L'objectif du programme de conformité est de prévenir, détecter et corriger les violations des lois sur les valeurs mobilières. À cette fin, les conseillers en placement inscrits en vertu de l'article 203 de la Loi sur les conseillers en placement de 1940 (la «Loi sur les conseillers») doivent avoir un programme de conformité. La règle 206 (4) -7 de la Loi sur les conseillers, communément appelée «règle de conformité», comporte trois exigences:

1. Politiques et procédures: Adopter et mettre en œuvre des politiques et procédures écrites raisonnablement conçues pour prévenir, détecter et corriger les violations règlements sur les valeurs mobilières.
2. Revue annuelle: Revoir, au moins une fois par an, l'adéquation des politiques et procédures et l'efficacité de leur mise en œuvre.
3. Chef de la conformité: Désigner un responsable de l'administration du programme de conformité de l'entreprise. (Pour en savoir plus, voir: Considérations réglementaires pour vos clients âgés .)

Politiques et procédures de conformité

Une politique est un principe directeur utilisé pour définir l'orientation d'une organisation. Une procédure est une série d'étapes à suivre en tant qu'approche cohérente pour atteindre un résultat souhaité conforme à la politique. À titre d'exemple, un conseiller peut avoir une politique indiquant que les dépôts en espèces ne seront pas acceptés. La procédure indique que le personnel ne doit pas accepter le dépôt en espèces et doit enregistrer le refus dans le journal des dépôts. Les politiques et les procédures sont les éléments constitutifs d'un programme de conformité.

La règle 206 (4) -7 n'énonce pas d'éléments spécifiques pour la création d'un programme de conformité robuste. Au contraire, l'entreprise doit analyser ses opérations individuelles, identifier les conflits d'intérêts et les risques opérationnels de son activité de conseil, puis concevoir des politiques et procédures et des contrôles internes qui traitent de ces risques et conflits.

Le personnel de la Division de la gestion des investissements de la Securities and Exchange Commission (SEC) a donné des indications sur la publication de la Règle 206 (4) -7, indiquant que les politiques et procédures d'un conseiller incluraient au moins les dispositions suivantes questions, selon le cas, à l'entreprise de l'entreprise:

• Processus de gestion de portefeuille, y compris la répartition des occasions de placement parmi les clients, le respect des objectifs et des restrictions d'investissement des clients et la conformité aux exigences réglementaires.
• Exactitude des divulgations faites aux investisseurs, clients et autorités de réglementation, y compris, notamment, les processus de gestion de portefeuille, les relevés de compte, etc.
• Transactions pour compte propre du conseiller et activités de négociation personnelles de son supervisé personnes (telles que définies ci-dessous).
• Conversion potentielle ou utilisation inappropriée des biens du client par le personnel du conseiller.
• Création et maintenance des livres et registres requis pour empêcher leur altération, utilisation ou destruction intempestive.
• Protection de la vie privée pour les dossiers et les informations des clients.
• Pratiques commerciales, y compris les procédures de meilleure exécution, recours au courtage client pour obtenir des services de recherche et d'autres services (désignés sous le nom de «soft dollar arrangements») et répartition des transactions agrégées entre les clients.
• Pratiques de marketing, y compris le recours aux avocats.
• Évaluation des avoirs des clients et évaluation des frais en fonction de ces évaluations.
• Plans de continuité des activités.

Un conseiller inscrit auprès de la SEC doit adopter un code de déontologie qui fait partie intégrante du programme de conformité du conseiller. La règle 204A-1 de la Loi sur les conseillers énonce les exigences que tout conseiller inscrit auprès de la SEC doit traiter dans un code de déontologie écrit. Le code doit, au minimum, s'appliquer à toutes les personnes supervisées d'un conseiller et inclure: (Pour plus d'informations, voir: Votre programme de cybersécurité: Considérations juridiques .)

• Normes de conduite des affaires pour les personnes supervisées reflétant les obligations fiduciaires du conseiller et des personnes supervisées.
• Obligation pour toutes les personnes supervisées de se conformer aux lois fédérales sur les valeurs mobilières applicables.
• Une exigence selon laquelle toutes les personnes d'accès (telles que définies ci-dessous) déclarent, et le conseiller révise, leurs transactions personnelles sur titres et leurs participations selon un calendrier strict.
• L'obligation pour les personnes supervisées de signaler rapidement toute violation du code au chef de la conformité (CCO) et à toute autre autorité désignée dans le code.
• L'obligation pour le conseiller de fournir une copie du code aux personnes supervisées et d'obtenir des accusés de réception de la part des personnes supervisées.

