Les associations de propriétaires (HOA) sont de plus en plus répandues. Selon le professeur de politique publique Robert H. Nelson, les condominiums, les associations de propriétaires et les coopératives ne représentaient qu'environ 1% des logements américains en 1970. Cependant, en 2010, plus de 300 000 associations communautaires abritaient plus de 60 millions de logements. Américains, 20% de la population américaine. " Il poursuit: «Entre 1980 et 2000, la moitié des nouveaux logements aux États-Unis ont été construits et organisés sous la gouvernance privée d'une association communautaire. (Pour en savoir plus sur les associations de propriétaires, consultez 9 choses que vous devez savoir sur les associations de propriétaires .)

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Les HOA gèrent des problèmes qui affectent l'ensemble de la communauté, tels que la sûreté et la sécurité, le manque d'entretien de la propriété, les nuisances locales ou la fourniture de services qui ne sont pas pris en charge par le gouvernement local. Les HOA peuvent également être une source de conflits majeurs en raison de la puissance qu'ils exercent sur les propriétaires.

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Les HOA sont généralement formés par les développeurs lors de la construction d'une nouvelle communauté. Comme condition d'acquisition de propriété dans de nombreuses communautés, les acheteurs doivent adhérer à la HOA. En conséquence, beaucoup de gens finissent par rejoindre les HOA sans vraiment comprendre ce que sont les HOA ou comment ils fonctionnent, juste parce qu'ils tombent amoureux d'une maison particulière.

Pour aider les acheteurs de maison et les propriétaires à comprendre les subtilités des HO, cet article décrira comment ils sont formés et gérés.

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Étapes de formation

1. En savoir plus sur les lois et les ordonnances locales concernant la formation de HOA.
Les codes de propriété d'État énoncent les directives légales pour la création d'une association de propriétaires. Au Texas, par exemple, le chapitre 204 du code de la propriété stipule qu'un comité de trois personnes doit former une pétition pour la formation d'une association de propriétaires (POA). Le comité doit déposer un avis écrit officiel qu'il a l'intention de créer une procuration avec adhésion obligatoire. Tous les propriétaires d'un lotissement doivent être avisés et les propriétaires d'au moins 60% des biens doivent signer et approuver la pétition dans un délai d'un an. Une fois que la procuration est en vigueur, elle peut créer des restrictions au moyen d'un processus de pétition distinct qui nécessite l'approbation des propriétaires d'au moins 75% des biens du lotissement.

2. Suivez les procédures légales pour établir un HOA.
Le processus d'établissement d'un HOA dépend de l'emplacement du HOA, mais les étapes suivantes seront probablement nécessaires.

• Établir une structure d'entreprise en formant une LLC ou une société sans but lucratif
• Créer des engagements, conditions et restrictions (CC & R) décrivant le fonctionnement du HOA et les règles auxquelles les propriétaires doivent se conformer
• Établir une procédure de modification future les CC & Rs
• Rédaction de règles et de règlements qui rendent les CC & R dans un langage facile à comprendre pour les résidents de la communauté
• Rédaction des documents de gouvernance, tels que les statuts et les statuts. dirigeants et autres procédures opérationnelles)
• Élection d'officiers / membres du conseil d'administration qualifiés (le trésorier doit comprendre comment tenir les livres et gérer l'argent, par exemple)

Si les personnes constituant le HOA ne sont pas des experts en droit immobilier, embaucher un avocat avec une expertise HOA serait une décision saine à ce stade.Le HOA ne sera pas en mesure d'appliquer ses règles si elles sont contestées et jugées non légales. Un bon avocat peut également souligner les questions clés que les dirigeants de HOA devraient prêter attention (comme les lois sur le logement équitable) afin d'éviter les problèmes juridiques une fois que l'association est opérationnelle. Les règlements fédéraux, étatiques et locaux ont préséance sur les règles HOA. (Pour obtenir de l'aide pour choisir un avocat, lisez Comment choisir le bon avocat .)

3. Protégez le HOA.
Les officiers et le conseil d'administration sont chargés de diriger et de superviser le HOA. Avec ce haut niveau de responsabilité vient un niveau de risque élevé. Le HOA a besoin d'un moyen de se protéger si un propriétaire décide de poursuivre en justice.

Pourquoi un propriétaire pourrait-il intenter une poursuite? À Elk Grove, en Californie, un résident a intenté une poursuite contre son HOA au sujet de ses modifications suggérées aux règles de stationnement de quartier. Un homme de Houston, au Texas, a poursuivi son HOA parce qu'il voulait qu'il enlève les cambrioleurs de sa maison malgré le taux élevé de criminalité dans la région. Une organisation de logement équitable a poursuivi une association de condominiums en Floride pour avoir refusé d'autoriser les enfants à vivre dans le bâtiment. Un membre du conseil pourrait être poursuivi pour violation de son devoir fiduciaire envers les résidents de la HOA et pourrait être tenu personnellement responsable.

L'assurance des administrateurs et dirigeants offre une protection financière aux personnes qui dirigent le HOA. Il couvre à la fois les frais de défense et les dommages-intérêts. Cependant, il ne couvre pas l'inconduite intentionnelle. L'assurance contre le vol des employés peut protéger l'association si un administrateur, un dirigeant ou un gestionnaire de biens détourne des fonds de HOA.

