines insuffisantes pour répondre aux besoins de supervision de la conformité. (Pour en savoir plus, voir: FINRA sur la bonne voie pour l'année record des amendes

.)

De plus, ces ressources ne sont pas uniquement grevées de fonctions de conformité. Smarsh a déclaré que 65% des répondants ont déclaré que les fonctions de conformité étaient responsables du traitement des demandes de découverte électronique ou à d'autres fins commerciales.Moins de 10% des répondants ont déclaré s'attendre à une augmentation significative des ressources au cours des 12 prochains mois. Plus d'un quart ont déclaré que l'insuffisance des budgets était une préoccupation majeure, et 38% ont déclaré que le manque de ressources humaines était une préoccupation, en hausse par rapport à 30% l'année dernière.

Le périmètre de conformité

Selon Smarsh, l'extension du périmètre de conformité constitue une préoccupation majeure: l'ensemble des canaux et appareils électroniques utilisés par une organisation et nécessitant des règles de gouvernance, de rétention et de supervision. Mais ce qui détermine si un message est ou non un enregistrement professionnel, c'est son contenu, ce qui signifie que le personnel chargé de la conformité doit superviser de nombreux types de communications, même celles sur des appareils personnels ou des comptes de médias sociaux. Certains progrès ont été réalisés dans ce domaine, note M. Smarch. Le nombre d'entreprises ayant des politiques régissant les plates-formes de conférence Web a augmenté à 61% en 2016, contre 50% en 2015. Mais «ces lacunes ne se terminent pas», conclut l'étude. Le pourcentage d'entreprises qui ont des systèmes d'archivage ou de supervision pour les nouveaux canaux de communication stagne et, dans certains cas, diminue de 2014 à 2016.

Sources de risque

Quarante-huit pour cent des répondants déclarent que les médias sociaux du risque de conformité perçu. Même lorsque les médias sociaux sont interdits, un pourcentage important de répondants ont dit qu'ils auraient un minimum de confiance qu'ils pourraient prouver que l'interdiction fonctionnait. Les entreprises qui autorisent mais n'archivent pas les médias sociaux peuvent ne pas remplir leurs obligations, avertit M. Smarsh.

The Bottom Line En vertu des règles de la Securities and Exchange Commission visant à protéger les investisseurs, les entreprises sont tenues d'archiver les communications électroniques dans des formats non réinscriptibles et non effaçables (WORM) pendant au moins trois ans. examen fondé sur la correspondance et les communications internes. Mais compte tenu de l'augmentation exponentielle du volume de messages et des nouveaux canaux, les lacunes dans la rétention et la supervision sont considérées comme inévitables. "Pour parler franchement, la supervision est brisée", a déclaré le PDG Stephen Smarsh. (Pour plus d'informations, voir: La SEC augmente le nombre de cas enregistrés lorsque les amendes restent à plat

.)