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La comptabilité en partie double est l'idée que toute transaction comptable a deux effets sur les finances d'une entreprise. Le grand livre général est l'enregistrement des deux côtés de chaque transaction. Si une entreprise vend un produit, son chiffre d'affaires augmente et sa trésorerie augmente d'un montant égal. Lorsqu'une entreprise emprunte des fonds à un créancier, le solde de trésorerie augmente, mais le solde de la dette de la société augmente du même montant.

Le système de double entrée crée un bilan composé d'actifs, de passifs et de capitaux propres. La feuille est équilibrée parce que les actifs d'une société seront toujours égaux à ses passifs et fonds propres. Les actifs comprennent tous les éléments dont une société est propriétaire, tels que les stocks, l'argent, les machines, les bâtiments et même les éléments intangibles tels que les brevets. Le passif représente tout ce que l'entreprise doit à quelqu'un d'autre, comme les comptes créditeurs à court terme détenus par les fournisseurs ou les effets à payer à long terme dus à une banque. L'équité représente la participation des propriétaires dans l'entreprise. L'équité peut inclure toutes les contributions que les propriétaires ont apportées à l'entreprise, plus les bénéfices de l'entreprise ou moins les pertes de l'entreprise.

Chaque entrée a un côté "débit" et un côté "crédit", enregistrés dans le grand livre général. Les comptes d'actifs augmentent lorsqu'ils sont débités et diminuent lorsqu'ils sont crédités. À l'inverse, les passifs et les capitaux propres augmentent lorsqu'ils sont crédités et diminuent lorsqu'ils sont débités. Si un actif augmente avec un débit, alors le côté crédit de l'entrée affectera un autre actif en le diminuant, ou affectera un compte de passif ou de capitaux propres, en l'augmentant, afin de maintenir l'équilibre actif / passif + capital.

Par exemple, si Lucie ouvre une nouvelle épicerie, elle peut démarrer l'entreprise en versant une partie de ses propres économies de 100 000 $ à l'entreprise. La première entrée dans le grand livre général serait un débit à la trésorerie, l'augmentation des actifs de la société, et un crédit à Equity, augmentant la participation de Lucie dans la société. Si Lucie achète des étagères pour 5 000 $ sur la carte de crédit de l'entreprise, la prochaine entrée dans le grand livre sera un débit de 5 000 $ pour Équipement, ce qui augmentera les actifs de la compagnie et un crédit de 5 $. 000, augmentant les responsabilités de l'entreprise.

Un sous-registre peut être conservé pour chaque compte individuel, ce qui ne représentera que la moitié de l'inscription. Le grand livre, cependant, a le record pour les deux moitiés de l'entrée. Lorsque Lucie achètera le rayonnage, le sous-grand livre de l'équipement affichera seulement la moitié de l'entrée, qui est le débit de l'équipement pour 5 000 $. Le grand livre auxiliaire de la carte de crédit comprendra un enregistrement de l'autre moitié de l'entrée, crédit de 5 000 $.Le grand livre général aurait deux lignes ajoutées, montrant à la fois le débit et le crédit de 5 000 $ chacun.

Selon le Wall Street Journal, l'utilisation précoce du système de double entrée a été documentée par Luca Pacioli au 15ème siècle. Dans les années 1400, les comptables utilisaient un stylo et du papier pour la tenue de leurs dossiers, en tenant soigneusement compte de chaque double entrée. Les comptables d'aujourd'hui n'utilisent généralement pas de livre grand livre physique; cependant, les logiciels de comptabilité modernes utilisent le même concept sous-jacent consistant à comptabiliser deux entrées dans le grand livre pour chaque transaction.