Un système d'information comptable (SIA) est une structure utilisée par une entreprise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer ses données financières afin qu'elles puissent être utilisées par les comptables, consultants, entreprises les analystes, les gestionnaires, les directeurs financiers (CFO), les vérificateurs et les organismes de réglementation et fiscaux. En particulier, des comptables spécialement formés travaillent avec AIS pour assurer le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue de dossiers et pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui en ont légitimement besoin, tout en conservant les données intactes et sécurisées. Cet article décrit les composants principaux d'un AIS et de certaines de ses applications réelles.

TUTORIEL: États financiers

Composantes d'un système d'information comptable
Les systèmes d'information comptable comportent généralement six parties principales: personnes, procédures et instructions, données, logiciels, technologies de l'information infrastructure et contrôles internes. Regardons chaque composant en détail.

Personnes
Les personnes dans un AIS sont simplement les utilisateurs du système. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d'utiliser l'AIS d'une organisation comprennent les comptables, les consultants, les analystes d'affaires, les gestionnaires, les directeurs financiers et les auditeurs. (En savoir plus sur Que fait un directeur financier? )

Un AIS aide les différents départements d'une entreprise à travailler ensemble. Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité d'inventaire appropriée. L'ordre d'inventaire informe le service de comptabilité d'un nouveau créditeur. Lorsque les ventes sont effectuées, les vendeurs peuvent saisir les commandes des clients, la comptabilité peut facturer les clients, l'entrepôt peut assembler la commande, le service des expéditions peut l'envoyer et le service de la comptabilité est informé d'une nouvelle créance. Le service clientèle peut ensuite suivre les expéditions des clients et le système peut créer des rapports de vente pour la gestion. Les gestionnaires peuvent également voir les coûts d'inventaire, les coûts d'expédition, les coûts de fabrication et ainsi de suite.

Avec un AIS bien conçu, tout le monde dans une organisation autorisée à le faire peut accéder au même système et obtenir la même information. Un AIS simplifie également l'obtention d'informations auprès des personnes extérieures à l'organisation lorsque cela est nécessaire. Par exemple, les consultants peuvent utiliser l'information contenue dans un AIS pour analyser l'efficacité de la structure de prix de l'entreprise en examinant les données sur les coûts, les données sur les ventes et les revenus. En outre, les auditeurs peuvent utiliser les données pour évaluer les contrôles internes d'une entreprise, sa situation financière et la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX). (Pour en savoir plus sur les règles comptables, consultez Histoire financière: l'essor de la comptabilité moderne .)

L'AIS devrait être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l'utiliseront.Le système devrait également être facile à utiliser et devrait améliorer et non entraver l'efficacité.

Procédure et instructions
La procédure et les instructions d'un AIS sont les méthodes qu'il utilise pour collecter, stocker, extraire et traiter des données. Ces méthodes seront à la fois manuelles et automatisées, et les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS; ils devraient également être «codés» dans les employés au moyen de la documentation et de la formation. Les procédures et les instructions doivent être suivies de manière cohérente pour être efficaces.

Pour stocker des informations, un AIS doit avoir une structure de base de données telle que le langage de requête structuré (SQL), un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. L'AIS aura également besoin de différents écrans de saisie pour les différents types d'utilisateurs du système et différents types de saisie de données, ainsi que différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et différents types d'informations. (Un emploi en tant que détective financier vous intéresse-t-il? En savoir plus dans Découvrir une carrière en juricomptabilité .)

Données
Les données contenues dans un AIS sont toutes les informations financières pertinentes pour les pratiques commerciales de l'organisation. Toute donnée commerciale ayant une incidence sur les finances de l'entreprise devrait être intégrée à un AIS. Les données incluses dans un AIS dépendent de la nature de l'entreprise, mais peuvent être les suivantes:

• commandes client
• relevés de facturation client
• rapports d'analyse des ventes
• demandes d'achat
• factures fournisseur
• registres de contrôle
• grand livre
• données d'inventaire
• informations de paie
• chronométrage
• informations fiscales

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour préparer des états comptables et rapports tels que le vieillissement des comptes clients, les calendriers d'amortissement et d'amortissement, la balance de vérification, le profit et la perte, et ainsi de suite. Le fait d'avoir toutes ces données au même endroit - dans l'AIS - facilite les activités de tenue de dossiers, de rapport, d'analyse, d'audit et de prise de décision d'une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, correctes et pertinentes.

D'autre part, des exemples de données qui ne figureraient pas dans un AIS comprennent des notes de service, de la correspondance, des présentations et des manuels. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l'entreprise, mais en excluant les notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la comptabilité financière de l'entreprise.

Logiciel
Le composant logiciel d'un AIS est les programmes informatiques utilisés pour stocker, extraire, traiter et analyser les données financières de l'entreprise. Avant qu'il y ait des ordinateurs, les AIS étaient des systèmes manuels sur papier, mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels informatiques comme base de l'AIS. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d'Intuit, Sage Peachtree Accounting ou Small Business Accounting de Microsoft, mais il y en a beaucoup d'autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser SAP Business One. Les moyennes et grandes entreprises pourraient utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, Peoplesoft d'Oracle ou Epicor Financial Management.

Qualité, fiabilité et sécurité sont des éléments clés d'un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires s'appuient sur les informations qu'ils produisent pour prendre des décisions pour l'entreprise et ils ont besoin d'informations de haute qualité pour prendre des décisions éclairées.

Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d'entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d'une entreprise, un logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une entreprise tierce spécifiquement pour l'organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.

Pour les entreprises cotées en bourse, quel que soit le programme logiciel et les options de personnalisation que l'entreprise choisit, les réglementations de la loi Sarbanes-Oxley dicteront dans une certaine mesure la structure de l'AIS. En effet, les réglementations SOX établissent des contrôles internes et des procédures d'audit auxquels les entreprises publiques doivent se conformer.

Infrastructure de la technologie de l'information
L'infrastructure de la technologie de l'information est simplement un nom sophistiqué pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d'information comptable. La plupart de ces éléments matériels sont des choses qu'une entreprise devrait avoir de toute façon - ils comprennent des ordinateurs personnels, des serveurs, des imprimantes, des parasurtenseurs, des routeurs, des supports de stockage, et éventuellement une alimentation de secours. Outre le coût, les facteurs à prendre en compte lors de la sélection du matériel incluent la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité de l'étendre et de la mettre à niveau. (Vous envisagez de devenir comptable? Lire, Shopping pour une certification comptable .)

Le plus important peut-être, le matériel sélectionné pour un AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, ce ne serait pas seulement compatible, mais optimal, un système maladroit sera beaucoup moins utile qu'un système rapide. L'one-way des entreprises peut facilement répondre aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main qui inclut à la fois le matériel et le logiciel dont l'entreprise a besoin. L'achat d'un système clé en main signifie, théoriquement, que l'entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciel pour son AIS.

Un bon AIS devrait également inclure un plan de maintenance, d'entretien, de remplacement et de mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu'un plan d'élimination du matériel défectueux et obsolète afin que les données sensibles soient complètement détruites.

Contrôles internes
Les contrôles internes d'un AIS sont les mesures de sécurité qu'il contient pour protéger les données sensibles. Ceux-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l'identification biométrique. Un AIS doit disposer de contrôles internes pour se protéger contre l'accès non autorisé à l'ordinateur et limiter l'accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs dans l'entreprise. Il doit également empêcher l'accès non autorisé aux fichiers par des personnes autorisées à accéder uniquement à certaines parties du système. (Pour en savoir plus sur la sécurité personnelle, consultez Protection de vos documents financiers contre les sinistres .)

Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l'entreprise, mais aussi à ses employés et clients.Ces données peuvent inclure des numéros de sécurité sociale, des informations sur les salaires, des numéros de carte de crédit, etc. Toutes les données d'un système AIS doivent être cryptées et l'accès au système doit être consigné et surveillé. L'activité du système devrait également être traçable.

Un AIS nécessite également des contrôles internes qui le protègent contre les virus informatiques, les pirates informatiques et autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. En outre, il doit être protégé contre les catastrophes naturelles et les surtensions pouvant entraîner une perte de données. (Découvrez comment vous pouvez obtenir un emploi dans ce domaine, lisez Guide sur les carrières dans les systèmes d'information comptable .)

Les AIS dans la vie réelle
Nous avons vu comment un AIS bien conçu permet une entreprise à fonctionner sans heurt au jour le jour ou entrave son fonctionnement si le système est mal conçu. Une troisième utilisation pour un SIA est que lorsqu'une entreprise est en difficulté, les données de son AIS peuvent être utilisées pour découvrir l'histoire de ce qui s'est mal passé. Les cas de WorldCom et Lehman Brothers fournissent deux exemples.

En 2002, les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé l'AIS de l'entreprise pour découvrir 4 milliards de dollars d'allocations de dépenses frauduleuses et d'autres écritures comptables. Leur enquête a mené à la cessation des fonctions du directeur financier Scott Sullivan ainsi qu'à une nouvelle législation. (article 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les procédures et les contrôles financiers internes des entreprises.) (Un emploi en tant que détective financier vous intéresse-t-il? Découvrez une carrière en juricomptabilité .)

Lors de son enquête sur les causes de l'effondrement de Lehman, l'examen de ses systèmes AIS et d'autres systèmes de données a été un élément clé, de même que la collecte et l'examen des documents et les entrevues avec les témoins. examen des systèmes d'exploitation, de négociation, d'évaluation, financiers, comptables et autres de Lehman », selon le rapport de l'examinateur de 200 pages, 9 volumes.

Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la façon dont un AIS devrait Le rapport de l'examinateur Anton R. Valukas déclare: «Au moment de sa déclaration de faillite, Lehman maintenait une mosaïque de plus de 2 600 logiciels et applications … Beaucoup de systèmes de Lehman étaient obscurs, périmés ou non standard. " Th L'examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui semblaient les plus pertinents, et l'examen exigeait de la formation, des études et des essais et erreurs juste pour apprendre à utiliser les systèmes. (Voir aussi

Étude de cas: L'effondrement de Lehman Brothers , et Un regard intérieur sur les auditeurs internes .) Le rapport de Valukas notait également que «les systèmes de Lehman étaient fortement interdépendants. leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et n'étaient pas bien documentées, et il a fallu un effort extraordinaire pour démêler ces systèmes afin d'obtenir les informations nécessaires. "

Conclusion

Les six composantes d'un AIS travaillent ensemble pour aider les employés clés à collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et déclarer leurs données financières. Avoir un système d'information comptable bien développé et bien entretenu qui soit efficace et précis est un élément indispensable d'une entreprise prospère.