L'embauche d'un employé pour votre entreprise ouvre les vannes de la réglementation gouvernementale. Ces règlements découlent de lois fédérales, étatiques et souvent locales. Voici certaines des règles que les petites entreprises doivent connaître.

Généralement parlant …

Les deux principaux ministères et organismes avec lesquels vous traiterez pour la réglementation sont les ministères du Travail et du Revenu. Au niveau fédéral, vous traiterez avec le ministère du Travail et certaines de ses agences, y compris l'EEOC, l'OSHA et le NLRB. Vous devrez également travailler avec l'IRS, qui est une agence au sein du département du Trésor. Au niveau de l'état, vous trouverez un département du travail et un département des finances, des recettes ou des impôts.

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Lorsque les règles fédérales et étatiques sont différentes, vous devez suivre la règle la plus stricte. Par exemple, le salaire minimum fédéral est de 7 $. 25 par heure. Cependant, 29 États et le District de Columbia ont des taux de salaire minimum plus élevés, de sorte que vous devez adhérer au taux plus élevé si vous opérez dans l'une de ces juridictions. Et il y a même des municipalités dont les taux dépassent le taux de leur état. Par exemple, Berkeley, Chicago, San Francisco, Santa Fe et Seattle ont tous des taux de salaire minimum supérieurs à ceux de leur pays. Et à partir de décembre 2015, la ville de New York prévoit une augmentation du salaire minimum pour les travailleurs de la restauration rapide. (Pour en savoir plus sur les tendances du salaire minimum, voir Une famille peut-elle survivre au salaire minimum aux États-Unis? )

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Lois sur le travail

Il existe de nombreuses lois du travail différentes, qui ont toutes une incidence sur les employeurs. Il est important de reconnaître que certaines de ces règles s'appliquent à tous les employeurs, peu importe le nombre d'employés. D'autres règles n'affectent les employeurs que s'ils ont plus d'un nombre déterminé de travailleurs. Voici une liste des principales lois fédérales auxquelles vous pourriez être soumis:

• La loi sur la discrimination fondée sur l'âge empêche les employeurs de discriminer les travailleurs de 40 ans et plus en matière d'embauche, de promotion, de rémunération, etc. >

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  La loi sur les Américains handicapés (ADA) vous empêche de discriminer une personne en raison d'un handicap. Cela vous permet également de fournir des aménagements raisonnables pour un employé handicapé. L'ADA s'applique à une entreprise qui emploie 15 travailleurs ou plus pendant 20 semaines de travail ou plus au cours de l'année (les travailleurs à temps partiel sont pris en compte).

• Le titre VII de la loi de 1964 sur les droits civils (qui a été modifiée à plusieurs reprises) interdit désormais la discrimination sur le lieu de travail sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe et de l'origine nationale.

• L'Equal Pay Act exige que les employeurs rémunèrent les hommes et les femmes de la même manière pour faire le même travail. La Loi sur les normes du travail équitables (FLSA) régit les salaires minima et les règles sur les heures supplémentaires. La LSF s'applique à tous les employeurs. Les règlements régissent les employés qui sont assujettis ou exemptés des règles sur les heures supplémentaires.

• La loi sur le congé familial et médical (FMLA) impose aux entreprises de 50 salariés ou plus d'accorder un congé non payé pour maladie grave dans la famille et pour la naissance ou l'adoption d'un enfant. Certains États exigent maintenant des congés payés.

• Lois sur le chômage et indemnisation des travailleurs. Ces lois au niveau des États exigent que les employeurs fournissent une couverture pour les travailleurs (bien que les propriétaires peuvent être en mesure de se retirer pour leur propre couverture).

• La loi sur l'emploi et le réemploi des services en uniforme (USERRA) exige que tous les employeurs réemploient ceux qui ont quitté l'entreprise pour un service militaire après leur retour du service. Non seulement doivent-ils être réembauchés, mais ils doivent aussi recevoir des avantages, comme des promotions et des contributions au régime de retraite qu'ils auraient reçues sans leur service. Des exigences particulières s'appliquent aux anciens combattants handicapés.

• Règles de sécurité au travail en vertu de la loi sur la sécurité et la santé au travail. Vous devez fournir un lieu de travail sûr et signaler les accidents et les décès. Bien que toutes les entreprises devraient être en sécurité, les exigences de déclaration dépendent du nombre de travailleurs dans l'entreprise.

• Ceci n'est que la pointe de l'iceberg. Par exemple, il existe des règlements régissant les entrepreneurs fédéraux, des règles générales pour l'hébergement des mères qui allaitent et plus encore. Soyez prêt à passer en revue tous les règlements fédéraux, étatiques et locaux qui peuvent s'appliquer à votre entreprise.

• Loi fiscale

En tant qu'employeur, vous devez:

Déterminer si les travailleurs sont réellement des employés ou peuvent être traités comme des entrepreneurs indépendants (ce qui atténue les responsabilités de l'employeur).

Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN)

• Retenir l'impôt sur le revenu et la part salariale des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance maladie (FICA) (Pour plus d'informations, voir

• Impôt sur les petites entreprises) > Retenir la retenue des employés avec la part de l'employeur de FICA

• Numéro W-2 forme chaque année aux travailleurs Rapport annuel sur la couverture santé (sauf exemption)

• Produire des déclarations d'employeur; certains sont annuels tandis que d'autres sont trimestriels

• Vous pourriez être tenu de fournir une couverture de santé aux employés sous le mandat de l'employeur dans la Loi sur les soins abordables (ACA). Cela implique la conformité avec les réglementations IRS, DOL et Health and Human Services (HHS). En outre, les entreprises de 20 employés ou plus qui ont une couverture de santé doivent également offrir une couverture de continuité COBRA aux travailleurs qui quittent le travail (COBRA est synonyme de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). Cela permet aux travailleurs de payer pour la couverture de groupe jusqu'à 18 mois. Quarante États et le District de Columbia ont "mini COBRA"; au Vermont, par exemple, il s'applique aux entreprises comptant deux employés seulement, mais seulement pour six mois.

• Actuellement, les employeurs ne sont pas tenus de fournir d'autres avantages, tels que des régimes de retraite.Cependant, s'ils le font, il existe une série de règlements sur la couverture et la déclaration en vertu de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA); règlements pour cette loi sont publiés à la fois par l'IRS et DOL.

• The Bottom Line

Pour en savoir plus sur vos responsabilités d'employeur, consultez le

FirstStep

Conseiller en droit du travail du DOL, un outil en ligne conçu pour les petites entreprises qui commencent à embaucher. Il couvre les règles de base du droit du travail fédéral, la tenue de documents et les avis d'employés requis, en plus de vous donner accès aux affiches fédérales que vous devez afficher sur le lieu de travail. Votre état peut également vous fournir un guide sur vos responsabilités d'employeur. Une page de renvoi IRS vous donne un bon départ sur les responsabilités de l'employeur, y compris l'obtention d'un numéro d'identification de l'employeur et de comprendre les taxes d'emploi. Lorsque vous avez des questions sur les règlements concernant l'embauche d'un employé pour votre entreprise, consultez un avocat en droit du travail.

Les employeurs de petites entreprises peuvent également être intéressés à lire Le but de 1099 formulaires, le but du formulaire W-9 et

Le but du formulaire 941.