Enterprise Resource Planning (ERP) qui intègre des systèmes utilisés dans les différents départements d'une entreprise, permettant un flux d'informations facile et uniforme sous des contrôles définis, grâce à l'utilisation d'applications logicielles et de meilleures pratiques définies.

Cet article décrit les outils utilisés dans l'ERP et leurs caractéristiques pour les différentes fonctions auxquelles ils répondent. Pour mieux comprendre les outils, commençons par les exigences fonctionnelles.

De quoi a besoin un système ERP?

Tout système ERP doit satisfaire aux exigences fonctionnelles suivantes.

• Il doit s'agir d'un système unifié, avec des applications et des interfaces faciles à utiliser, qui fonctionne de manière transparente sur plusieurs services avec l'accès contrôlé nécessaire
• Une base de données commune (ou plusieurs bases de données partagées) accessible via différentes applications > Rechercher et générer des rapports pour générer des rapports basés sur différents paramètres (comme "tous les ordres non expédiés hier dans la catégorie" jouets ")
• Évolutivité, personnalisation et intégration facile de modules ad hoc, si nécessaire

Les outils répondant aux exigences ERP

: Pour répondre aux besoins des exigences fonctionnelles mentionnées ci-dessus, les outils et applications suivants sont obligatoirement intégrés dans le système ERP.

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Gestion de base de données / Entrepôt de données / Outils de gestion de l'information : Le stockage des données et la gestion de l'information avec un flux de travail établi entre différents services et fonctions constituent l'épine dorsale de tout système ERP. Plusieurs solutions et outils sont disponibles pour le stockage de données, notamment des bases de données relationnelles d'entreprises telles qu'Oracle, Sybase, DB2 et des offres libres comme Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. D'autres outils de gestion d'informations peuvent inclure des systèmes de gestion de contenu et applications de référentiel.

En fonction de l'industrie et des fonctions requises, une fonction appropriée doit être sélectionnée. Un fabricant peut trouver qu'une base de données transactionnelle comme Oracle ou MySQL est plus pertinente lorsque les données transactionnelles passent par différents statuts (de la fabrication à l'inventaire en passant par la saisie de la commande jusqu'à la vente au statut de fourniture). D'autre part, une entreprise de rédaction de contenu en ligne peut trouver un système de référentiel CMS avec contrôle de version mieux adapté à leurs besoins.

La base de données ou le référentiel peut être soit un seul centralisé, soit plusieurs avec un flux de données automatique d'une base de données à l'autre. Le flux de travail défini garantit un mouvement de données transparent. Les bases de données peuvent être hébergées localement ou à distance, ou même dans le nuage.

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Applications et interfaces avec contrôle d'autorisation approprié : Le stockage et la gestion des données nécessitent un accès en lecture seule ou en édition pour traiter les données.Une fois les articles fabriqués, ils doivent être marqués comme stock prêt. Le service de gestion des stocks le met alors à jour en tant que prêt à vendre. Après un achat, l'article doit être mis à jour pour être vendu, et ainsi de suite. Pour ce faire, des applications et des interfaces faciles à utiliser font partie intégrante de tout système ERP qui a également défini des contrôles et des autorisations. Pour e. g. Une fois qu'un article est marqué comme vendu, seuls les opérateurs du département logistique devraient être en mesure de le mettre à jour davantage, tandis que ceux du département de fabrication ou d'inventaire devraient avoir un accès uniquement en vue.

De même, pour un outil ERP d'écriture de contenu, une fois qu'un auteur soumet le contenu à l'éditeur pour révision, seul l'éditeur doit pouvoir le modifier, afin d'éviter les conflits de duplication et de contenu.

Pour permettre l'intégration de contrôles, d'applications et d'interfaces basés sur les autorisations, toute solution ERP pouvant être basée sur un navigateur, une installation de bureau ou une application pour tablette / mobile. Une équipe de fabrication dans un lieu fixe préfèrera une interface de bureau, tandis qu'une équipe de vente en déplacement bénéficiera d'une interface basée sur un navigateur ou d'une application mobile.

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Workflow Management Tool : Un système ERP est constitué de plusieurs modules et référentiels de données dans lesquels les mises à jour et les actions suivent une séquence définie logiquement en fonction des besoins métier. Ceci constitue le flux de travail. Le flux de travail peut être considéré comme l'esprit contrôlant les diverses fonctions du corps (flux sanguin, air, nourriture et autres fournitures, mouvement des parties du corps, etc.). Un flux de travail clairement défini avec un accès approprié à différents niveaux est la partie nécessaire de toute solution ERP.