Les «personnes supervisées» d'un conseiller sont ses dirigeants, administrateurs, associés (et autres personnes de même statut ou fonction similaire) et employés, ainsi que toute personne qui fournit des conseils en placement pour le compte du conseiller et sous son contrôle et sa supervision. Les «personnes ayant accès» d'un conseiller sont un sous-ensemble de ses personnes supervisées qui: (1) ont accès à des renseignements non publics concernant des transactions de clients ou des portefeuilles de tout «fonds à déclaration» * ou (2) avoir accès à de telles recommandations, qui ne sont pas publiques. (Pour en savoir plus, voir: Ce que les conseillers quittant leur entreprise devraient considérer .)

La définition de l'accès dans la règle 204A-1 stipule que: " si le conseil en investissement est l'activité principale du conseiller, tous les administrateurs, dirigeants et associés du conseiller sont présumés être des personnes d'accès . "

Rédaction de politiques et de procédures

Les procédures écrites doivent suivre les formats" qui "," quoi "," quand "et" comment ".

• "Qui" doit suivre la procédure?
• "Quelles" étapes doivent être effectuées?
• "Quand" est la procédure applicable?
• "Comment" sont les étapes à effectuer?

Voici un exemple de politique et de procédure utilisant ce format:

Politique : Avant d'ouvrir un compte, le conseiller demande à chaque client d'exécuter un contrat de conseil écrit avec l'entreprise . Le conseiller ne fournira aucun service de conseil à un client avant que tous les documents requis soient complets, exécutés et archivés.

Procédure : Le personnel d'exploitation responsable de l'ouverture des comptes clients doit vérifier que la documentation est complète avant d'ouvrir le compte. Au cours du processus d'ouverture de compte, si une documentation requise est manquante, le personnel des opérations informera le RAI affecté au client pour obtenir toute information manquante. Le chef de la conformité procédera à des examens périodiques pour s'assurer que tous les documents requis sont complets et conservés dans les dossiers du cabinet.

Lors de la rédaction des politiques et procédures, il est important que le personnel de la conformité collabore avec la haute direction et les unités fonctionnelles de l'entreprise. Il est non seulement important de s'assurer que les procédures correspondent aux pratiques commerciales, mais la rétroaction reçue est précieuse et l'inclusion des personnes dans la formulation des politiques et des procédures permet d'obtenir leur acceptation et leur assistance pendant la phase de mise en œuvre.

Rapport annuel

La deuxième exigence de la Règle 206 (4) -7 prescrit que les conseillers en placement inscrits auprès de la SEC procèdent à un examen au moins une fois par an de la pertinence et de l'efficacité de leurs politiques et procédures. Ces examens peuvent être effectués par le chef de la conformité avec l'aide d'autres membres du personnel de conformité ou de consultants externes.

La SEC a donné quelques indications sur l'adoption de la règle concernant les révisions annuelles, notant qu'un conseiller en investissement devrait notamment prendre en compte: (1) les questions de conformité survenues au cours de l'année précédente, (2) tout changement et (3) tout changement apporté à la Loi sur les conseillers ou aux règlements applicables pouvant nécessiter une révision du programme de conformité. (Pour en savoir plus, voir: Audits SEC: ce que les conseillers financiers devraient surveiller .)

Une question clé du processus de révision est de savoir si le programme de conformité est capable de détecter les violations de ses politiques et procédures. autres exigences réglementaires. En évaluant cet élément, le chef de la conformité devrait tenir compte de toute violation connue du programme de conformité, des mesures correctives prises et de la mesure dans laquelle ces mesures sont adéquates pour prévenir de futures violations.

Un autre aspect important du processus d'examen de la conformité est le test qualitatif et quantitatif. Par exemple, un chef de la conformité pourrait examiner les rapports de négociation personnels des employés et les demandes de pré-dédouanement en fonction des exigences particulières énoncées dans le code, ou vérifier en ligne les bases de données publiques des contributions politiques des employés assujettis au pay-to-play politiques.Dans tous les cas, une documentation détaillée des essais effectués sur les divers éléments du programme de conformité devrait être conservée.

En se basant sur les résultats des tests, le chef de la conformité peut apporter des ajustements aux politiques, procédures et / ou contrôles internes du cabinet afin d'améliorer leur pertinence et leur efficacité pour prévenir, détecter et corriger les violations. Tous ces ajustements doivent être documentés et conservés dans un fichier désigné.

