Le rapprochement bancaire est un processus nécessaire pour identifier les erreurs potentielles, les fraudes ou les irrégularités, et il permet à l'entreprise d'apporter les ajustements appropriés au solde de son compte de caisse. Le rapprochement bancaire fournit un compte rendu indépendant et externe des flux de trésorerie d'une société.
Une bonne gestion des liquidités est une pratique essentielle pour toute entreprise. Pour rester financièrement solvable et saine, une entreprise doit s'assurer qu'elle dispose toujours de suffisamment d'argent pour répondre à ses obligations financières. Un autre élément de la bonne gestion de trésorerie est de voir que les fonds inutilisés sont investis pour obtenir un rendement. Un trésorier de la société devrait examiner régulièrement les flux de trésorerie de la société et tenter d'anticiper les périodes où la société peut disposer de liquidités excédentaires ou lorsque les flux de trésorerie de la société peuvent devenir problématiques.
La plupart des entreprises préparent un budget de trésorerie détaillé qui est régulièrement revu et mis à jour. Le budget de trésorerie présente les entrées et les sorties de trésorerie projetées sur une période donnée dans le cadre du plan de gestion de trésorerie de la société.
En plus du budget de trésorerie, les entreprises établissent généralement un certain nombre de politiques de contrôle de trésorerie dans le cadre de la gestion des flux de trésorerie. Les politiques de contrôle des espèces garantissent que l'accès aux liquidités de l'entreprise est limité au personnel approprié, que les tâches de rapprochement des espèces sont assignées aux parties appropriées et que les normes de responsabilité établies sont en place. Certaines politiques courantes de contrôle des liquidités régissent le traitement des recettes provenant des ventes au comptant, le traitement du courrier contenant des chèques ou des factures, le traitement des dépôts bancaires, l'enregistrement des paiements reçus et les contrôles concernant les décaissements. Les contrôles des décaissements couvrent normalement les procédures de décaissement par chèque ou carte de crédit, la gestion de la petite caisse et les pièces justificatives pour les décaissements.
Le rapprochement bancaire ajoute un élément important aux politiques de contrôle de la trésorerie d'une entreprise en vérifiant les rentrées et les sorties de fonds de la société avec une source externe d'enregistrements de flux de trésorerie. Le service de comptabilité désigne une personne qui n'est pas régulièrement impliquée dans le traitement des encaissements et des décaissements afin de rapprocher les relevés bancaires de l'entreprise chaque mois. Cette politique de contrôle des espèces décourage la fraude en fournissant une vérification indépendante par une personne qui n'est pas impliquée dans le traitement des espèces.
Le processus de rapprochement bancaire compare les enregistrements de la banque avec ceux de la société et réconcilie les différences. L'étape initiale du rapprochement bancaire compare le solde du compte de caisse sur l'extrait de compte mensuel avec le solde de trésorerie affiché dans le grand livre général de la société. Les deux soldes diffèrent fréquemment. Les différences résultent généralement de choses telles que les dépôts enregistrés par la société mais pas encore enregistrés par la banque, et les éléments enregistrés sur le relevé bancaire mais pas encore enregistrés par la société.Ces articles bancaires peuvent inclure des frais de chèque insuffisants, des frais de service bancaire ou des intérêts payés sur le compte.
En plus de la comparaison de base des soldes, certaines entreprises comparent également le nombre de débits enregistrés par les banques avec le nombre de débours enregistrés par la société comme un contrôle supplémentaire des fraudes ou des erreurs.
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