Les outils couramment utilisés dans le cadre ERP incluent Agiloft Workflow, WorkflowGen, DMS Inceptico, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

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Outil Reporting / Dashboard : Niveau de gestion, niveau département La génération de rapports au niveau de l'équipe ou au niveau individuel est une autre exigence importante pour un système ERP. Il est généralement disponible sous forme de tableau de bord (avec une vue de données en temps réel - indiquant des informations telles que les commandes reçues mais pas encore envoyées, les paiements échoués de la dernière semaine, etc.) ou des rapports personnalisables générés par des mots ou des données communs. éditer des applications comme des feuilles de calcul.

La plupart des outils de reporting et des tableaux de bord fonctionnent en temps réel (ou avec un décalage temporel minimal). Tout comme les applications utilisées par les départements pour les mises à jour de données, ces outils de création de rapports / vues de tableau de bord sont disponibles en tant qu'installations de type navigateur ou bureau. Ils incluent également des fonctionnalités de reporting en fin de journée proposant l'envoi par e-mail de rapports avec des graphiques / graphiques / tableaux sous forme de pièces jointes Microsoft Excel ou Word.

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Outils de communication : Dans tout système fonctionnant sur plusieurs services, la communication est obligatoire. Les systèmes ERP facilitent cela en offrant des outils pour la génération automatisée de courrier électronique, la messagerie instantanée, le chat ou les fonctions générales de diffusion à l'échelle individuelle et collective. Dites qu'une commande est marquée comme "Prêt à être expédié", un courrier automatisé doit être déclenché au département logistique pour lancer le processus d'expédition; Ou si une cuisine de pizzeria a développé un problème, un message de diffusion générale peut être envoyé à tous les autres départements pour arrêter de prendre d'autres commandes.

D'autres fonctions de messagerie instantanée (comme celles de Lync, Chatter ou Yammer) sont intégrées pour permettre une communication facile et instantanée.

Outre les outils ci-dessus qui font partie intégrante de tout système ERP, d'autres peuvent être intégrés en fonction des besoins:

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Outils d'analyse : A Beaucoup d'outils analytiques peuvent être intégrés dans le système ERP pour l'intelligence d'affaires, l'analyse prédictive, l'exploration de données et l'analyse connexe. Ces outils analytiques permettent d'obtenir des informations utiles pour la prise de décisions stratégiques basées sur les données disponibles (suivi du comportement des consommateurs autour des achats pendant les Fêtes, résultats comparatifs pour les produits en rayon rouge ayant plus de ventes qu'en rayon bleu). > ·

Outils d'allocation des ressources et de planification des tâches

: Les systèmes ERP peuvent également intégrer des outils d'allocation des ressources entre les départements et les tâches (pour les industries à forte intensité de main-d'œuvre). Ces outils fonctionnent sur le principe simple du temps défini pris par une tâche / projet par rapport au calendrier de disponibilité des ressources. A l'achèvement de la tâche, la ressource est automatiquement assignée à une nouvelle tâche correspondant à ses compétences, ou est mise dans un pool pour la prochaine affectation. Les outils ont une fonctionnalité pour l'intervention manuelle au niveau du superviseur dans le cas où une tâche est retardée. Avantages: visibilité claire sur la charge de travail actuelle et future, utilisation optimale des ressources, exploration des possibilités d'automatisation, etc. ·

Autres fonctionnalités supplémentaires

: les systèmes ERP peuvent intégrer des modules pour la gestion des ressources humaines, la gestion de projet Systèmes de suivi, gestion de documents, etc., selon les besoins de l'entreprise. Il existe un grand nombre d'outils spécifiques à chaque secteur d'activité et à chaque type de fonction, et les fournisseurs ERP apportent leur aide aux clients intéressés pour choisir le meilleur ajustement. Internet est toujours disponible pour l'auto-assistance sur l'obtention des informations requises. The Bottom Line :

ERP est un cadre complexe à implémenter et nécessite généralement un fournisseur dédié pour la mise en œuvre. Deux grands goulets d'étranglement identifiés avec les implémentations ERP sont les coûts élevés et l'échec à adhérer aux meilleures pratiques. Alors que les coûts peuvent être atténués dans une certaine mesure par une évaluation minutieuse des différents fournisseurs et l'évaluation des outils libres, l'autre défi des échecs dus au manque de respect des meilleures pratiques peut être atténué par une formation ciblée aux employés. Une évaluation correcte aux étapes initiales, un partenariat avec des fournisseurs ayant une bonne expertise et une définition claire des exigences dès le début aideront à une mise en œuvre efficace et réussie des outils ERP.