4. Recueillir et gérer les cotisations et les évaluations spéciales et tenir des registres financiers sains.
Un HOA a besoin d'argent pour fonctionner et cet argent provient des résidents de la communauté. Une partie de l'argent finance l'administration du HOA (par exemple, les services juridiques, comptables et de gestion), mais la plus grande partie de l'argent sert à l'entretien des parties communes. Il pourrait payer pour les services d'aménagement paysager, l'entretien de la piscine et même la collecte des ordures. Une partie de l'argent est dépensée chaque mois, et le reste est mis de côté dans un fonds de réserve. Parfois, une dépense importante survient qui ne peut être payée sur le fonds de réserve du HOA, et dans ce cas, le HOA exigera que les résidents paient des frais supplémentaires appelés une évaluation spéciale.

Une nouvelle HOA devra effectuer une analyse de financement et construire un budget pour déterminer combien percevoir dans les cotisations mensuelles du propriétaire (s) de chaque propriété. L'analyse est basée sur les dépenses qui seront payées par les membres de la communauté, combien cela va coûter. combien sera alloué au fonds de réserve et le pourcentage de la propriété de la communauté appartenant à chaque résident. En outre, le fonds de réserve doit être géré et investi pour maintenir la HO saine financièrement (par exemple, la valeur du fonds doit être préservée contre l'inflation).

5. Gardez les propriétaires informés.
En tant que membres de la communauté qui paient des cotisations et sont affectés par les décisions de HOA, les résidents doivent être tenus informés des activités de HOA et de tout problème affectant la communauté.Les HOA doivent tenir des réunions régulières et informer les résidents assez longtemps à l'avance pour que tout le monde puisse y assister. Ils doivent également tenir des élections pour les administrateurs et les dirigeants et s'assurer que tout le monde a la possibilité de voter. Un bulletin d'information communautaire, un courriel et / ou un site Web peuvent également aider les propriétaires à rester informés.

Les officiers et les directeurs de la CHA devraient tenir des registres détaillés de leurs activités, tels que les procès-verbaux des réunions communautaires. Les associations devraient divulguer régulièrement des informations financières importantes aux membres de la communauté. Les membres devraient être conscients de leurs droits de consulter les dossiers de HOA et avoir accès à ces documents sur demande. (Pour en savoir plus sur les cartes HOA ou condo, lisez Traiter avec votre carte Condo .)

6. Appliquer les règles et gérer les réclamations
Les HOA sont des communautés basées sur des règles, donc de temps en temps, ils doivent appliquer des règles que les membres de la communauté brisent. Les HOA doivent également traiter les plaintes des résidents concernant les règles existantes que les résidents n'aiment pas ou les règles que les résidents estiment devoir ajouter pour résoudre un problème persistant.

Les HOA doivent appliquer les règles rapidement et de manière cohérente. Les propriétaires qui refusent de se conformer devraient être condamnés à une amende. Si un propriétaire refuse de se conformer, le HOA peut devoir envoyer le compte aux collections ou poursuivre le propriétaire. Les HOA devraient éviter l'application sélective - en d'autres termes, ils ne devraient pas jouer les favoris avec les dirigeants de HOA ou les résidents de la communauté avec lesquels ils sont amis. Un comportement biaisé peut mener à un procès.

L'embauche d'une société de gestion professionnelle peut alléger le fardeau qui pèse sur les dirigeants et dirigeants d'une HOA, éliminant ainsi une source potentielle de conflit entre les dirigeants de la HOA et les autres membres de la communauté. La société de gestion peut prendre en charge une grande partie du travail administratif et traiter les désagréments tels que l'application des règles et la collecte des cotisations. Il peut également utiliser son expertise en gestion immobilière pour assurer le bon fonctionnement de la communauté et éviter les erreurs que pourraient commettre des administrateurs et des directeurs inexpérimentés. Cependant, la gestion professionnelle coûte de l'argent, ce qui signifie que les frais mensuels d'HOA des propriétaires seront plus élevés.

Le scénario le plus défavorable pour l'application des règles consiste à forclorer sur la propriété d'un propriétaire pour non-paiement des cotisations ou des évaluations spéciales. Cette mesure extrême peut créer une situation litigieuse entre le propriétaire et le HOA. Les saisies font également baisser la valeur des propriétés, ce qui n'est pas bon pour les autres résidents du quartier.

7. Réunions communautaires d'accueil.
Les HOA peuvent être strictement liés aux affaires, mais ils ne doivent pas l'être. Une activité amusante occasionnelle permet aux membres de HOA de se connaître sur une base amicale, sociale et pas seulement dans le cadre potentiellement contradictoire d'une réunion HOA. Si les voisins se connaissent personnellement, la communauté peut être un endroit plus agréable à vivre et les conflits peuvent être plus faciles à résoudre.

The Bottom Line
Former et gérer une association de propriétaires est une tâche énorme avec des responsabilités importantes et des implications majeures.Si vous envisagez d'acheter une propriété dans un HOA, sachez que votre adhésion à l'association s'accompagne également de responsabilités importantes et d'implications majeures. Assurez-vous de comprendre ce que vous obtenez avant d'acheter. (Pour en savoir plus, consultez Complications de condos: les problèmes de propriété .)