Le «taux quotidien» est un montant fixe de remboursement versé aux employés pour l'hébergement quotidien, les repas et les dépenses accessoires engagées pendant un voyage d'affaires. Les tarifs sont établis chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l'intérieur des États-Unis continentaux; les taux non étrangers (par exemple Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le Département de la défense; et les taux étrangers (n'importe où en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le Département d'État.

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Si vous voyagez pour affaires ou si vous avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre l'indemnité journalière, qui offre une alternative au remboursement en fonction des dossiers de dépenses détaillés et nécessite une comptabilité moins élaborée. Ici, nous répondons aux questions que vous pourriez avoir sur les indemnités journalières, comment cela fonctionne et ce que cela implique fiscalement.

Que couvre l'indemnité journalière?

La GSA répartit les tarifs journaliers en deux catégories:

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• Repas et dépenses accessoires (M & IE)

• Hébergement

La catégorie repas et dépenses accessoires (M & IE) couvre tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) et le room service; lessive, nettoyage à sec et pressage de vêtements; et des frais et des conseils pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de nourriture et les porte-bagages. Les taux quotidiens pour les repas varient selon l'endroit et sont divisés en six niveaux.

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Les grandes villes ont généralement le seuil quotidien maximal de 74 $ (pour l'exercice financier 2017); les petites villes qui accueillent des voyages d'affaires importants ont des indemnités journalières qui sont comprises entre 2 et 5 (de 51 $ à 66 $); et les zones qui ne sont généralement pas visitées par les voyageurs d'affaires auront le taux minimum de 51 $.

La catégorie d'hébergement comprend les hébergements pour les nuitées, tels que les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements.

Un taux quotidien distinct est défini pour M & IE et l'hébergement pour chaque emplacement.

Par exemple, pour l'année fiscale 2017, les tarifs journaliers pour Atlanta sont de 140 dollars pour l'hébergement et de 69 dollars pour le M & IE. Pour Chicago, les taux d'hébergement varient entre 137 $ et 212 $, selon le mois, et le per diem M & IE est de 74 $.

Pourquoi les taux journaliers diffèrent-ils selon le lieu?

Les taux quotidiens sont basés sur le coût de la vie d'une région. Les taux quotidiens dans les grandes villes comme Chicago, New York et Los Angeles sont plus élevés que dans les régions non métropolitaines, car les biens et services dans les grandes villes sont généralement plus chers. Les tarifs d'hébergement peuvent également varier selon le mois en fonction de l'offre et de la demande. Par exemple, l'hébergement le plus élevé à New York coïncide avec l'automne, saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d'affaires.

Les taux quotidiens sont mis à jour chaque année et entrent en vigueur le 1er octobre, soit le premier jour de l'exercice du gouvernement fédéral.

Comment puis-je trouver les tarifs journaliers pour un lieu précis?

Demandez au service des ressources humaines ou de la comptabilité de votre employeur des tarifs spécifiques ou recherchez-les vous-même en visitant le site Web de GSA où vous pouvez effectuer une recherche par ville, état ou code postal pour l'année fiscale en cours (du 1er octobre au 30 septembre) ). Si vous souhaitez afficher le prochain exercice ou toute autre année depuis 1997, effectuez une recherche par État et sélectionnez l'année appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur "Trouver des taux journaliers" pour voir les résultats, qui sont ventilés par destination principale, comté, hébergement maximum par mois, et les repas et les frais accessoires (M & IE).

Si vous recherchez une zone qui n'est pas couverte par les tables GSA (par exemple, si vous recherchez Hawaii, qui ne fait pas partie de la zone continentale des États-Unis), deux liens apparaissent pour vous diriger vers le site Web approprié: le Département de la Défense pour les voyages à l'étranger (Alaska, Hawaii, Porto Rico et Guam) et le Département d'Etat pour toutes les destinations étrangères.

Que se passe-t-il si ma position ne figure pas dans les tables GSA?

Un taux standard de 51 $ par jour pour les repas et les frais accessoires et un taux standard de 93 $ par jour pour l'hébergement (exercice 2018) s'applique à tout endroit qui n'a pas de taux spécifié dans les tables GSA. Cela vaut pour tous les États de l'Union européenne continentale.

Mon employeur doit-il utiliser les tarifs fixés par l'Administration des services généraux?

Alors que la plupart des entreprises utilisent les taux quotidiens fixés par la GSA, elles peuvent utiliser d'autres méthodes de remboursement. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS high-low, qui établit un forfait par jour pour les emplacements à coût élevé (par exemple, New York, Chicago et le District de Columbia), et un taux forfaitaire pour tous les autres emplacements. Pour voyager à compter du 1er octobre 2016, le tarif est de 282 $ (68 $ si M & IE seulement) pour un voyage dans une zone à coût élevé et 189 $ (57 M $) pour un voyage à n'importe quel autre endroit dans les États à compter du 1er octobre 2017).

Dois-je payer des taxes sur les remboursements de per diem?

Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme des salaires - et ne sont donc pas imposables - tant qu'elles remplissent certaines conditions. Vous serez assujetti à l'impôt si l'une des conditions suivantes est vraie:

• Le paiement est supérieur au taux journalier fédéral admissible.
• Vous n'avez pas déposé de rapport de dépenses avec votre employeur.
• Votre relevé de dépenses n'incluait pas la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objet commercial de la dépense.
• Votre employeur vous a simplement donné un per diem et n'a pas exigé de rapport de dépenses.

Si l'une des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera assujettie aux retenues d'impôt et aux charges sociales. Le montant sera déclaré par votre employeur sur votre formulaire W-2. Si seulement votre indemnité journalière dépassait le taux journalier fédéral admissible, seul le montant excédentaire sera considéré comme un salaire.

Pour justifier vos frais de voyage et dépenses connexes, vous devrez tenir un registre qui comprend les jours que vous avez voyagés pour affaires, où vous êtes allé et l'objet commercial du voyage.Remarque: Si vos voyages d'affaires durent plus d'une année à un même endroit - même si cela implique deux ou plusieurs affectations distinctes - vous pourriez ne pas être admissible à l'exonération fiscale en vertu des règles d'impôt quotidien. Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant d'entreprendre un voyage d'affaires prolongé.

Le per diem peut-il être utilisé comme une alternative salariale?

Étant donné que les indemnités journalières ne sont pas imposables, certaines personnes peuvent soulever la question suivante: «Puis-je accepter un salaire moins élevé avec des indemnités journalières plutôt qu'un salaire plus élevé sans indemnité journalière? "La réponse est non: les politiques de per diem ne peuvent pas être créées d'une manière qui permette d'étiqueter les salaires comme autre chose - dans ce cas, les indemnités journalières.

The Bottom Line

Les indemnités journalières permettent de rembourser les employés qui voyagent à des fins professionnelles. Les tarifs varient selon l'endroit et la période de l'année, et sont divisés en deux catégories: l'hébergement, les repas et les dépenses accessoires. Tant que vos paiements ne dépassent pas le taux quotidien maximum fédéral, ils ne sont pas imposables; Si les indemnités journalières dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme un revenu ordinaire.

Les taux quotidiens peuvent changer chaque année, et les lois sur l'impôt per diem peuvent être compliquées. Consultez un fiscaliste qualifié si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la politique d'indemnité journalière de votre entreprise. Pour plus de conseils sur les façons de gérer les dépenses des employés, consultez Utilisation stratégique des cartes de crédit aux entreprises .