En 2006, la SEC a publié des directives intitulées «Questions que les conseillers devraient poser lors de l'établissement ou de la révision de leurs programmes de conformité» afin d'aider les conseillers à créer, évaluer et maintenir un programme de conformité. Entre autres choses, le guide fournit une liste de questions à considérer lors de l'élaboration d'un programme de conformité qui sont liées aux exigences réglementaires d'un conseiller en placement en vertu de la Loi sur les conseillers.

Les conseillers sont tenus de conserver tous les documents documentant leur examen annuel pendant cinq ans à compter de la fin de l'année financière au cours de laquelle l'examen annuel a été effectué. Dans une note de bas de page de la version d'adoption, le personnel de la SEC a déclaré que ces documents devaient être mis à la disposition de la SEC et de son personnel et qu'ils ne sont pas assujettis au privilège avocat-client, ni à la doctrine du travail protections, peu importe qui les prépare (par exemple, le chef de la conformité ou le conseiller juridique). Bien que la Règle 206 (4) -7 n'impose pas qu'un conseiller en placement communique les résultats de son examen annuel à une partie, il est recommandé que le chef de la conformité fournisse ses conclusions et recommandations à la haute direction. (Pour plus d'informations, voir: Mesures d'application de la SEC inférieures à l'enregistrement de 2015 .) Chief Compliance Officer Selon la version adoptée pour la règle 206 (4) -7, le CCO doit être un individu qui est compétent et compétent en ce qui concerne la Loi sur les conseillers, et qui a le pouvoir et l'autorité nécessaires pour élaborer des politiques et des procédures appropriées. La libération d'adoption stipule en outre que le chef de la conformité devrait avoir une position suffisante d'ancienneté et d'autorité au sein de l'organisation du conseiller pour faire respecter et obliger les autres à adhérer au programme de conformité.

L'une des meilleures façons d'améliorer la fonction de conformité dans une entreprise consiste à améliorer les connaissances et les compétences du personnel de conformité, y compris le chef de la conformité. À cet égard, le développement professionnel est essentiel, d'autant plus que de nouveaux défis et de nouvelles réglementations sont constants. Il existe de nombreuses conférences, tables rondes, désignations professionnelles et programmes de formation dédiés au développement professionnel du personnel de la conformité, et le mentorat peut être un outil inestimable. L'Internet fournit une mine d'informations et les cabinets d'avocats et les sociétés de conseil ont des listes de distribution d'email qui distribuent des informations valables, habituellement sans frais.

Les connaissances et les compétences générales sont importantes, mais il est tout aussi important de connaître précisément le modèle d'affaires, le personnel et la clientèle de votre entreprise. Nous appelons cela «connaissance locale». "Les connaissances locales sont développées par l'interaction et l'apprentissage de vos collègues.

En bout de ligne

En 2011, la Division de l'application de la SEC a mis en œuvre son programme de conformité pour se concentrer sur les conseillers en placement qui n'ont pas corrigé les lacunes de leurs programmes de conformité identifiés lors des examens de routine. exigences de la règle 206 (4) -7. Depuis 2011, la SEC a pris un certain nombre de sociétés de conseil à l'application dans le cadre de cette initiative et semble continuer dans leur quête.

Avec une nouvelle année et de nouveaux règlements, la haute direction devrait se demander s'il faut allouer plus de temps et / ou de ressources pour s'assurer que le programme de conformité de l'entreprise est solide et que le personnel de conformité est bien formé. (Pour en savoir plus, voir:

Conseillers: Éviter l'examen SEC par la conformité

.) Auteur : Craig Watanabe, Senior Compliance Consultant;

Rédacteur en chef : Tina Mitchell, consultante principale principale en conformité, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Cet article est à titre informatif et ne contient pas de conseils juridiques ou fiscaux. Les informations contenues dans ce document ne doivent pas être invoquées en ce qui concerne des faits ou des circonstances particulières sans d'abord consulter un avocat et / ou un professionnel de l'impôt. *

Un «fonds à déclarer» est un fonds enregistré en vertu de la loi de 1940 sur les sociétés d'investissement (par exemple, un fonds commun de placement) pour lequel le conseiller agit comme conseiller en investissement (ou sous-conseiller) ou est en contrôle. relation (c.-à-d. contrôlant, contrôlé par ou sous contrôle commun) avec le conseiller ou le souscripteur principal de ce fonds.