Les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel sont deux méthodes comptables contrastées que les entreprises utilisent pour suivre la quantité de produits dont elles disposent.

Qu'est-ce qu'un inventaire périodique?

Le système périodique utilise un compte physique occasionnel pour mesurer le niveau des stocks et le coût des biens vendus (COGS). Les achats de marchandises sont enregistrés dans le compte des achats. Le compte d'inventaire et le compte de coût des marchandises vendues sont mis à jour à la fin d'une période donnée - cela peut être une fois par mois, une fois par trimestre ou une fois par an. Le coût des marchandises vendues est une mesure comptable importante qui, une fois déduite du revenu, indique la marge brute d'une entreprise.

Le coût des marchandises vendues dans le cadre du système d'inventaire périodique est calculé comme suit:

Solde initial de l'inventaire + Coût des achats en stocks - Coût de l'inventaire final = Coût des marchandises vendues

souvent transporter des produits dans les milliers, effectuer un comptage physique peut être difficile et prend du temps. Imaginez posséder un magasin de fournitures de bureau et d'essayer de compter et d'enregistrer chaque stylo à bille en stock. Maintenant, multipliez cela pour une chaîne d'approvisionnement de bureau. Pour ces raisons, de nombreuses entreprises effectuent un comptage physique seulement une fois par trimestre ou même une fois par an. Pour les entreprises soumises à un système périodique, cela signifie que les chiffres du compte d'inventaire et du coût des marchandises vendues ne sont pas nécessairement très frais ou précis.

Qu'est-ce que l'inventaire perpétuel?

En revanche, le système perpétuel assure le suivi continu des soldes d'inventaire, avec des mises à jour automatiques chaque fois qu'un produit est reçu ou vendu. Les achats et les retours sont immédiatement enregistrés dans le compte d'inventaire. Tant qu'il n'y a pas de vol ou de dommage, le solde du compte d'inventaire doit être exact. Le compte de coût des marchandises vendues est également mis à jour en permanence à chaque vente. Les systèmes d'inventaires perpétuels utilisent la technologie numérique pour suivre l'inventaire en temps réel à l'aide de mises à jour envoyées électroniquement aux bases de données centrales.

Par exemple, dans une épicerie utilisant le système d'inventaire perpétuel, lorsque des produits avec codes à barres sont balayés et payés, le système met automatiquement à jour les niveaux d'inventaire dans une base de données.

Quel système est le meilleur?

Les systèmes de comptabilisation périodique des stocks sont normalement mieux adaptés aux petites entreprises en raison des coûts liés à l'acquisition de la technologie et du personnel requis pour soutenir un système perpétuel. Une entreprise telle qu'un concessionnaire automobile ou une galerie d'art pourrait être mieux adaptée au système périodique en raison du faible volume des ventes et de la facilité relative de suivre l'inventaire manuellement. Cependant, le manque d'informations précises sur le coût des marchandises vendues ou les soldes d'inventaire pendant les périodes où il n'y a pas eu de comptage d'inventaire physique récent pourrait entraver les décisions d'affaires.

Les entreprises ayant un volume de vente élevé et de multiples points de vente au détail (comme les épiceries ou les pharmacies) ont besoin de systèmes d'inventaire perpétuel. L'aspect technologique du système d'inventaire perpétuel présente de nombreux avantages, notamment la capacité d'identifier plus facilement les erreurs liées à l'inventaire. Le système perpétuel peut montrer toutes les transactions de manière exhaustive au niveau de l'unité individuelle. En vertu du système perpétuel, les gestionnaires sont en mesure de faire le bon timing des achats avec une connaissance claire de la quantité de biens en main à divers endroits. Avoir un suivi plus précis des niveaux d'inventaire fournit également une meilleure façon de surveiller les problèmes tels que le vol.

The Bottom Line

Dans l'ensemble, le système d'inventaire perpétuel offre de nombreux avantages par rapport au système périodique et est maintenant utilisé par tous les principaux détaillants. Cependant, un propriétaire de petite entreprise doit toujours prendre en compte si les avantages de l'installation d'un système d'inventaire perpétuel l'emporteront sur les dépenses supplémentaires.