De nombreuses entreprises offrent une certaine forme de régime de retraite qualifié et, ce faisant, elles relèvent des lignes directrices de la Loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). ERISA établit des lignes directrices et des normes minimales visant à protéger les employés des entreprises du secteur privé qui participent à des régimes de retraite et d'avantages sociaux. Les entreprises administrant un régime de retraite qualifié qui ne sont pas entièrement conformes à ERISA pourraient être passibles de pénalités coûteuses.

Si votre régime de retraite d'employés fournit un revenu de retraite futur ou permet aux employés de reporter leurs gains à la retraite, il s'agit d'un régime ERISA. En tant qu'employeur qui fournit ces avantages du plan ERISA, vous êtes également considéré par ERISA comme un fiduciaire nommé qui assume la responsabilité d'administrer ces plans et, également, la responsabilité si vos plans ne respectent pas les directives et les normes établies par ERISA.

Se mettre en conformité avec ERISA

Répondre aux exigences de conformité ERISA ne doit pas être trop fastidieux. Bien qu'il y ait beaucoup d'exigences, un bon tiers administrateur (TPA) peut assumer une grande partie du fardeau. La plupart des exigences sont dictées par le calendrier et nécessitent des formulaires de dépôt selon des délais précis. Ces dates limites forment une liste de contrôle qui peut être gérée par un agent de liaison ou un membre du personnel des ressources humaines. D'autres exigences doivent être respectées au cas par cas, selon les circonstances.

Liste de contrôle du calendrier ERISA

L'administration des plans 401 (k) implique l'exécution de certaines tâches de conformité ERISA selon un calendrier annuel. Ce sont les tâches les plus courantes qui devraient faire partie des listes de contrôle de la plupart des entreprises.

Premier trimestre de l'année du régime: Fournir les relevés de prestations du quatrième trimestre aux participants au régime au plus tard 45 jours après la fin du trimestre. Faire des contributions de l'employeur d'année antérieure pour une déduction fiscale à compter de l'année précédente.

Deuxième trimestre: Fournir les relevés de prestations du premier trimestre aux participants au régime. Distribuer les reports excédentaires effectués en 2015 au-delà de la limite de l'article 402 (g) de l'IRC. Pour les participants au régime ayant atteint l'âge de 70 ans et demi au cours de l'année précédente, distribuez les distributions minimales obligatoires (RMD) de première année.

Troisième trimestre: Fournir des relevés d'avantages au deuxième trimestre. Formulaire de dossier 5500 pour l'année précédente ou de déposer le formulaire 5558 pour une prolongation de 2. 5 mois. Si le document du plan a été modifié au cours de l'année précédente, distribuez une nouvelle description du plan sommaire aux participants du régime. Distribuer un résumé du rapport annuel de l'année précédente aux participants au régime.

Quatrième trimestre: Fournir les relevés d'avantages du troisième trimestre. Envoyer les avis applicables aux participants, y compris les versements ou les modifications apportées à un plan de protection du refuge 401 (k), l'option de placement admissible par défaut admissible (AQDD) ou l'inscription automatique.Corrigez les échecs de test ADP / ACP et payez 10% de taxe d'accise.

Exigences ERISA en cours

Certaines exigences ERISA sont en cours dans le cadre de l'administration du plan ou déclenchées par des événements.

Adhésion au document de plan: Assurez-vous que la gestion du plan respecte en permanence les conditions du document du plan. L'IRS considère tout défaut de suivre strictement les termes du document du plan d'un défaut opérationnel, qui, si elle n'est pas corrigée, peut entraîner la disqualification du plan.

Divulgation annuelle des frais de participation: Tous les employés admissibles au régime, les employés licenciés et les bénéficiaires ayant un solde de compte doivent recevoir une déclaration de frais de participation tous les 12 mois.

Avis de changement de régime: Les participants doivent être avisés de tout changement apporté au régime 30 à 90 jours avant la date d'entrée en vigueur du changement.

Possibilité de s'inscrire: Tous les employés qui ont satisfait à l'âge du régime et aux exigences du service doivent avoir la possibilité de s'inscrire. Ils devraient recevoir tous les formulaires et instructions nécessaires, ainsi qu'une description sommaire du plan et tout avis de participant applicable.

Conformité des prêts: S'assurer que les prêts en cours sont remboursés conformément aux conditions du régime et au billet à ordre des emprunteurs.

Dépôts ponctuels: Assurez-vous que les reports d'employés et les remboursements de prêts sont déposés à temps, habituellement en même temps que les dépôts d'impôt sur la masse salariale.

Effectuer un entretien ménager trimestriel: encaisser les soldes de petits comptes pour les employés licenciés. Traiter les défauts de paiement et utiliser toute confiscation non allouée.

Bien que la plupart de ces exigences puissent être gérées par un APT, le répondant du régime de l'employeur a le devoir fiduciaire de s'assurer qu'elles sont respectées et exécutées correctement.