La technologie moderne comporte de nouveaux risques de sécurité dont les conseillers financiers doivent être conscients afin de protéger les informations privées et les données financières de leurs clients. Se faire pirater est le pire cauchemar de chaque entreprise, et les dégâts réels ne se manifestent pas toujours tout de suite. Bien sûr, la responsabilité potentielle d'une violation peut également être dévastatrice pour la réputation du conseiller. (Pour en savoir plus, voir: Conseils pour la sécurisation des données client de Financial Advisor .)

Réduire les risques

Mots de passe forts: C'est probablement la mesure la plus évidente qui devrait être prise lorsque les planificateurs financiers mettent en place leur logiciel. Les phrases et les noms cohérents doivent être évités. plutôt, un ensemble aléatoire de lettres, de nombres et de caractères spéciaux devrait être enchaîné de manière incohérente afin de minimiser les chances que quelqu'un le devine. Assurez-vous d'utiliser des mots de passe pour tous les appareils portables et mobiles. Et, bien sûr, ne partagez pas les informations de connexion avec quelqu'un qui n'est pas explicitement autorisé. (Pour plus d'informations, consultez: Conseillers: évitez les erreurs courantes .)

Examinez votre adresse e-mail: N'ouvrez que les pièces jointes provenant de sources avec lesquelles vous êtes intimement familier, telles que vos proches et vos proches, votre famille et vos clients. Même dans ce cas, vous devez toujours rechercher les virus et autres logiciels malveillants avant de les télécharger. Et tous les courriels sortants - pour n'importe qui, n'importe où, pour n'importe quelle raison - devraient être complètement cryptés. Vous devez également supprimer périodiquement les e-mails supprimés et les autres correspondances dont vous n'avez plus besoin, afin que les pirates ne puissent pas les utiliser pour accéder aux données. (Pour plus d'informations, consultez: 10 des virus informatiques les plus coûteux de tous les temps .)

Avoir un plan: Quel que soit le niveau de protection de vos données, aucun pare-feu n'est invulnérable. Vous et / ou votre entreprise devriez avoir un ensemble strict de politiques de sécurité en place ainsi qu'une liste détaillée des procédures à suivre en cas de violation. Tout le monde dans le bureau devrait savoir exactement quoi faire, et dans quel ordre, pour maximiser le contrôle des dégâts. Assurez-vous également que votre assurance responsabilité vous fournira une couverture adéquate dans ce domaine si vous avez besoin de déposer une réclamation. (Pour en savoir plus, voir: 3 façons dont Cyber ​​Crime Impacts Business .)

Sauvegardez vos données: La seule chose pire que d'avoir quelqu'un d'autre pirater vos données est de les perdre vous-même. Un service de sauvegarde de données basé sur le cloud peut vous apporter la tranquillité d'esprit dans le cas où les cyber-voleurs s'emparent de vos données client. (Pour plus d'informations, voir: Cloud Computing: une industrie en croissance exponentielle .)

Gardez les périphériques à jour et propres: L'utilisation des logiciels les plus récents complique la tâche des pirates dans vos fichiers.Il existe plusieurs programmes gratuits qui peuvent analyser rapidement tous vos ordinateurs et autres périphériques à la recherche de virus, logiciels malveillants, chevaux de Troie et autres bogues provenant de sources externes. (Pour en savoir plus, voir: Conseils pour sécuriser vos données financières en ligne .)

Emplacement, emplacement, emplacement: N'accédez jamais aux fichiers clients ou aux données d'entreprise depuis un lieu public. N'importe qui dans le voisinage peut être en mesure de greffer sur votre signal et avoir accès à tout ce que vous faites. Il est beaucoup plus sûr d'accéder à Internet en utilisant le hotspot mobile sur votre téléphone ou un autre appareil à la place. (Pour en savoir plus, voir: Les meilleurs conseils d'âge numérique pour les conseillers financiers .)

Apprenez à vos clients ces conseils: Garder vos données en sécurité sera beaucoup plus facile si vos clients connaissent les risques et prendre les mesures appropriées. Bien que vous n'ayez pas beaucoup de contrôle sur ce qu'ils font, chacun de vos clients qui suit vos instructions concernant le cryptage, les mots de passe et les pièces jointes réduit le risque de chacun. (Pour en savoir plus, voir: Êtes-vous une cible pour les voleurs d'identité? )

The Bottom Line

L'ère numérique a créé une nouvelle race de voleur qui peut pénétrer dans vos fichiers clients à tout moment . Bien qu'il soit impossible de vous prémunir contre toute attaque possible, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour minimiser vos risques et vos responsabilités potentielles. Le bon sens, les précautions raisonnables, la bonne planification et l'éducation du client peuvent tous réduire considérablement les chances de vous ou de votre entreprise de devenir victime de cybercriminalité. (Pour en savoir plus, consultez: 10 meilleurs outils pour les conseillers financiers .)