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Une balance de vérification est un simple rapport comptable qui donne une image d'une entreprise à intervalles réguliers, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, en examinant toutes les entrées des grands livres à double entrée. . Dans une balance de vérification ajustée, des ajustements sont effectués pour les transactions qui ne s'appliquent pas à la période en cours.

Dans la balance de vérification, les systèmes de comptabilité en partie double enregistrent chaque transaction à la fois comme un crédit et comme un débit. Pour être sûr qu'aucune erreur de saisie de données ne s'est produite, les totaux des crédits et des débits doivent être égaux.

Toutefois, même lorsque la balance de vérification indique avec exactitude tous les comptes du grand livre pour la période du rapport, elle peut inclure certains décaissements ou créances qui ne s'appliquent pas aux transactions du mois ou du trimestre en cours.

Dans la balance révisée, les professionnels de la finance effectuent des ajustements reflétant la période à laquelle la transaction s'applique, au lieu de la date à laquelle elle a été payée. Par exemple, si une assurance de biens de six mois a été payée d'avance le 1er juillet, des rajustements devraient être apportés à la balance de vérification rajustée pour les mois de juillet, août, septembre, octobre, novembre et décembre. Si un tel ajustement n'est pas effectué, la balance de vérification pourrait être interprétée à tort comme signifiant qu'aucune assurance de biens n'avait été payée ou était en vigueur après juillet.

Les ajustements de la balance ajustée sont enregistrés comme entrées de réglage. Outre le report ou le rajustement des paiements anticipés comme l'assurance, le loyer, les revenus non acquis et les dépôts des clients, les entrées ajustées peuvent également inclure l'amortissement, l'accumulation des dépenses engagées mais non encore comptabilisées et l'accumulation des revenus gagnés mais pas encore comptabilisés. enregistré. Les charges à payer peuvent inclure les intérêts, les salaires des employés, les commissions de vente, les réparations et l'entretien, et les services publics, par exemple.

À la fin de chaque période comptable, la balance de vérification est ajustée afin de mettre à jour les registres comptables avant la préparation des états financiers de la société. Presque partout aujourd'hui, la balance de vérification et les entrées d'ajustement sont enregistrées à l'aide d'un logiciel dédié fonctionnant sur des ordinateurs personnels.